Kwaliteitsmanagement

Instructies voor kwaliteitsmanagement

Wil je dat de kwaliteit in jouw organisatie echt wordt gewaarborgd? Dan zullen jouw medewerkers en leidinggevenden moeten handelen en controleren volgens specifieke instructies. Deze instructies, procedures en/of beleidsstukken worden veelal gedocumenteerd in zogeheten kwaliteitsdocumenten. Deze worden in dossiers onderverdeeld, verwerkt in trainingsmateriaal en beschikbaar gesteld aan medewerkers.

Ben je benieuwd wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen?

Wat is kwaliteitsmanagement?

Kwaliteitsmanagement streeft naar het continu verbeteren van een product, productieproces, dienst of organisatie. Een dienst of organisatie moet bijvoorbeeld aan kwaliteitsmanagement doen om bepaalde kwaliteitsnormen te behalen, denk bijvoorbeeld aan de ISO, NEN et cetera. 

Als producenten en dienstverleners deze kwaliteitsnormen willen behalen, moeten ze kwaliteitsmanagement doorvoeren in de organisatie. Of een organisatie voldoet aan een kwaliteitsnorm wordt veelal objectief getoetst door keuringsinstanties (zoals bijvoorbeeld Lloyds of DNV-GL) door middel van interne audits. Bij een succesvolle toets (audit) wordt men veelal beloond met een kwaliteitscertificaat waarbij het voeren van kwaliteitslabels officieel wordt toegekend door de keuringsinstantie aan de betreffende organisatie.

De zwaardere kwaliteitsnormen (gelinkt aan wet- en regelgeving) komen voor bij producten en diensten waarbij mensenlevens beïnvloed kunnen worden, zoals bijvoorbeeld bij voedsel, medicatie maar ook vervoersmiddelen en gebouwen. En er zijn ook generieke kwaliteitsnormen die voor meerdere organisaties relevant zijn. Denk hierbij aan normen voor voorbeeld informatiemanagement en informatiebeveiliging.

Is beheer van kwaliteitsdossiers noodzakelijk?

Het beheer van een dossier met daarin kwaliteitsdocumenten is een continue proces. Dit kan een viertal redenen hebben:

1. In onze economie worden voortdurend nieuwe technologieën/methodieken gelanceerd maar ook calamiteiten beoordeeld. Dit zorgt voor verbeteringen in kwaliteitsnormen en zodoende voor aanpassingen in jouw kwaliteitsdossier, procedures, instructies en (opfris-) trainingen. 
2. Jij kunt als organisatie nieuwe productlijnen of dienstverlening laten toetsen op kwaliteit. 
3. Het kan zijn dat jouw opdrachtgevers of leveranciers gaan eisen dat jij, om de relatie te behouden of tot stand te laten komen, moet voldoen aan een kwaliteitsnorm. 
4. Als laatste kan het zijn dat de huidige kwaliteitsnorm verouderd is en opnieuw getoetst moet worden.

Goed versiebeheer ondersteunt kwaliteitsmanagement

“Hoe weet ik dat een kwaliteitsnorm/ instructie wordt uitgevoerd? Is de laatste wijziging in de norm door iedere medewerker en manager gelezen en begrepen? Hoeveel tijd spenderen we aan het doorvoeren van deze norm en gaat het mogelijk ten koste van andere zaken? Hoe weet ik zeker dat iedereen de laatste versie ziet van deze instructie en niet met de oude versie werkt?” zijn maar enkele vragen rondom kwaliteitsmanagement die je je kunt afvragen.

Dat begrijpen wij. Het kost in sommige gevallen veel tijd om het versiebeheer van kwaliteitsdocumenten strak te beheren. De behoefte om deze documenten te delen zorgt voor veel e-mail verkeer én kopieën in persoonlijke mappenstructuren op PC’s, laptops en/of ‘mobile devices’. De nieuwe versies van kwaliteitsdocumenten zorgen ervoor dat dit ‘delen’ continu gaande is. Het is lastig te zien en te borgen of iedere betrokken medewerker alles op tijd leest en begrijpt. Zeker bij grotere organisaties, verdeeld over vestigingen in diverse landen.

Geautomatiseerde kwaliteitsdossiers met software Xtendis

Expansion biedt haar standaard Document Management Systeem Xtendis voor efficiënt kwaliteitsmanagement. Met Xtendis kun jij als kwaliteitsspecialist het opstellen of wijzigen van documenten in Xtendis met templates uitvoeren dankzij de integratie met Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) in combinatie met het krachtige Xtendis Versiebeheer.

Als je na het opstellen of bewerken van een document een collega kwaliteitsspecialist om een oordeel wil vragen, kan dat via handige functies in de Xtendis FLOW-module. Indien je besluit documenten intern te publiceren kun je vanuit Xtendis beveiligd document links verspreiden naar medewerkers en hen vragen om actie.

Bepaal zelf of medewerkers het document wel of niet lokaal mogen opslaan. Je weet nu zeker dat iedereen de laatste versie ziet, niet de oude. Je hebt controle en inzage over wat er met documenten gebeurt. Het gehele proces kan ‘onder water’ door Xtendis worden gelogd zodat tijdens een externe controle audit zichtbaar is dat je conform de regels hebt gehandeld.

Met DMS Xtendis twee vliegen in één klap: efficiënte documentopslag en waarborgen kwaliteitsnorm

Het borgen van normen en standaarden gaat veelal gepaard met training, processen, handboeken en werkinstructies. Echter, zelden is hierin opgenomen hoe medewerkers met (digitale) documenten om moeten gaan. Met de inzet van Xtendis kun je documentopslag vereenvoudigen en tegelijk borgen dat de methode van opslag, zoeken en verspreiden volgens de norm of standaard verloopt. Zo kun je bijvoorbeeld handelingen afdwingen, uniformeren en registreren. Allemaal zaken die in een standaard Windows-omgeving niet mogelijk zijn of waar een standaard ERP-systeem niet aan voldoet. Xtendis wordt op deze manier door diverse bedrijven (klein en groot) ingezet.

Referentie

Onder meer Barentz gebruikt Xtendis succesvol voor het uitvoeren van kwaliteitscontroles. Klik op het logo om de casestudy te kunnen downloaden.

Wil je weten wat Xtendis voor jouw organisatie kan betekenen? Neem contact met ons op via het formulier hieronder, we geven je graag persoonlijk advies.