Digitale orderdossiers

Kies voor robotisering van jouw orderdossiers

Met document management systeem Xtendis zijn volledig complete orderdossiers binnen handbereik. In Xtendis kun je een digitaal orderdossier aanmaken. Een opdracht/order komt direct na binnenkomst in een digitale werkstroom. Xtendis zal de vervolgstappen met robotic process automation zelfstandig monitoren en jou inlichten als deze wel of niet worden gehaald. Bovendien presenteert Xtendis automatisch alle gerelateerde documenten bij elkaar zoals een order met de calculatie, pakbon, factuur, contract, certificaten et cetera.

De voordelen van digitale orderdossiers in Xtendis? 

• Je hoeft niet bij iedere order te bedenken wat ontbreekt, gerelateerd is, of wat de volgende stappen zijn.
• Je hebt overzicht en grip op alle lopende opdrachten.
• Je bent niet meer louter afhankelijk van de oplettendheid van medewerkers.
• Vragen van klanten en leveranciers kunnen direct worden beantwoord.
• De orderdossiers voldoen aan de kwaliteitsnormen, wet en regelgeving.
• Je kunt zien welke orders niet voldoen aan de standaarden binnen jouw organisatie zoals de te verwachten verwerkingstijd, volledigheid of kwaliteit.

Kunnen klanten of leveranciers de orders inzien?

Indien gewenst is het mogelijk om via een webportaal klanten/leveranciers inzage te geven in het proces en/of documenten toe te laten voegen. Xtendis kan zelfstandig medewerkers of externen updates geven over de voortgang. Indien je graag de originele opdracht of andere documenten automatisch koppelt aan jouw uitgaande factuur is zelfs dit te automatiseren. Tussentijds een e-mail of bijlage toevoegen aan een lopende order is zeer eenvoudig direct vanuit Outlook uit te voeren.

Referenties die Xtendis succesvol inzetten voor digitale orderdossiers

Diverse organisaties in verschillende marktsegmenten zetten DMS Xtendis succesvol in voor efficiënt beheer van orders. Zo verwerkt Paradiso met Xtendis alle optredens en artiestendossiers terwijl men voldoet aan (fiscale) wet-en regelgeving. Heleon Group gebruik Xtendis al jaren succesvol voor complete digitale orderdossiers. Bekijk hieronder de video.

Neem contact met ons op

Benieuwd naar wat digitale orderdossiers in DMS Xtendis voor jouw organisatie kan opleveren? Wij sturen je graag vrijblijvend meer informatie toe.