Digitaal zaakdossier

Hoe kan ik goed zaakgericht werken?

Zaakgericht werken werkt alleen met een digitaal zaakdossier als basis. Daarin is alle specifieke zaakgerelateerde informatie gestructureerd opgeslagen en direct beschikbaar. De vindbaarheid van documenten is gekoppeld aan het zaaktype, het zaaknummer, het documenttype, et cetera. Alles is volledig en digitaal bij elkaar opgeslagen in één zaakdossier. Daardoor is er nooit meer verwarring over de status van de zaakgerelateerde documenten en de volledigheid van het zaakdossier.

Alle zaakgerichte interactie gestructureerd opgeslagen

Nagenoeg alle interactie tussen (semi-)overheid met burger, bedrijf of interne klant wordt gekoppeld aan een zogenaamde zaak. Dat kan bijvoorbeeld gaan om een vergunningaanvraag, de aanvraag van identiteitspapieren, meldingen openbare ruimte, klachten, et cetera.

De afhandeling van dergelijke ‘zaken’ – het zaakgericht werken – gebeurt volgens (veelal) vooraf gedefinieerde processen. Voor de voortgang van zo’n proces en de individuele processtappen heeft de zaakafhandelaar informatie nodig om een beslissing te kunnen nemen. Als die informatie niet, te laat of niet volledig beschikbaar is, bestaat de kans op foute beslissingen met alle mogelijke vervelende (en kostbare!) consequenties van dien.

Dat voorkom je door te werken met een digitaal zaakdossier. Op het moment dat alle relevante informatie zich in een digitaal zaakdossier bevindt, is er altijd overzicht, weet de afhandelaar wat de status van een aanvraag is en/of wanneer er meer informatie kan worden verwacht. Daarmee kan hij zijn klant beter bedienen en voorkomt hij onnodige vertraging.

Zaakgericht werken vereist goed georganiseerd digitaal zaakdossier

Binnen (semi-)overheidsorganisaties wordt het concept zaakgericht werken veelvuldig ingezet. Het doel daarvan is om de dienstverlening naar de klanten te optimaliseren. Dat lukt niet als informatie verspreid door de organisatie en/of (deels) op papier is vastgelegd. Om optimaal zaakgericht te kunnen werken moeten documenten altijd en overal digitaal beschikbaar zijn, in een zaakdossier en georganiseerd volgens het ‘zaakprincipe’. Dát maakt optimale dienstverlening mogelijk. Met ons DMS Xtendis kan dit gerealiseerd worden.

Wat zijn de voordelen van een digitaal zaakdossier van Xtendis?

Het DMS Xtendis van Expansion beschik je over alle functionaliteit die nodig is voor adequaat en effectief zaakgericht werken aan de hand van een goed georganiseerd digitaal zaakdossier. Xtendis biedt onder meer:

• alle zaakgerelateerde documenten in één overzichtelijk digitaal zaakdossier;
• besparing in tijd, ruimte, moeite en dus geld;
• controleerbaar versiebeheer voor inzicht in de status van een zaak of document;
• beveiliging van vertrouwelijke documenten;
• directe inzage in het (publieke deel van het) dossier voor het Klant Contact Center;
• snelle(re) beantwoording van vragen van burgers of bedrijven;
• betere dienstverlening doordat alle informatie op orde en bereikbaar is;
• volledige compliancy met wet- en regelgeving;
• overzicht en transparantie, ook achteraf;
• gegarandeerde vertrouwelijkheid van alle informatie in het zaakdossier door onder meer de NEN 27001 certificering;
• standaard koppelingen met back-office applicaties, zoals GBA.

Bij Expansion hebben we al 30 jaar ervaring in het succesvol creëren van effectieve documentmanagement-oplossingen met ons DMS Xtendis, zoals het digitale zaakdossier. Daarmee bieden wij jou het juiste fundament voor effectief zaakgericht werken.