Elektronisch leerlingdossier

Met DMS Xtendis efficiënt beheer van het leerlingdossier in het basisonderwijs

Basisscholen zijn verplicht om van iedere leerling een dossier bij te houden. Het compleet en actueel houden van deze dossiers vormt een grote administratieve belasting. Verder stelt wetgeving de nodige eisen aan de tijdige opschoning of overdracht.
Het Document Management Systeem Xtendis stelt scholen in staat om op efficiënte wijze invulling te geven aan hun dossiervormingsplicht. Bekijk nu de animatiefilm.

Wat is een leerlingdossier?

Een leerlingdossier bestaat over het algemeen uit twee delen:

• Administratieve documenten.
• Inhoudelijke documenten over onderwijskundige aspecten.

Leerlingdossiers (Leerdossiers Basisonderwijs) vallen onder de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp).

Wat mag een leerlingdossier bevatten?

De Autoriteit Persoonsgegevens heeft bepaald dat een leerlingdossier de volgende gegevens mag bevatten:

• gegevens over in- en uitschrijving;
• gegevens over afwezigheid;
• adresgegevens;
• gegevens die nodig zijn om te berekenen hoeveel geld de school krijgt;
• het onderwijskundig rapport;
• gegevens over de gezondheid die nodig zijn voor speciale begeleiding of voorzieningen;
• gegevens over de vorderingen en de resultaten van de leerling;
• verslagen van gesprekken met de ouders;
• de resultaten van eventueel psychologisch onderzoek.

Uitdagingen zijn het actueel, compleet en toegankelijk maken van dossiers

Voor scholen vormen de leerling- of leerdossiers een uitdaging, namelijk: 

• de dossiers moeten gegevens uit verschillende bronnen bevatten en toch compleet en actueel zijn.
• Ouders, de schoolleiding en het betrokken onderwijspersoneel hebben recht op toegang tot de dossiers. In sommige gevallen mogen ook derden een dossier inzien (bijvoorbeeld in geval van extra ondersteuning, speciaal onderwijs of overgang naar een andere school). 
• Als een leerling de school verlaten heeft, moeten bepaalde gegevens worden vernietigd. Hiervoor gelden per gegevenstype verschillende termijnen.

Digitaal leerlingdossier in de praktijk

Het SOMA College heeft alle leerlingdossiers volledig gedigitaliseerd in Xtendis. Ben je benieuwd naar de voordelen en de ervaringen in de praktijk? Download dan de casestudy van het SOMA College.

Beheersbaar elektronisch leerdossier

Door de leer- of leerlingdossiers digitaal vast te leggen in het Document Management Systeem Xtendis kunnen scholen deze uitdagingen goed beheersbaar invullen.

Gegevens kunnen vanuit hun bron (Leerling Administratie Systeem, Leerling (Onderwijs) Volg Systeem, MS-Word, Scanner, E-mail, externe bestanden, et cetera) direct in Xtendis worden vastgelegd, voorzien van passende kenmerken.

Xtendis kan op basis van informatie uit bijvoorbeeld een Leerling Administratie Systeem automatisch elektronische dossiers aanmaken. Documenten kunnen op eenvoudige wijze aan deze dossiers worden gekoppeld.

Dankzij webservices Xtendis ook ouders en andere onderwijsinstanties toegang

Met een overzichtelijke rechtenstructuur kan vervolgens worden bepaald wie toegang krijgt tot welke gegevens. Dit kunnen interne medewerkers zijn, maar – omdat Xtendis een web-based applicatie is – kunnen, indien gewenst, ook externen (ouders, andere scholen) toegang krijgen. Hierbij kunnen zowel complete dossiers als onderdelen van dossiers worden afgeschermd.

Op basis van de kenmerken die aan documenten worden meegegeven, kunnen eenvoudig selecties worden gemaakt van documenten die verwijderd of overdragen dienen te worden.

Voordelen van een elektronisch leerlingdossier in Xtendis

• Alle gegevens op overzichtelijke wijze bij elkaar.
• Eenvoudige invoer.
• Automatische dossiervorming.
• Digitaal duurzame vastlegging van alle documenten.
• Automatische selectie van te verwijderen documenten.
• Toegang tot dossiers en documenten op basis van autorisaties.

Wil je vrijblijvend meer informatie ontvangen over de voordelen van DMS Xtendis voor digitaal elektronische leerlingdossiers?