Procesbeschrijving factuurverwerking

Automatisch Facturen inboeken

Hieronder wordt een werkwijze beschreven zoals die na implementatie van Xtendis zou kunnen zijn voor het automatisch inboeken van binnenkomende facturen in de financiële applicatie.

Globaal bestaat het proces na implementatie van Xtendis uit de hieronder beschreven stappen:

Scannen facturen

De papieren facturen worden met een scanner of een MultiFunctionele Copier ingelezen. Door gebruik te maken van geavanceerde herkenningssoftware (OCR) kunnen relevante gegevens van de factuur automatisch worden herkend. Digitaal aangeleverde facturen kunnen uiteraard rechtstreeks in Xtendis worden geïmporteerd.

Automatisch verwerken facturen

In principe vindt het invoeren van de factuurgegevens vervolgens op dezelfde manier plaats als wanneer een factuur handmatig in de financiële applicatie geboekt zou worden. Echter nu levert Xtendis de factuurgegevens automatisch aan, waardoor dit proces veel sneller verloopt. Aan de hand van herkende factuurgegevens worden additionele kenmerken opgehaald uit de financiële applicatie. Als de gegevens niet voldoen aan de opgegeven regels, toont het systeem deze gegevens aan de gebruiker ter aanvulling en/of correctie. Bovendien kan Xtendis tijdens dit proces ook gebruik maken van gegevens die in een applicatie buiten de financiële applicatie zijn vastgelegd. Daarbij valt bijvoorbeeld te denken aan het ophalen en matchen van ordergegevens uit een logistieke applicatie op basis van een herkend ordernummer. Indien gewenst kunnen velden standaard gevuld worden op de meest voorkomende waarde. Dit is bijvoorbeeld mogelijk bij grootboekrekeningen, kostenplaatsen en budgethouder(s), indien deze altijd hetzelfde zijn bij een specifieke crediteur.

Archiveren facturen

Nadat de gegevens zijn ingevoerd en (voorlopig) geboekt in de financiële applicatie, worden de facturen automatisch gearchiveerd in Xtendis. Voor het archiveren kan gebruik worden gemaakt van gegevens uit het herkenningsproces, zoals het factuurnummer, de crediteur en de datum. Vervolgens is iedere factuur met één druk op de knop terug te vinden. Ook dit zorgt voor tijdsbesparing zowel bij het archiveren als bij het terugzoeken van facturen. Xtendis biedt ook mogelijkheden om de factuur rechtstreeks vanuit de financiële applicatie te zoeken en te tonen zonder dat de eindgebruiker Xtendis opstart.

Distributie facturen

De volgende stap in het optimaliseren van het verwerkingsproces wordt gerealiseerd door de inkoopfacturen automatisch digitaal te distribueren naar de budgethouders, waardoor de doorlooptijd van de facturen wordt bekort. Budgethouders kunnen zo met één druk op de knop de factuur opvragen, beoordelen en goed- of afkeuren. Fysiek transport van facturen is dus niet meer nodig. Het goedkeuringsproces wordt hiermee aanmerkelijk ingekort, waardoor eventuele betalingskortingen mogelijk vaker geïnd kunnen worden. Als de distributie van factuurgegevens al door een ander digitaal systeem ondersteund wordt, is het zinvol dat systeem aan Xtendis te koppelen zodat de digitale factuur ook hier direct voorhanden is.

Facturen veilig en onwijzigbaar bewaren

In een wereld waar verantwoording afleggen steeds belangrijker wordt, biedt Xtendis een perfecte basis voor een integer digitaal archief. Alle documenten zijn gegarandeerd veilig en onwijzigbaar opgeslagen en uitsluitend toegankelijk voor geautoriseerde gebruikers.

Bovendien is de status van een factuur eenvoudig na te gaan en is het te allen tijde inzichtelijk bij wie een factuur in behandeling is. Dit leidt tot een volledig betrouwbare factuurverwerking en een kwalitatieve verbetering van het administratieve proces. De betrouwbaarheid van dit proces wordt onderschreven door het feit dat de Belastingdienst expliciet zijn goedkeuring heeft gegeven aan het digitaal verwerken van facturen. De toepassing van de mogelijkheden van Xtendis zorgt dus voor een efficiëntere factuurverwerking met een kortere doorlooptijd en een enorme reductie van menselijke inspanning.