Contractmanagement Software

Contractmanagement en document management in één oplossing  

Veel contractmanagement oplossingen hebben geen goede functie voor documentbeheer. Xtendis vormt goed documentbeheer juist het uitgangspunt.

Met behulp van een uitgebreide metadata-set kan contractbeheer gerealiseerd worden. De oplossing is flexibel, je zit dus niet vast aan velden die niet relevant zijn voor contracten.

Je kunt contracten vanuit verschillende bronnen invoeren: papieren contracten worden gescand, bestanden kunnen direct worden geïmporteerd vanuit Office en Outlook.

Xtendis biedt ruimte om ook aanvullende documenten die ontstaan tijdens en na het opstellen van contracten vast te leggen. Hierbij kan gedacht worden aan correspondentie of conceptversies. Ze kunnen op overzichtelijke wijze bij het contract worden gepresenteerd maar kunnen ook als zelfstandige documenten worden opgezocht en geraadpleegd. Met Xtendis kan contractmanagement als onderdeel van documentmanagement worden ingezet.

Wat is contractmanagement? 

Contractmanagement is de methode om afspraken duidelijk en transparant vast te leggen met als doel hierop te sturen. De verkregen inbreng, contracten en wijzigingen worden vastgelegd, beheerd en bewaakt. Contractmanagement heeft als doel contracten volledig te benutten. Xtendis contractmanagement software helpt hierbij!

Wat is contractbeheer software?

Contractmanagement software of contractbeheer software helpt jou als organisatie in het gehele proces van ondertekenen, beheren en bewaken van contracten. Contractbeheer software beheert nieuwe contract aanvragen en slaat nieuwe contractdata op. Xtendis contractbeheer software kan ook het gehele proces van onderhandeling tot uiteindelijke goedkeuring volgen. Het voorziet de juiste personen van de juiste informatie bij de verschillende benodigde handelingen. Samengevat geeft Xtendis een organisatie een goed beeld van de status van een contract.

Waarom kiezen voor contractmanagement?

Contractmanagement is een essentieel proces binnen organisaties die te maken hebben met contracten. Met contractbeheer van Xtendis kan jij als organisatie contracten actief bewaken en beheren. Xtendis helpt contractbeheerders door ze op de hoogte te brengen van het verlopen van termijnen en te helpen bij het overzichtelijk rapporteren hiervan. Xtendis is zowel online als onsite beschikbaar. Echter, Xtendis kan ook breder worden ingezet. Zo kan Xtendis ook worden gebruikt bij documentbeheer, digitale dossiers en digitale factuurverwerking.

Xtendis is een enterprise informatie management systeem waarmee alle informatie binnen een organisatie geordend wordt opgeslagen en gemakkelijk kan worden teruggevonden. Xtendis voorkomt een wildgroei aan documentatie en bewaart alles bij elkaar op een handige en gestructureerde manier. 

Voordelen van contractmanagement met Xtendis

Aan contractmanagement software Xtendis zitten vele voordelen verbonden. Het managen van contracten is een cruciaal proces binnen een organisatie. Wanneer dit niet effectief en efficiënt wordt gedaan kan dit voor veel onduidelijkheid zorgen en kost het veel tijd. Onderstaand benoemen wij de voordelen van het gebruik van Xtendis contractmanagement.

• Actief bewaken van contracten.
• Contractbeheerders worden met e-mails op de hoogte gebracht van het verlopen van termijnen.
• Flexibel in te richten.
• Je bepaalt zelf welke contractgegevens je gebruikt en zit niet vast aan algemene velden.
• Duurzame archivering van alle documenten.
• Uitgebreide zoekmogelijkheden voor contracten en bijbehorende documenten.
• Overzichtelijk rapporteren.
• Met de metagegevens kunnen gebruikers de contracten in ieder gewenst overzicht gepresenteerd krijgen. Bijvoorbeeld: contracten die binnenkort verlopen, per leverancier, per beheerder, per onderwerp, et cetera.
• Zowel online als onsite beschikbaar.
• Breder inzetbaar.
• Je kunt Xtendis ook gebruiken als DMS door het beheren van andere documentsoorten, zoals facturen, personeelsdossiers en (andere) correspondentie.

Referenties

Xtendis contractbeheer software zorgt ervoor dat jij als organisatie efficiënt en effectief contracten kan beheren en bewaken. Xtendis kan zowel kleine als grote organisatie helpen.

Onder meer PGB Pensioendiensten gebruikt Xtendis succesvol voor contractmanagement. Klik op het logo voor het kunnen downloaden van de casestudy.