Records Management

Voldoen aan wet- en regelgeving met Records Management

Xtendis is wellicht bekend als document management systeem. Maar wist je dat onze software ook op het gebied van records management de nodige functionaliteiten bezit? Met Records Management van Xtendis kun je eenvoudig de levenscyclus van documenten beheren.

Wil je vrijblijvend meer informatie ontvangen over document management systeem Xtendis of ben je benieuwd naar wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen?

Wat is Records Management? 

Met Records Management integreer je een automatische archieffunctie in de werkprocessen, waardoor je op ieder gewenst moment kunt aantonen hoe een document tot stand is gekomen en welke werkzaamheden er zijn verricht. 

Wat is RMA?

RMA is de afkorting voor Records Management Applicatie. Met het Records Management systeem Xtendis kun je aantonen dat een specifieke gebeurtenis heeft plaatsgevonden. Je kunt immers the records (zoals e-mails en afbeeldingen) direct bovenhalen in je digitale archief. Daarnaast kun je eenvoudig de levenscyclus van documenten beheren en profiteer je van optimale zekerheid op het gebied van informatiebeveiliging.

Wanneer is een RMA interessant?

Records Management systemen zijn interessant voor organisaties die veel persoonsgegevens verzamelen of verwerken en voor het beheren van bedrijfsadministratie met een minimale bewaartermijn. De steeds strenger wordende wet- en regelgeving kunnen daarbij een belangrijke reden voor jou zijn om met een Record Management systeem aan de slag te gaan. Zo kan jouw bedrijf de AVG-regels naleven op het gebied van Records Management, via het beheer van zowel actuele als archiefdocumenten. De daadwerkelijke inhoud van een object is hierin van ondergeschikt belang. Met Xtendis voldoe je eenvoudig aan wet- en regelgeving. Gegevens die geschoond moeten worden in het kader van AVG worden door het systeem automatisch geselecteerd en verwijderd.

Waarom kiezen voor Xtendis?

Xtendis zorgt ervoor dat je kunt aantonen dat een specifieke gebeurtenis heeft plaatsgevonden. Met Xtendis bewaar je naast digitale documenten, ook andere bestanden waaronder e-mails, afbeeldingen, geluidsfragmenten, en beeldmateriaal in de digitale omgeving.

Bovendien slaat Xtendis de informatie op die samenhangt met de levenscyclus van een object en het beheer ervan. Van bestandscreatie tot -vernietiging.

Xtendis zorgt ervoor dat je kunt aantonen dat een specifieke gebeurtenis heeft plaatsgevonden. Wetgeving kan een belangrijke reden voor jou zijn om met RMA aan de slag te gaan. De daadwerkelijke inhoud van een object is hierin van ondergeschikt belang.

Records Management functionaliteiten van Xtendis

DMS Xtendis heeft verschillende functionaliteiten welke gebruikt kunnen worden voor Records Management. De functionaliteiten zijn hieronder kort toegelicht:

Beheer

Xtendis heeft een specifieke beheeromgeving, de cockpit, die jou in staat stelt om processen in te regelen, bewaar- en vernietigingstermijnen in te stellen, archieven of gedeelten ervan over te brengen. De cockpit omvat audit trail mogelijkheden om vast te stellen, wie, wat, wanneer gedaan heeft. Makkelijker kan Records Management niet!

Processen

Automatische importprocessen maken Records Management uiterst makkelijk. Zo kun je automatisch bestanden toevoegen aan Xtendis. Tijdens dit proces voegen we kenmerken toe waaruit het ontstaan ervan kunnen herleiden. In Xtendis kan je ook werkprocessen vastleggen. Deze zogenaamde workflows bepalen wat er met een bestand moet gebeuren zoals controleren, publiceren of goedkeuren.

Vindbaarheid

Xtendis maakt het mogelijk om vele kenmerken vast te leggen waarop een bestand kan worden teruggevonden. Per bestand leg je onder andere vast: de status, de eigenaar, de auteur, de datum van creatie en vernietiging, en de documentsoort. Hierdoor kun je informatie snel en gemakkelijk vinden en daarnaast aantonen wie ervoor verantwoordelijk is. Zo zorgt Xtendis voor optimaal informatiemanagement.

Versiebeheer

Ook versiebeheer is erg belangrijk. Xtendis zorgt ervoor dat je altijd weet welke versie van een object de meest recente is en wie hiervoor verantwoordelijk is. Een wijziging op een bestand leidt altijd tot een nieuwe (sub)versie zonder overschrijving van de vorige versie. Dit is handig voor de digitale duurzaamheid van het bestand. 

Archiveren

Tijdens het aanmaken van een nieuw document wijzigt Xtendis dit bestand automatisch naar een onwijzigbaar archiefformaat. Ook bepaal jij, bij vastlegging, de levensduur van het bestand. Zo voorkom je dat bestanden onnodig of onterecht lang bewaard blijven, hetgeen in strijd kan zijn met de geldende wetgeving.

Wat zijn de voordelen van Xtendis Records Management?

Met Records Management van Xtendis kun je eenvoudig de levenscyclus van documenten beheren. Als je kiest voor het DMS Xtendis, profiteer je van vele voordelen:

• Automatische archivering, overbrenging en vernietiging van bestanden.
• Beheeromgeving met audit trail mogelijkheden.
• Optimale vindbaarheid van bestanden.
• Integratiemogelijkheden met andere systemen.
• Geïntegreerd versiebeheer.

Welke gegevens kun je beheren met Xtendis?

Met DMS Xtendis kun je jouw documenten en archieven op een veiligere, efficiëntere en eenvoudigere manier beheren. Zo kun je door middel van het systeem snel en eenvoudig achterhalen:

• HOE een bestand tot stand is gekomen
• WAT er met het bestand moet gebeuren
• WIE er verantwoordelijk is voor het bestand
• WELK proces gevolgd is

Integratiemogelijkheden

Ons DMS Xtendis kent vele integratiemogelijkheden. Daarnaast biedt het systeem uitgebreide mogelijkheden om te koppelen met andere systemen. Onze visie op het optimaliseren van document intensieve processen hebben geleid tot de vergaande koppelingsmogelijkheden die Xtendis vandaag de dag kent. Naast de integratie- en koppelingsmogelijkheden is het ook mogelijk om je huidige DMS te vervangen voor DMS Xtendis. Als je kiest voor Xtendis kun je gebruik maken van diverse functionaliteiten in het kader van Records Management. Zo kun jij eenvoudig de levenscyclus van documenten beheren en de AVG-regels naleven op het gebied van Record Management. 

Records Management (RMA) met Xtendis

Diverse organisaties zetten DMS Xtendis in voor uiteenlopende toepassingen, waaronder Records Management. Met DMS Xtendis leveren wij ongekende prestaties, waaronder: 

✔ Grootste online Document Management Systeem van Nederland

✔ Ruim 2,5 miljard documenten en archieven veilig opgeslagen en beheerd volgens de wet- en regelgeving

✔ NEN-EN-ISO 27001 gecertificeerd

✔ Meer dan 4 miljoen gebruikers

✔ Al meer dan 30 jaar succesvol

✔ No cure no pay!

Wil je meer weten over de mogelijkheden die ons DMS Xtendis biedt op het gebied van Records Management? Of als normaal document management systeem (DMS)? Neem dan contact met ons op, we helpen je graag.