Bewaartermijn personeelsdossier

Efficiënt voldoen aan de bewaartermijnen van personeelsdossiers

Voor het bewaren van documenten die betrekking hebben op personeelsleden gelden bijzondere voorwaarden. Wetgeving vereist zowel het verplicht bewaren als het verplicht vernietigen van documenten. Het document management systeem Xtendis zorgt ervoor dat organisaties op efficiënte wijze aan deze wettelijke plichten kunnen voldoen.

Wetgeving digitaal personeelsdossier 

Op personeelsdossiers kunnen verschillende wetten van toepassing zijn.

Bewaarplicht administratie

Welke documenten verplicht bewaard dienen te worden komt voort uit de archiefwet, het Burgerlijk Wetboek of de onderwijs- en belastingwetgeving.

Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp)

Eén wet is op alle dossiers van toepassing: de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Hierin zijn de voorwaarden beschreven waaraan werkgevers dienen te voldoen voor het aanleggen van personeelsdossiers. Verder regelt de Wbp dat persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of worden gebruikt.

In het kort komt het erop neer dat zolang een relatie bestaat met een (potentiële, voormalige, huidige) medewerker, bepaalde documenten bewaard moeten worden. Zodra deze relatie is beëindigd, gaan termijnen lopen waarna documenten juist verwijderd dienen te zijn.
De wetgeving vereist dus een lifecycle management op individuele documenten en niet op complete dossiers.

Automatisch bepalen bewaartermijnen

Het document management systeem Xtendis ondersteunt organisaties bij het voldoen aan deze ‘wettelijke spagaat’. Door middel van een interface met de HR-omgeving kunnen personeelsdossiers automatisch worden gecreëerd. Documenten kunnen vervolgens op eenvoudige, vaak volledig geautomatiseerde wijze aan de dossiers worden toegewezen.

Op basis van een combinatie van dossierkenmerken (bijvoorbeeld datum uit dienst) en classificatie (het type document, bijvoorbeeld ID-bewijs, arbeidsovereenkomst, concurrentiebeding) kan Xtendis automatisch de bewaartermijn van een document bepalen.

Documenten waarvan de bewaartermijnen verlopen, worden door Xtendis automatisch in overzichten gepresenteerd. Sommige organisaties kiezen ervoor om een beheerder de documenten definitief te laten verwijderen. In andere organisaties worden binnen Xtendis schoningsprocessen ingericht waarmee verlopen documenten automatisch worden verwijderd. Vanzelfsprekend worden alle handelingen in deze processen uitgebreid gelogd, zodat altijd een audit trail beschikbaar is. Verder kunnen schoningen binnen instelbare termijnen ongedaan worden gemaakt.

Personeelsdossier bewaren

Maar Xtendis biedt ook waarborgen voor de andere kant van de wetgeving: het verplicht In personeelsdossiers bewaren van documenten.
Door middel van een rapportage functie levert Xtendis een actueel inzicht in de volledigheid van dossiers en is direct inzichtelijk in welke dossiers bepaalde documenten nog ontbreken.

Toegang afschermen

De uitgekiende beveiligingsmethodiek van Xtendis zorgt ervoor dat de toegang tot documenten binnen dossiers automatisch kan worden bepaald. Op basis van de kenmerken plaatst Xtendis documenten in beveiligingzones waarmee in één keer wordt bepaald wie het document mag inzien.
De ontsluiting van documenten voor medewerkers en/of managers kan via een koppeling met een HR-portaal worden gerealiseerd. Op deze wijze wordt het personeelsdossier ook een communicatiekanaal. Vastlegging van een document in een dossier zorgt er automatisch voor dat een medewerker en/of manager het document inziet.

Voordelen van Xtendis voor het beheren van personeelsdossiers

• Alle documenten op efficiënte wijze in één digitaal dossier, ongeacht hun oorspronkelijke bron of vorm: gescande papieren documenten, e-mails, PDF-bestanden, salarisslips, etc.
• Ieder dossier en document direct beschikbaar voor geautoriseerde medewerkers.
• Documenten optimaal beveiligd.
• Automatisch bepalen en voldoen aan bewaartermijnen.
• Actueel inzicht in volledigheid.

Referenties

Onder meer de volgende organisaties beheren hun personeelsdossiers digitaal in Xtendis:

• Sodexo
• ROC Mondriaan
• ADP
• Heineken
• Wolters Kluwer

Meer weten over digitale personeelsdossiers in Xtendis en op welke wijze je efficiënt kunt voldoen aan de bewaartermijnen?