Digitale postverwerking

Optimale beschikbaarheid

Een poststuk wordt bij binnenkomst gescand en voorzien van een aantal kenmerken. Op basis van de kenmerken wordt het document met workflow in digitale vorm gedistribueerd. Hierbij kan aanvullende informatie worden vastgelegd en kan bijvoorbeeld de status wijzigen van “behandelen” naar “afgehandeld”. Op deze manier worden inkomende documenten duidelijk gelabeld, waardoor ze bij de juiste persoon terechtkomen. De verwerking van inkomende post, wordt een duidelijk en vlot systeem met onze digitale postkamer. 

Als tijdens de werkzaamheden nieuwe documenten worden geproduceerd, bijvoorbeeld een e-mail met een antwoord op een vraag, kunnen deze op eenvoudige wijze ook worden vastgelegd. Aan het eind van het proces zijn alle documenten automatisch in postverwerkingssysteem Xtendis digitaal opgeslagen en blijven zij tot in lengte van dagen opvraagbaar en direct toegankelijk voor geautoriseerde gebruikers. Deze digitale archivering zorgt ervoor dat inkomende informatie niet verloren gaat, wat wel eens kan gebeuren bij een normale postkamer. Een digitale postkamer is een van de oplossingen van informatiemanagement systeem Xtendis. Benieuwd naar wat Xtendis nog meer kan? Bekijk dan alle oplossingen.

Zelfde proces voor papieren & digitale documenten

Eén van de grote voordelen van digitale postregistratie met Xtendis is dat voor zowel papieren als digitale documenten hetzelfde proces kan worden toegepast. Dus ongeacht de wijze waarop bijvoorbeeld een klantvraag binnenkomt, zal deze volgens dezelfde procedure worden afgehandeld.

Voor de medewerkers van de klantenservice maakt het dus niet uit of een vraag per post of per e-mail binnen is gekomen. Bovendien geldt voor alle documenten in dit voorbeeld dat deze na afhandeling automatisch in het juiste dossier zijn gearchiveerd. In feite biedt Xtendis als digital mailroom een hybride oplossing voor postregistratie, waarbij digitale documenten zoals e-mails en Word-documenten en papieren documenten op exact dezelfde wijze worden verwerkt.

Wat zijn de voordelen van digitale postverwerking?

• Poststukken zijn nooit meer kwijt.
• Zowel digitale als fysieke poststroom in één.
• Poststukken zijn beschermd tegen brand- en wateroverlast.
• Inzetbaar voor grote hoeveelheden zonder verlies van performance.
• Besparing op archiefruimte.
• Software zowel On-premise als in Cloud beschikbaar.
• Naast digitale postverwerking is platform Xtendis ook inzetbaar voor andere documentoplossingen zoals digitaal personeelsarchief, automatische factuurverwerking, contractbeheer et cetera.

In welke branches wordt deze oplossing gebruikt?

Als geen ander product biedt platform Xtendis de combinatie van gebruikersvriendelijk en tegelijk schaalbaar en flexibel product. Door deze unieke kenmerken wordt Xtendis succesvol ingezet bij honderden organisaties in zowel midden- als kleinbedrijf als bij grote multinationals. Een aantal voorbeelden die Xtendis succesvol inzetten voor digitale postverwerking, zijn:

• Bewindvoerders
• Financiële dienstverleners
• Handel & Industrie
• Notarissen
• Overheid 

Welke veel gemaakte koppelingen zijn er?

Platform Xtendis heeft uitgebreide koppelingsmogelijkheden. Inmiddels is er een indrukwekkende lijst van systemen waarmee een standaardkoppeling is gerealiseerd. Een aantal systemen waarmee Xtendis-postverwerking is gekoppeld:

• Allegro
• Notarieel Informatie Systeem
• Scope
• SF2000
• meer koppelingen

Referenties:

De volgende klanten maken succesvol gebruik van Xtendis voor digitale postverwerking: