Archiefbeheer

Houd informatie vindbaar en kies voor goed archiefbeheer!

We leven in een kennisintensieve maatschappij. Via tal van kanalen komt er informatie tot ons. Veel ervan kent een vluchtig karakter.

 Een deel van deze data dient duurzaam te worden bewaard. Goed archiefbeheer is meer dan ooit noodzakelijk voor het vindbaar houden van de steeds sneller groeiende hoeveelheid digitale informatie. Bovendien wil je als bedrijf deze informatie correct opslaan, zodat je voldoet aan de wettelijke eisen. Een duidelijk systeem voor archiefbeheer zorgt ervoor dat je voldoet aan de wet- en regelgeving en dat alles goed wordt opgeslagen. 

Goed archiefbeheer geeft invulling aan de volgende onderwerpen:

Informatie- en archiefbeheer: welke informatie houd je bij?

Binnen jouw organisatie maak je afspraken over welke informatie je archiveert. Archiveren doe je altijd met een reden. Je verwacht het in de toekomst nog nodig te hebben ter controle, als ondersteuning in bewijslast of als kennisbron. De archiefbescheiden komen voort uit wat je gecommuniceerd hebt, welke afspraken zijn gemaakt of welke handelingen zijn verricht. Ontbreekt het doel of het nut ervan, dan kun jij je de vraag stellen of de informatie überhaupt blijvend moet worden opgeslagen.

De wijze en plaats van archiveren

Goed gearchiveerde informatie sla je op volgens een specifieke methodiek en op een specifieke locatie. Handig archiefbeheer zorgt voor een vaste plaats of een systeem waar iedereen zijn of haar informatie kan vinden volgens een eenduidige manier van zoeken. Bovendien geeft het je de garantie dat je alle gearchiveerde informatie vindt en niet slechts een gedeelte ervan.
In een digitaal archief systeem betekent dit koppelingen maken met andere primaire systemen en via plug-ins Microsoft Office documenten op kunnen slaan. Een goed archief moet immers compleet zijn.

De structuur van het digitaal archief

Je geeft structuur aan jouw archief met het archiveren op naam, ordernummer, offertenummer, onderwerp, afdeling of een combinatie van deze mogelijkheden. In veel gevallen komt dit tot uiting in een mappenstructuur ergens op het netwerk. De eenvoud en de flexibiliteit zijn meestal de redenen om hiermee te starten. Naarmate de hoeveelheid data groeit, zijn dit meteen ook de belangrijkste redenen om hiervan af te stappen. Iedereen kan een nieuwe map aanmaken, informatie wordt vaak dubbel opgeslagen, toegangsrechten zijn lastig te beheren en de zoektijden groeien. Voor de zekerheid creëer je daarom vaak persoonlijke archieven. Uit archiefoogpunt, een onwenselijke situatie. Op zo’n moment is de nood aan archiefbeheer groot. 

Een goed archief kent een eenduidige structuur en is binnen die structuur via meerdere zoekkenmerken te benaderen. Het zoeken op onderwerp zorgt ervoor dat alle documenten die je mag inzien ook daadwerkelijk worden getoond. Een goed archief is altijd compleet, zonder sub-archieven op andere plaatsen of met een andere structuur.

Duurzaamheid van informatie

Duurzaamheid van informatie valt grofweg uiteen in twee delen:

1. De zekerheid dat je, tot het moment waarop het vernietigd mag worden, de documenten kunt raadplegen.
2. De zekerheid dat documenten niet inhoudelijk gemuteerd zijn.

De wetgeving bepaalt in veel gevallen hoe lang informatie bewaard moet blijven. Los van de wetgeving heb je zelf meestal ook een beeld bij de “houdbaarheid” van jouw documenten. Zo dien je financiële documenten conform belastingwetgeving minimaal zeven jaar te bewaren. Wijs je een sollicitant af, dan moet je zijn sollicitatie en cv binnen vier weken na afwijzing al vernietigen. Goed archiefbeheer zorgt ervoor dat je weet wanneer welke documenten moeten of mag worden verwijderd. Zo voldoe je met je archiefbeheer aan de regels van de bewaartermijn van documenten. 

Toegankelijkheid

Voor archiefbescheiden geldt dat de toegankelijkheid geregeld moet zijn. Wie mag welke informatie zien en welke uitzonderingen bevestigen de regels. In een digitaal archiefsysteem regel je de rechten en rollen in. Daar waar de autorisaties op de eerder genoemde mappenstructuur in de praktijk te beperkt zijn, werkt een goed online archief systeem veel fijnmaziger.

Xtendis ter ondersteuning van jouw archiefbeheer

Xtendis is een digitaal archiefsysteem waarmee jij jouw archiefbeleid in de praktijk brengt. Je komt sneller bij de informatie waardoor je onder andere op een efficiëntere manier beslissingen kan nemen, effectiever met jouw klanten kan communiceren en jouw bewijslast (audits) sneller rond hebt.

Het digitaal archiefsysteem Xtendis biedt jouw organisatie:

• Kortere zoektijden;
• Complete archieven en dossiers;
• Eenduidige zoekingangen en structuur in de informatie;
• Digitale duurzaamheid;
• Geautoriseerd gebruik van informatie.

Wil je meer weten over archiefbeheer met Xtendis? Neem dan contact met ons op!