Wil je ook al jouw bedrijfskritische informatie in één systeem?
Digitaal contractbeheer
Wat is digitaal contractbeheer met Xtendis?
Met het digitale platform Xtendis beheer je efficiënt contracten. Alle contracten sla je overzichtelijk in één digitaal archief op. Hierbij worden de contracten van verschillende kenmerken voorzien. In het digitale tijdperk kun je contracten digitaal opslaan én terugvinden! Contractmanagement en contractbeheer was nog nooit zo makkelijk.
Benieuwd naar wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen?
Wat is contractbeheer?
Contractbeheer is het fysiek en digitaal beheren van contracten en is een cruciaal onderdeel van contractmanagement. Contractbeheer voorziet de interne organisatie over voldoende informatie en inlichtingen in de huidige lopende contractuele afspraken. Het is een proces wat ervoor zorgt dat de juiste informatie op een juist moment op de juiste plaats is. Zonder accuraat en consistent contractbeheer is contractmanagement niet goed mogelijk. Door middel van digitaal contractbeheersysteem Xtendis kan je altijd en overal bij de juiste contractuele informatie.
Waarom kiezen voor een contractbeheersysteem?
Zonder zorgvuldig contractbeheersysteem is goed contractmanagement niet mogelijk. Contractbeheer is een essentieel proces waar contracten actief worden bewaakt en beheerd. Xtendis helpt de interne organisatie met het voorzien van informatie over verlopen termijn, contractuele afspraken en rapporteren hiervan. Dit kan altijd en overal omdat Xtendis zowel onsite als online beschikbaar is.
Is ieder contract direct opvraagbaar?
De documenten zijn op ieder moment en vanaf iedere werkplek binnen enkele seconden opvraagbaar. Dit kan op basis van één of meer van de kenmerken, documentdata of een willekeurig woord dat in een document voorkomt. Digitale contracten zijn dus eenvoudig en snel raadpleegbaar.
Tijdsbesparing bij het archiveren en raadplegen van contracten
Nieuwe documenten kunnen direct aan het juiste contractdossier worden toegewezen. Zo kun je bijvoorbeeld voor één persoon alle documenten behorend bij het contract op één plaats bewaren. Een eventuele koppeling met het primaire systeem dat bij jouw organisatie in gebruik is, zorgt voor automatische aanmaak van nieuwe dossiers. De documenten zijn met verschillende zoeksleutels snel te raadplegen.
Inzicht in contractbeheer
Vanuit Xtendis kunnen automatisch acties worden gegenereerd. Dit kan bijvoorbeeld worden ingezet voor het bewaken van de vervaldata bij contracten. Xtendis zorgt ervoor dat een medewerker automatisch per e-mail een herinnering krijgt over de acties die moeten worden ondernomen.
Is Xtendis beschermd tegen fraude?
Contracten die digitaal in Xtendis zijn gearchiveerd zijn gegarandeerd veilig en onwijzigbaar opgeslagen. Daarnaast zijn de documenten dankzij uitgebreide autorisatiemogelijkheden beveiligd tegen ongeautoriseerd gebruik. Per medewerker kan worden vastgelegd tot welk archief en tot welke documenten hij/zij toegang heeft.
Wat zijn de voordelen?
Aan contractbeheersysteem Xtendis zitten vele voordelen verbonden. Het beheren van contracten is een cruciaal proces binnen een organisatie. Wanneer dit niet efficiënt wordt gedaan kost dit veel tijd en zorgt het voor onduidelijkheid. Voordelen van het gebruik van Xtendis:
- Tijdswinst bij het archiveren van documenten.
- Besparing van archiefruimte.
- Naast contractmanagement ook document management.
- Automatische signalering status update.
- Optimale toegankelijkheid van documenten.
- Contracten in Xtendis zijn beschermd tegen calamiteiten zoals brand- en wateroverlast.
- Uitgebreide autorisatiemogelijkheden zowel op functioneel als op documentniveau.
- Branches waarin deze oplossing wordt gebruikt
Contract- en document management in één oplossing
Veel contractbeheer oplossingen hebben geen goede documentbeheer functie. Bij Xtendis is dit juist een uitgangspunt. Met behulp van metaset data wordt contractbeheer gerealiseerd. Zodoende kan er direct data van verschillende bronnen worden geïmporteerd.
Xtendis biedt daarnaast ook ruimte om aanvullende documenten die ontstaan tijdens of na het opstellen van contracten vast te leggen. Hierbij kan je denken aan conceptversies, maar ook correspondenties. Zo kan er op elk moment alle losstaande documenten worden geraadpleegd.
Xtendis is meer dan een contractbeheersysteem
De functionaliteiten van Xtendis gaan verder dan enkel digitaal contractbeheer. Met Xtendis stroomlijn je alle informatiestromen binnen een organisatie. Zo bespaar je als organisatie tijd en geld en verbeter je de dienstverlening. Met digitaal contractbeheer zullen contractuele afspraken tijdig worden geïnformeerd zijn alle lopende contracten inzichtelijk in kaart gebracht. Naast een digitaal contractbeheer systeem kent Xtendis nog vele andere functionaliteiten zoals:
Wil je weten wat Xtendis voor jouw organisatie kan betekenen? Vul geheel vrijblijvend onderstaand formulier in. Binnen 1 werkdag ontvang je inzicht in de kansen, tijdsbesparing en terugverdientijd van Xtendis.
Veel gemaakte koppelingen
Het digitale archiefplatform Xtendis heeft uitgebreide koppelingsmogelijkheden. Inmiddels is er een indrukwekkende lijst van systemen waarmee een standaardkoppeling is gerealiseerd.
Referenties
Xtendis wordt bij honderden organisaties, in zowel MKB- en kleinbedrijf als multinationals, succesvol ingezet. Benieuwd of we ook ervaring in jouw branche hebben? Kijk op onze referentielijst of neem gerust vrijblijvend contact met ons op. Onder meer PBG Pensioendiensten gebruikt Xtendis succesvol voor digitaal contractbeheer. Klik op het logo om de casestudy te kunnen downloaden.
Meer informatie over Xtendis
Wil je vrijblijvend meer informatie ontvangen over informatiemanagement systeem Xtendis? Vul onderstaand contactformulier in en we nemen binnen één werkdag contact met je op.