Expansion
Expansion
Expansion

Wat is digitale factuurverwerking?

Digitale factuurverwerking is het verwerken van binnenkomende facturen in digitale vorm. Traditionele factuurverwerking werkt met papieren facturen of facturen die per e-mail worden verspreid. Dit systeem is tijdrovend en de kans op fouten is groot door de herhaalde handmatige handelingen van de betrokken medewerkers. Er is ook snel kans op invoerfouten of zelfs inkomende facturen die per ongeluk verdwijnen! Een factuur wordt vaak beoordeeld door één of meerdere medewerkers. Deze handmatige factuurverwerking kost dus erg veel tijd. Zeker wanneer de papieren factuur langs diverse budgethouders moet.

Bespaar tijd en kosten met Xtendis

Bij Expansion snappen we dat dit vlotter kan. In ons document management systeem wordt de factuur digitaal verwerkt en opgeslagen. Arbeidsintensieve handelingen worden vervangen door geautomatiseerde factuurverwerking. De route die een factuur moet afleggen, hangt vaak af van het bedrag en bijvoorbeeld de grootboekrekening of kostenplaats waarop de factuur wordt geboekt. Met digitale factuurverwerking wordt dit proces efficiënt ingericht. De workflow module verspreidt de factuur automatisch voor accordering op basis van het procuratieschema of een zelf ingeregelde route. Budgethouders hoeven niet op elkaar te wachten, maar kunnen op ieder moment de factuur controleren. Zodra de factuur in het systeem staat, raak je die niet meer kwijt. Je hebt dus altijd zicht op waar de factuur zich bevindt. Behalve dit, zijn er nog veel voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking en – distributie. Je hebt zicht op de actuele status van alle binnengekomen facturen en kun je personen verschillende toegangsrechten en rollen geven.

Digitale factuurverwerking kan gekoppeld worden aan financiële systemen en ERP-systemen. Bovendien is je administratie altijd up-to-date en kunnen facturen sneller en met minder fouten verwerkt worden. Dit alles reduceert ook de kosten. Overstappen op automatische factuurverwerking heeft alleen maar voordelen!

Wil je alles lezen over de mogelijkheden en voordelen voor jouw organisatie? Download dan onze brochure over factuurverwerking:

Kies voor digitale factuurverwerking met Xtendis

Met de digitale factuurverwerking van het software- en cloudplatform Xtendis bespaar je tijd op het invoeren, archiveren en raadplegen van facturen. Facturen worden automatisch herkend en ingevoerd in de financiële applicatie die bij jouw organisatie in gebruik is, digitaal verspreid door de organisatie en de gedigitaliseerde facturen worden centraal opgeslagen. Je hebt realtime inzicht in de status van alle facturen. Met onze software kun je voldoen aan de wettelijke regels die de Belastingdienst stelt aan het bewaren van facturen. 

Demo factuurdistributie en -verwerking Xtendis (VIDEO)

In de video hieronder demonstreren we je digitale factuurverwerking met Xtendis. Beknopt tonen we de functionaliteiten; afvangen & herkennen, valideren & boeken en het dashboard.

Wat zijn de voordelen van digitaal facturen verwerken met Xtendis?

  • 30-50% kostenbesparing dankzij automatische herkenning van factuurgegevens. Xtendis zorgt dus voor “scannen en herkennen”!
  • Uitgebreide koppelingsmogelijkheden met het financieel of ERP-systeem.
  • Facturen zijn direct opvraagbaar, vanuit Xtendis of rechtstreeks vanuit het financieel en/of ERP-systeem.
  • Kortere doorlooptijd facturen dankzij automatische workflow en digitale accordering door budgethouders.
  • Facturen archiveer je gegarandeerd veilig en onwijzigbaar.
  • Facturen zijn uitsluitend toegankelijk voor geautoriseerde gebruikers.
  • Factuurherkenning op basis van vrije veldherkenning in plaats van templates.
  • Je hebt inzicht in de status van de facturen en bij wie een factuur in behandeling is.
  • Xtendis beschermt de facturen tegen calamiteiten zoals brand- en wateroverlast.
  • Je bespaart op fysieke archiefruimte.
  • Naast factuurverwerking is Xtendis ook inzetbaar voor andere documentoplossingen zoals digitale personeelsdossiers, postverwerking, contractbeheer, automatische verwerking van ontvangstbevestigingen et cetera.

Heb je vragen over digitale factuurverwerking of over Xtendis? Vraag dan hieronder informatie aan. We helpen je graag!

Lees ons privacy statement als je wilt weten hoe wij met jouw gegevens omgaan

Aan de slag

Wil je ook al jouw bedrijfskritische informatie in één systeem?