Wil je ook al jouw bedrijfskritische informatie in één systeem?
Digitale personeelsdossiers
Alle documenten in één digitaal personeelsdossier
Wil je af van ontoegankelijke personeelsdossiers die niet compleet en up to date zijn? Een digitaal personeelsdossier vormt een bundeling van digitale gegevens, documenten en bestanden die betrekking hebben op een individuele medewerker van een organisatie. Met een digitaal personeelsdossier kan een werkgever binnen enkele seconden alle nodige informatie terugvinden, zoals arbeidsovereenkomsten, het burgerservicenummer (BSN) of een kopie van het identiteitsbewijs. Dit is een groot verschil met papieren dossiers, die vaak erg ontoegankelijk zijn.
Ben je benieuwd wat informatiemanagement voor jouw organisatie kan betekenen?
DMS Xtendis is het grootste online Document Management Systeem van Nederland, waarin je je personeelsdossiers op het hoogst mogelijke beveiligingsniveau kunt bewaren. Expansion geeft je bovendien graag advies, bijvoorbeeld over relevante wetgeving zoals over de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Er zijn immers dossiers die je maar een bepaalde periode mag bijhouden, denk hierbij bijvoorbeeld aan persoonlijke informatie van ex-medewerkers. Met Xtendis houd je je aan de wettelijke bewaartermijnen. Je kunt op ons vertrouwen, wij hebben immers al meer dan 30 jaar ervaring in het digitaliseren van personeelsdossiers!
Waarom overstappen op een digitaal personeelsdossier?
Ten eerste zorgt Xtendis voor meer structuur. Heb je ooit al eens door tientallen bladzijden van een papieren personeelsdossier gebladerd zonder te vinden wat je zocht? Met een digitaal personeelsdossier van Xtendis is dit verleden tijd. Verder maakt de striktere wet- en regelgeving het steeds noodzakelijker om personeelsdossiers in digitale vorm te beheren. Met DMS Xtendis kan de authenticiteit en integriteit van de documenten in personeelsdossiers beter gewaarborgd worden. De volledigheid van ieder dossier is continu inzichtelijk. DMS Xtendis kan automatisch documenten selecteren die om wettelijke redenen verwijderd moeten worden, bijvoorbeeld door het verlopen van de bewaartermijn. Zo voldoe je altijd aan de wet Bescherming persoonsgegevens.
DMS Xtendis dwingt een vaste structuur af, waardoor personeelsdossiers overzichtelijker worden en documenten sneller zijn terug te vinden. Xtendis biedt de mogelijkheid om makkelijk en veilig alle dossiers digitaal te bewaren. Wij nemen informatiebeveiliging erg serieus.
Personeelsleden en hun managers kunnen, indien gewenst, toegang krijgen tot de relevante delen van hun digitale personeelsdossiers. Het archief kan automatisch notificaties genereren zodra nieuwe documenten worden vastgelegd, waardoor HRM-afdelingen documenten niet langer fysiek en/of per e-mail hoeven te verzenden. Bekijk hieronder de animatie.
Tijdsbesparing dankzij digitale personeelsdossiers
Met het digitaliseren van personeelsdossiers bespaar je tijd op het onderhoud en de digitale personeelsdossiers zijn altijd actueel en volledig. Het opbergen van personeelsdocumenten vereist vrijwel geen menselijke inspanning. De gearchiveerde documenten zijn met één druk op de knop terug te vinden en direct beschikbaar voor gelijktijdige raadpleging. Gelukkig kun je makkelijk en gestructureerd een personeelsarchief digitaliseren met Xtendis.
Een digitaal personeelsdossier zorgt voor kwaliteitsverbetering
Een papieren dossier bevat vaak slechts een deel van de bij een personeelslid behorende documenten, zoals beoordelingsverslagen en contracten. Andere documenten, zoals salarisslips, jaaropgaven en e-mails, zitten in andere systemen en zijn vaak niet toegankelijk voor de betreffende personeelsmedewerker. Het kan dus een redelijke tijd duren om bepaalde informatie te vinden als je specifiek naar iets op zoek bent. In een digitaal personeelsdossier kunnen zowel de digitale als de papieren documenten eenvoudig worden gearchiveerd en beheerd in één centrale omgeving. Zo heb je makkelijk alle info van een medewerker op één plek beschikbaar.
Is een personeelsdossier wettelijk verplicht?
Het is wettelijk verplicht om een personeelsadministratie correct uit te voeren en veilig te bewaren. Door middel van een digitaal personeelsdossier van Xtendis doe je dit gemakkelijk en veilig. Met een digitaal personeelsdossier kun je gemakkelijk alle benodigde personeelsadministratie terugvinden. Door jouw personeelsdossiers te digitaliseren kun je gemakkelijk bij informatie zoals:
- Persoonlijke gegevens
- Arbeidsvoorwaarden- en contract
- Functionerings- en beoordelingsverslagen
- Ziekteverzuim en vakantiedagen
- Aantekeningen en andere bijzonderheden
Juiste personeelsdossier direct opvraagbaar
Een digitaal personeelsdossier kan worden gekoppeld aan zowel interne HRM-systemen als externe portals (e-HRM, Employee Self Service, Employer/Manager Self Service). Mutaties uit HRM-systemen kunnen automatisch aan het digitale archief worden doorgegeven. Voor nieuwe medewerkers worden bijvoorbeeld automatisch dossiers aangemaakt met hun persoonlijke gegevens. Documenten die medewerkers via portalen uploaden, worden automatisch in hun digitale personeelsdossier vastgelegd en in een workflow proces ter behandeling aangeboden. Zo zorgen we ervoor dat alles inhoudelijk juist blijft en dat de verwerking van persoonsgegevens correct gebeurt.
Goede security randvoorwaarde voor elektronische personeelsdossiers
Om de privacygevoelige gegevens in een elektronisch of digitaal personeelsdossier te kunnen beheren, is een goede security een randvoorwaarde. Een goed digitaal archiefsysteem biedt uitgebreide beveiligingsmogelijkheden waarmee de toegang tot het complete systeem, specifieke archieven, specifieke dossiers en zelfs specifieke documenten binnen een dossier kunnen worden afgeschermd voor ongeautoriseerde gebruikers. Hierbij wordt rekening gehouden met de wettelijke voorschriften van de nieuwe privacywet (Algemene Verordening Gegevensbescherming).
Gedaan met het papieren personeeldossier
Ga je een personeelsdossier digitaliseren? Dan is het belangrijk om te weten dat de originele papieren dossiers niet zomaar vernietigd mogen worden. Pas als de gedigitaliseerde personeelsdossiers juist gescand zijn, correct opgeslagen Ga je een personeelsdossier digitaliseren? Dan is het belangrijk om te weten dat de originele papieren dossiers niet zomaar vernietigd mogen worden. Pas als de gedigitaliseerde personeelsdossiers juist gescand zijn, correct opgeslagen zijn en een goede beveiliging hebben, mogen papieren dossiers verwijderd worden. Toch kiezen veel bedrijven ervoor om de gegevens in het personeelsdossier te behouden als bewijs. Een onderhandse akte zoals een arbeidsovereenkomst wordt door veel bedrijven bewaard, indien deze akte als bewijs moet gebruikt worden. Wij bespreken graag met je wat je kunt doen met de originele documenten en hoe deze documenten vernietigd kunnen worden op een manier waarbij de gegevens beschermd blijven.
Voordelen van digitale personeelsdossiers met Xtendis
- Efficiënte vastlegging van alle relevante documenten.
- Alle dossiers en (gescande) documenten zijn direct beschikbaar voor raadpleging.
- Geïntegreerde oplossing voor alle documentsoorten, digitaal en papier.
- Optimale inzichtelijkheid in volledigheid van dossiers.
- Automatisch opschonen van documenten die om wettelijke redenen verwijderd moeten worden; Xtendis houdt de bewaartermijn van het personeelsdossier bij.
- Mogelijkheden voor digitale inzage voor personeelsleden en managers.
- Optimaal beveiligd tegen ongeautoriseerde toegang.
- Eenvoudig voldoen aan alle relevante wet- en regelgeving.
Digitale personeelsdossiers voor jouw organisatie?
Met haar standaard Document Management Systeem Xtendis implementeerde Expansion digitale personeelsdossiers voor diverse organisaties in uiteenlopende branches, waaronder:
Kies voor Expansion en Xtendis voor de digitalisering van personeelsdossiers
Overschakelen op digitale personeelsdossiers? Daar helpen wij je graag mee. Expansion is al jaren actief en we kennen de kneepjes van het vak en van de wetgeving. We kunnen dus al je vragen beantwoorden, of ze nu technisch, functioneel, organisatorisch of juridisch (AVG/GDPR) van aard zijn. Maak een afspraak voor een oriënterend gesprek!
Referenties:
Onder meer de volgende klanten gebruiken Xtendis succesvol voor het digitaal beheren van hun personeelsdossiers. Klik op een onderstaand klantlogo voor het downloaden van de casestudy.
Integratie HR-systemen
Xtendis wordt vaak gekoppeld aan het HR-systeem zodat een geïntegreerd digitaal personeelsarchief ontstaat. Er zijn onder meer koppelingen voor AFAS, Peoplesoft, SAP en SuccesFactors. Hier zie je een groter overzicht van de systemen waarmee Xtendis gekoppeld is.
Wil je je administratie digitaliseren en wil je graag meer informatie over digitale personeelsdossiers in Xtendis? Neem dan contact met ons op!