Digitaal dossier

Heeft jouw bedrijf last van een wildgroei aan documenten en ben je veel tijd kwijt aan het vinden van de juiste informatie? Dan is het tijd om over te stappen naar een digitaal dossier van Xtendis. Zo zorg je ervoor dat alle documenten altijd makkelijk gevonden kunnen worden. 

Voorkom versnippering; gebruik Xtendis voor digitale dossiers

Met document management systeem Xtendis voorkom je een wildgroei aan documenten. Xtendis presenteert jouw documenten overzichtelijk bij elkaar in één omgeving, ook als ze afkomstig zijn uit meerdere bronnen. Wij vinden het belangrijk dat jij je geen zorgen maakt over waar het document vandaan komt. Dat doen wij voor jou! 

Door digitale dossiervorming toe te passen, voorkom je versnippering van informatie en beschik je over complete digitale dossiers. Wil je meer informatie over complete dossiers met Xtendis? Neem dan direct contact met ons op, we helpen je graag.

Complete digitale dossiers dankzij Xtendis

Vind je het geruststellend om te weten dat een bedrijf jarenlange ervaring heeft? Dan hebben we goed nieuws: Expansion heeft al bijna 30 jaar ervaring met het inrichten en beheren van digitale dossiers. Kies nu voor een digitaal archief in Xtendis. Bekijk hieronder de animatievideo ‘complete digitale dossiers dankzij Xtendis’:

Wat zijn de voordelen van dossiers digitaliseren?

Dossiers digitaliseren klinkt misschien ingewikkeld, maar het brengt vele voordelen met zich mee. Door over te gaan op een digitaal dossier met DMS Xtendis:

• Bespaar je zoektijd.
• Weet je documenten/dossiers altijd terug te vinden.
• Bespaar je aanzienlijk in de kosten.
• Ben je efficiënt, snel, flexibel en effectief.
• Voldoe je aan wet- en regelgeving (o.m. ISO 27001 gecertificeerd).
• Hou je alle bij elkaar horende informatie bij elkaar.
• Heb je inzicht in actuele en volledige informatie. 
• Heb je alle documenten bij de hand voor het nemen van de juiste beslissingen.
• Heb je daarmee een strategisch concurrentievoordeel.
• Bespaar je op fysieke archiefruimte.

Het gebruik van DMS Xtendis kent nog een aantal andere voordelen, namelijk:

• Je maakt eenvoudig overzichten van documenten uit verschillende dossiers
• Een document hoef je slechts eenmaal op te slaan en kan in meerdere dossiers voorkomen
• Xtendis ondersteunt klantgericht werken
• Dossiers zijn veilig voor fysieke gevaren, zoals brand en water
• Dossiers raken niet meer kwijt
• Xtendis is eenvoudig in gebruik! 

Tijd besparen met een digitaal dossier

Met Xtendis bespaar je tijd bij het archiveren van documenten in een digitaal dossier. Je hanteert hierbij de volgende werkwijze:

• Je scant jouw papieren documenten met een multifunctional of documentscanner;
• Digitale documenten sla je direct op, zonder scanning. Voorbeelden hiervan zijn e-mails, Word- en Exceldocumenten of printbestanden;
• Xtendis voegt, indien mogelijk, automatisch kenmerken toe aan het document;
• Alle bij elkaar horende documenten zijn vervolgens vindbaar in een overzichtelijk digitaal dossier.

Digitaal dossier direct opvraagbaar

Het elektronisch dossier is opvraagbaar vanaf iedere werkplek, apparaat of applicatie. Zo raadpleeg je de informatie vanuit huis, met een tablet of smartphone of direct vanuit de kernapplicatie. Een digitaal dossier heb je dus overal bij de hand!

Verschillende elektronische dossiers

Xtendis wordt al jarenlang succesvol gebruikt voor het beheer van diverse dossiers. Talloze bedrijven en branches maken gebruik van een digitaal dossier. Zo wordt onze digitale dossier software ingezet voor het beheer van:

• Cliëntendossiers
• Deelnemersdossiers
• Klantdossier
• Leerlingdossiers
• Orderdossiers
• Patiëntdossier
• Pensioendossier
• Personeelsdossier
• Polisdossiers
• Projectendossiers
• Studentendossier
• Zaakdossier 

Waarom dossiers digitaliseren? 

Wordt er nog gewerkt met een papier archief en houden jullie alle financiële en personeelsdossiers op papier bij? Dan herken je vast dat dit wel eens voor problemen kan zorgen. Misschien zijn er al eens documenten en dossiers verdwenen door slordigheid of zijn de documenten er nog wel, maar is de orde al lang zoek. Erg vervelend als je iets dringend nodig hebt, of documenten moet vernietigen na de wettelijke bewaartermijn. Dit voorkom je door papieren dossiers te digitaliseren middels Xtendis.

Het gebeurt trouwens vaak dat archieven rommelig worden; zelfs kleine ondernemingen hebben snel een ontzettend uitgebreid archief vol papieren documenten. Als je wilt investeren in de toekomst, dan is dossiers digitaliseren een aanrader!

Dossiers digitaliseren is meer dan enkel scannen 

Het scannen van dossiers is intensief werk wat niet erg lastig is. Maar wat heb je aan een digitaal dossier als dit net zoals het papieren dossier niet overzichtelijk en toegankelijk is? Met het digitaliseren van dossiers kunnen veel voordelen worden behaald, maar dan moeten gedigitaliseerden documenten na het scannen direct gestructureerd worden vastgelegd. Dit zorgt ervoor dat de informatie direct opvraagbaar is, je beschikt over complete dossiers en de informatie veilig is gearchiveerd. Met ons enterprise content management systeem Xtendis is dit mogelijk. Xtendis voorziet documenten vanuit verschillende bronnen, zoals computer output, e-mail en MS-Word van relevante kenmerken en slaat deze gestructureerd op in overzichtelijke dossiers. 

Veilig dossiers digitaliseren 

Het is mogelijk om alle dossiers, inclusief alle documenten, te koppelen aan bestaande gegevens.Ook kunnen automatisch regels worden toegepast in relatie tot bijvoorbeeld toegang, beveiliging, bewaren en vernietigen. Dit zorgt ervoor dat je dossierbeheer voldoet aan de relevante wet- en regelgeving, zoals de General Data Protection Regulation. Je hebt dus controleerbaar de garantie dat de dossiers en gescande documenten binnen jouw organisatie op orde zijn, op de juiste plek te vinden zijn én goed beveiligd zijn.

Efficiëntere en betere samenwerking, service en communicatie 

Door de informatiestromen binnen jouw organisatie te stroomlijnen wordt het nog makkelijker om samen te werken met collega’s én klanten. Ook zal de dienstverlening worden verbeterd. Je verliest geen tijd aan het vinden van informatie en hierdoor ben je in staat om efficiënter te werken. Informatiemanagement met Xtendis zorgt voor een efficiëntere en betere samenwerking, service en communicatie!

Veel gemaakte koppelingen 

Onze digitaal dossier software Xtendis biedt uitgebreide mogelijkheden om te koppelen met andere systemen. Door een standaardkoppeling te realiseren kunnen de digitale documenten en dossiers zowel vanuit het document management systeem Xtendis als rechtstreeks vanuit andere systemen worden opgevraagd. Xtendis is al gekoppeld met een indrukwekkend aantal andere applicaties. De vergaande mogelijkheden om te koppelen zijn een resultaat van een visie op het optimaliseren van een informatievoorziening intensieve processen. Bekijk hier al onze koppelingsmogelijkheden. 

Referenties:

Al vele bedrijven gingen jou voor met het digitaliseren van hun dossiers. Bekijk hieronder enkele klantcases van bedrijven die hun informatiestromen hebben gedigitaliseerd.

• Heineken
• BNP Paribas

Contact

Wil je meer informatie over complete digitale dossiers met Xtendis? Neem dan direct contact met ons op door onderstaand formulier in te vullen. Onze specialisten helpen je graag!