UBL Ready

Wat is UBL?

UBL staat voor Universal Business Language en dat is een op XML gebaseerd standaard formaat voor digitaal factureren. Met UBL lijkt het digitaliseren van de factuurstromen in Nederland eindelijk een vlucht te nemen. 

Dit betekent dat organisaties zowel aan de ontvangende als verzendende kant rekening moeten gaan houden met UBL facturen. Naar verwachting zal er een lange periode zijn waarin naast UBL ook nog traditionele verschijningsvormen van facturen verwerkt en gegenereerd dienen te worden.

Xtendis is een document management systeem dat optimale ondersteuning biedt in het vastleggen, verwerken en presenteren van zowel de binnenkomende als de uitgaande facturen. Juist in de hybride situatie waarin een organisatie te maken heeft met zowel UBL als niet-UBL facturen kan Xtendis grote toegevoegde waarde bieden. Elektronisch factureren is handig, maar het is ook belangrijk dat de overgangsperiode goed wordt geregeld. Wil jij ook dat jouw bedrijf UBL ready wordt? Wij geven je graag meer uitleg over hoe dit werkt met Xtendis. 

Xtendis UBL Ready

Xtendis is UBL Ready. Voor binnenkomende facturen betekent dit dat Xtendis UBL facturen direct kan inlezen. Hierna kunnen de facturen gevalideerd, geboekt, gedistribueerd en gearchiveerd worden. Uitgaande UBL facturen kunnen met Xtendis automatisch gearchiveerd worden en zijn hierna beschikbaar voor raadpleging of bijvoorbeeld voor downloaden door klanten. Als een digitale factuur in Xtendis zit, kan deze dus nog lang opnieuw worden bekeken. Erg handig als er wel eens papieren facturen verloren gaan! 

Waarom binnenkomende UBL facturen boeken met Xtendis?

Doordat veel boekhoud- en ERP systemen ook UBL Ready zijn, kun je de UBL facturen ook rechtstreeks inlezen zonder tussenkomst van Xtendis. Toch zijn er goede redenen om Xtendis te blijven inzetten voor het boeken van de facturen waaronder:

• Eén proces voor alle facturen.
  Door zowel de gescande papieren facturen als de UBL facturen met Xtendis te verwerken, is er één proces voor alle facturen.
  
• Digitale accordering.
  Xtendis wordt vaak ingezet voor een digitale paraafronde. Doordat Xtendis UBL Ready is, kunnen de UBL facturen hetzelfde proces doorlopen als de overige facturen. Zij worden dus ook digitaal gedistribueerd en gecontroleerd. Voor de budgethouders betekent dit dat zij alle facturen op dezelfde wijze krijgen aangeboden, ongeacht het formaat waarin zij ontvangen zijn.
  
• Archiveren.
  Alle facturen zijn aan het eind van het proces digitaal gearchiveerd en dus altijd direct terug te vinden. Door naast facturen ook andere documenten, zoals pakbonnen en orders in Xtendis te archiveren, zijn al deze documenten direct beschikbaar. 

Waarom uitgaande UBL facturen archiveren in Xtendis?

Ook voor de uitgaande facturen is Xtendis een beproefd concept. In totaal worden honderden miljoenen uitgaande facturen digitaal gearchiveerd in Xtendis. Voor steeds meer van deze facturen geldt dat zij zowel in UBL- als in PDF-formaat gearchiveerd worden. Met Xtendis kunnen onze klanten hun facturen digitaal beschikbaar stellen aan hun eigen klanten (de eindgebruikers). Deze eindgebruikers kunnen dan de facturen raadplegen op de website van onze klant. Daar kunnen zij na inloggen niet alleen de facturen raadplegen maar ze ook downloaden.

Wil je meer weten over Xtendis en UBL Ready? Wij sturen je graag vrijblijvend meer informatie toe. Vul onderstaand formulier in en we nemen binnen één werkdag contact met je op.