Elektronisch cliëntendossier

Met DMS Xtendis over op elektronisch Denk jij ook in dossiers en mappenstructuren? Logisch, zo ben je gewend te werken, dan wel opgevoed door de Windows-omgevingen die ons door de jaren heen zijn voorgehouden. Dit geeft structuur maar heeft als nadeel dat het nogal star is. Dit kan ook anders, zoals met een elektronisch cliënten dossier in Document Management Systeem Xtendis! Bekijk hieronder de animatiefilm, die antwoord geeft op enkele veel gestelde vragen over hoe een elektronisch cliënten dossier precies werkt.

Wat is een elektronisch cliënten dossier?

Een Elektronisch Cliënten Dossier (ook wel afgekort met EDC) is niets anders dan een digitale ordening van documenten op basis van gemeenschappelijke kenmerken.

Binnen het Xtendis Document Management Systeem laten we de traditionele manier van denken hierin los. Gedaan met de oude mappenstructuur! Het toekennen van deze zoekingangen aan een document maakt het voor jou mogelijk om op diverse manieren bij documenten te komen vanuit één online systeem. Een veldnaam “cliënt” zorgt bij de invulling ervan, dat je alle documenten in dit specifieke “cliënt dossier” aantreft. Er is immers voor alle documenten een gemeenschappelijk kenmerk, namelijk de cliënt naam. Makkelijk, toch? 

Waarom kiezen voor een elektronisch cliënten dossier?

Met een elektronisch cliënten dossier hoef je niet meer te zoeken naar de juiste informatie van een cliënt. Ook is het makkelijker om belangrijke info vast te leggen, die iedereen met toegang tot het elektronisch cliënten dossier dan kan zien. Dit dossier is immers altijd up-to-date, zonder dat er meerdere versies van bestaan. De cliëntinformatie is al binnen enkele seconden bereikbaar. Zo heb je altijd een antwoord klaar als een cliënt een vraag stelt. 

Andere voordelen

Een cliënten dossier biedt veel meerwaarde aan een organisatie. Overgaan op een elektronisch cliënten dossier brengt daarbij vele voordelen met zich mee. Met DMS Xtendis:

• Bespaar je kosten dankzij het snel kunnen archiveren en raadplegen van jouw cliëntinformatie
• Zorg je voor kwalitatief betere contacten door adequate afhandeling met cliënten
• Heb je kortere doorlooptijden van cliënt gerelateerde processen

Daarnaast voldoe je met Xtendis aan regel- en wetgeving zoals de General Data Protection Regulation en ben je volledig compliancy verzekerd onder meer door NEN ISO 27001 certificering. Meer weten over Xtendis? Neem gerust eens contact met ons op, we vertellen je graag meer over de voordelen, de functionaliteiten en het gebruik van ons DMS.

Extra mogelijkheden met Xtendis

Natuurlijk is het in sommige gevallen wenselijk de traditionele “hangmap-met-de-blauwe-omslag” na te bootsen in een digitale omgeving. En dat doen we dan ook. Binnen Xtendis is het mogelijk om een specifieke dossierlaag aan documenten toe te voegen. Precies zoals je dat gewend bent vanuit het verleden. Wel zo gemakkelijk! Xtendis kan dus aan de wensen van de cliënt aangepast worden.

360 graden klantbeeld met elektronische cliënten dossiers

Met een elektronisch cliënten dossier realiseer je een 360 graden klantbeeld. Een digitaal cliënten dossier kan zich vullen door scanning van papier, koppeling van Office-documenten waaronder e-mail, en door de koppeling vanuit andere primaire systemen. Niet voor niets baseren veel van onze klanten hun klantenservice in de frontoffice dan ook op Xtendis als digitaal klantenarchief. 

Hoe wordt cliënt informatie beveiligd?

Binnen Xtendis zijn diverse niveaus van informatiebeveiliging beschikbaar. Deze zijn in te richten op basis van rollen en functies van medewerkers. Dat is een belangrijk voordeel in deze tijd, gezien de steeds strengere wetgeving op dit gebied. Informatiebeveiliging staat centraal in onze dienstverlening. Zo heb jij de garantie dat jouw cliënt informatie veilig is opgeslagen. Jij bepaalt welke bevoegde medewerkers de informatie kunnen inzien die bij hun werkzaamheden hoort. 

Koppeling met andere systemen

Xtendis laat zich uitermate eenvoudig koppelen met andere systemen. Een digitaal cliënten dossier is optimaal te autoriseren. Ook zijn er veel integratiemogelijkheden. Tot op documentniveau bepalen wij samen met jou wie wat mag zien. Zo geef jij jouw klanten in een handomdraai toegang tot hun eigen documenten in bijvoorbeeld een portal omgeving. Het primaire systeem dat binnen jouw organisatie in gebruik is, toont zo de inhoud van dit veilige, complete en geautoriseerd toegankelijke digitale dossier op een transparante manier in een cliëntportaal. Uiteraard blijf je met Xtendis voldoen aan de wet- en regelgeving. Je kunt er ook voor kiezen om het huidige DMS vervangen door Xtendis. 

Met DMS Xtendis over op elektronisch cliënten dossier

Expansion is dé specialist op het gebied van documentmanagement-oplossingen. Wij zijn al meer dan 30 jaar succesvol in het implementeren van diverse toepassingen van ons Document Management Systeem Xtendis. Een elektronisch cliënten dossier kent voor ons geen geheimen. 

Met ons Enterprise Information Management (E.I.M.) systeem zorg je dat je alle informatie op één centrale plek altijd beschikbaar hebt. Met jouw elektronisch cliënten dossier in Xtendis heb je altijd en overal volledig grip op al jouw klantinformatie.

Wil je meer weten over wat wij voor jou kunnen betekenen in een cliëntportaal, of elektronisch cliënten dossier? Neem dan contact met ons op!