Digitale factuurverwerking

Optimaliseer je factuurverwerkingsproces

Lange doorlooptijd van inkomende facturen als gevolg van een onoverzichtelijk factuurverwerkingsproces? Met Xtendis verkort je de doorlooptijd, bespaar je tijd en houd je overzicht. Bekijk de mogelijkheden van digitale factuurverwerking met Xtendis.

Ben je benieuwd wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen?

Wat is digitale factuurverwerking?

Digitale factuurverwerking is het verwerken van binnenkomende facturen in digitale vorm. Traditionele factuurverwerking werkt met papieren facturen of facturen die per e-mail worden verspreid. Dit systeem is tijdrovend en de kans op fouten is groot door de herhaalde handmatige handelingen van de betrokken medewerkers. Er is ook snel kans op invoerfouten of zelfs inkomende facturen die per ongeluk verdwijnen! Een factuur wordt vaak beoordeeld door één of meerdere medewerkers. Deze handmatige factuurverwerking kost dus erg veel tijd. Zeker wanneer de papieren factuur langs diverse budgethouders moet. Verwerking van facturen op de ‘traditionele’ manier heeft dus best wat nadelen. 

Bespaar tijd en kosten met Xtendis

Bij Expansion snappen we dat dit vlotter kan. In ons document management systeem wordt de factuur digitaal verwerkt en opgeslagen. Arbeidsintensieve handelingen worden vervangen door geautomatiseerde factuurverwerking. De route die een factuur moet afleggen, hangt vaak af van het bedrag en bijvoorbeeld de grootboekrekening of kostenplaats waarop de factuur wordt geboekt. Met digitale factuurverwerking wordt dit proces efficiënt ingericht. De workflow module verspreidt de factuur automatisch voor accordering op basis van het procuratieschema of een zelf ingeregelde route. Budgethouders hoeven niet op elkaar te wachten, maar kunnen op ieder moment de factuur controleren. Zodra de factuur in het systeem staat, raak je die niet meer kwijt. Je hebt dus altijd zicht op waar de factuur zich bevindt.

Behalve dit, zijn er nog veel voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking en – distributie. Je hebt bijvoorbeeld bij de digitale verwerking van facturen zicht op de actuele status van alle binnengekomen facturen en kun je personen verschillende toegangsrechten en rollen geven. Zo kan de factuur enkel worden bekeken door de juiste persoon of personen. 

Digitale factuurverwerking kan gekoppeld worden aan financiële systemen en ERP-systemen. Deze naadloze integratie zorgt ervoor dat facturen vlot in Xtendis worden verwerkt. Bovendien is je administratie altijd up-to-date en kunnen facturen sneller en met minder fouten verwerkt worden. Dit alles reduceert ook de kosten. Overstappen op automatische factuurverwerking heeft alleen maar voordelen!

Wil je alles lezen over de mogelijkheden en voordelen voor jouw organisatie? Download dan onze brochure over factuurverwerking of neem contact met ons op.

Gestroomlijnde afhandeling 

Xtendis zorgt voor een gestroomlijnde afhandeling van documenten. Dankzij de automatische herkenning bespaar je tijd op het invoeren, archiveren en raadplegen van facturen. Digitale factuurverwerking Xtendis zorgt ervoor dat de facturen centraal worden opgeslagen in een digitaal archief. Zo kan iedereen binnen jouw organisatie gemakkelijk de juiste facturen vinden. 

Digitale factuurverwerking Xtendis zorgt voor een kortere doorlooptijd dankzij workflow management en digitale accordering van budgethouders. Ook geeft het inzicht in de afhandeling van de facturen. Factuurverwerking Xtendis zorgt voor een kostenbesparing en verhoging van productiviteit.

Kies voor digitale factuurverwerking met Xtendis

Met de digitale factuurverwerking van het software- en cloudplatform Xtendis bespaar je tijd op het invoeren, archiveren en raadplegen van facturen. Facturen worden automatisch herkend en ingevoerd in de financiële applicatie die bij jouw organisatie in gebruik is, digitaal verspreid door de organisatie en de gedigitaliseerde facturen worden centraal opgeslagen in je digitale archief. Je hebt realtime inzicht in de status van alle facturen. Met onze software kun je voldoen aan de wettelijke regels die de Belastingdienst stelt aan het bewaren van facturen. Er zijn zoveel voordelen van digitale factuurverwerking.

Demo factuurdistributie en -verwerking Xtendis (VIDEO)

In de video hieronder demonstreren we je digitale factuurverwerking met Xtendis. Beknopt tonen we de functionaliteiten; afvangen & herkennen, valideren & boeken en het dashboard.

Wat zijn de voordelen van digitaal facturen verwerken met Xtendis?

De digitale factuurverwerking van Xtendis kent vele voordelen. Enkele voordelen zijn reeds genoemd. Onderstaand zijn alle voordelen die digitale factuurverwerking van Xtendis biedt, weergegeven.

• 30-50% kostenbesparing dankzij automatische herkenning van factuurgegevens. Xtendis zorgt dus voor “scannen en herkennen”!
• Uitgebreide koppelingsmogelijkheden met het financieel of ERP-systeem.
• Facturen zijn direct opvraagbaar, vanuit Xtendis of rechtstreeks vanuit het financieel en/of ERP-systeem.
• Kortere doorlooptijd facturen dankzij automatische workflow en digitale accordering door budgethouders.
• Facturen archiveer je gegarandeerd veilig en onwijzigbaar.
• Facturen zijn uitsluitend toegankelijk voor geautoriseerde gebruikers.
• Factuurherkenning op basis van vrije veldherkenning in plaats van templates.
• Je hebt inzicht in de status van de facturen en bij wie een factuur in behandeling is.
• Xtendis beschermt de facturen tegen calamiteiten zoals brand- en wateroverlast.
• Je bespaart op fysieke archiefruimte.
• Optimaal informatiemanagement.
• Naast factuurverwerking is Xtendis ook inzetbaar voor andere documentoplossingen zoals digitale personeelsdossiers, postverwerking, contractbeheer, automatische verwerking van ontvangstbevestigingen et cetera.

Klantervaring

Onder meer Bronkhorst High-Tech BV gebruikt Xtendis succesvol voor digitale factuurverwerking. Klik op het logo om de casestudy te kunnen downloaden.

Contact

Heb je vragen over digitale factuurverwerking of over Xtendis? Vraag dan hieronder informatie aan. We helpen je graag!