Centraal archief

Eén centraal digitaal archiefsysteem voor alle documenten

Ben jij binnen jouw organisatie ook veel tijd kwijt aan het zoeken naar documenten die op diverse off- en online plaatsen zijn gearchiveerd? Dan is jouw organisatie toe aan een digitaal archief.

Stel je eens voor….

Volledige controle over alle documenten binnen jouw organisatie, waar je je ook bevindt. Met één druk op de knop de beschikking over de juiste informatie. Dit is mogelijk met Xtendis informatiemanagement vanaf elk willekeurig device.

Ben je benieuwd wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen?

 

Bespaar kosten met digitaal archief software Xtendis

Xtendis is een digitaal archief, ook wel digitaal archiefsysteem of elektronisch depot genoemd, waarmee zowel gescande papieren documenten als elektronische documenten gestructureerd op één plek opgeslagen worden. Deze zijn vervolgens voor ieder geautoriseerde medewerker vanaf elke werkplek direct toegankelijk in het digitaal archief. Met digitaal archief software wordt het archiveren grotendeels automatisch gearchiveerd. Ons slimme software herkent en classificeert automatisch door het gebruik van Artificial Intelligence (AI) en Robotic Process Automation (RPA). Op basis van eerdere handelingen weet ons digitaal archief software Xtendis waar jij jouw documenten wilt archiveren. 

Kiezen voor Xtendis is dus kiezen voor gebruiksgemak en de knowhow van Expansion. De dagen van wanordelijke fysieke documenten in een papieren archief zijn dus voorbij! Met ons digitaal archief kun je snel en makkelijk bepaalde documenten terugvinden en ook op een eenvoudige manier nieuwe bestanden uploaden. Met Xtendis als digitaal archiefsysteem:

Door alle documenten digitaal te archiveren met Xtendis kun je grote hoeveelheden documenten makkelijk en veilig beheren in onze digitale archieven.

Waarom digitaal archiveren?

Wordt er binnen de organisatie nog gewerkt met fysiek archiveren en houden jullie dossiers zoals personeelsdossiers op papier bij? Dan herken je vast dat dit wel eens voor problemen kan zorgen. Zo kunnen documenten verdwijnen en weet je niet meer wat de meest recente versie is. Dit kan erg vervelend zijn wanneer je iets nodig hebt. Zulke soort problemen voorkom je met een digitaal archief middel Xtendis. Door jouw archief te digitaliseren bespaar je tijd en geld.

Wat zijn de voordelen van digitaal archiveren

Gebruikmaken van het digitaal archief van Xtendis heeft veel voordelen. Een aantal redenen om te kiezen voor een digitaal archief in Xtendis zijn:

• Je voldoet altijd aan de wetgeving dankzij onze veilige opslag van documenten.
• Je kunt een digitaal document snel en makkelijk terugvinden.
• Digitaal archief Xtendis heeft meer dan 4 miljoen gebruikers en 2 miljard documenten.
• We zijn NEN- EN -ISO 27001 gecertificeerd.
• We hebben een ISAE 3402 Type II-verklaring.
• Er zijn uitgebreide koppelingsmogelijkheden. 
• Je krijgt volledige begeleiding tot succesvolle ingebruikname.
• We hebben ook digitaal archief software voor jouw branche.
• Eén systeem voor meerdere toepassingen.
• Digitaal archief Xtendis kan zowel in de Cloud als on premise gebruikt worden.

Xtendis als Enterprise Management Systeem

Xtendis is meer dan een digitaal archief software. Xtendis is een Enterprise Information Management systeem waarmee alle informatiestromen binnen een organisatie geordend kunnen worden opgeslagen. Xtendis maakt het werken binnen een organisatie een stuk gemakkelijker. Dankzij een digitaal archief kunnen documenten en dossiers gemakkelijk worden gevonden en worden bewerkt. De documenten zijn voor alle geautoriseerde werknemers altijd en overal beschikbaar. Naast een digitaal archief kent Xtendis, dankzij het modulaire karakter, nog veel meer oplossingen. Zo biedt Xtendis ook de volgende oplossingen:

• Digitaal contractbeheer
• Digitaal dossier
• Digitale factuurverwerking
• Digitale postregistratie

Naadloze integratie

In onze visie is de toegevoegde waarde van een digitaal archief het grootst als deze is geïntegreerd is in de totale informatievoorziening van een organisatie. Met een standaard koppeling kunnen digitale documenten en dossiers vanuit document management systeem Xtendis vanuit andere systemen worden opgevraagd. Bovendien kunnen gegevens uit andere systemen gebruikt worden om documenten en dossiers in Xtendis vast te leggen en vindt het beheer van gegevens centraal plaats. Lees hier welke koppelingen allemaal mogelijk zijn.

Xtendis, het nr. 1 digitaal archief systeem

Vele honderden organisaties gebruiken de digitale archivering van Xtendis succesvol en hebben procesverbeteringen gerealiseerd die zonder Xtendis ondenkbaar zijn. Onder meer Credit Life en Dekker Zevenhuizen gebruiken Xtendis succesvol voor digitaal archiefbeheer. Klik op het logo om de casestudy te kunnen downloaden.

Wil je weten wat Xtendis voor jouw organisatie kan betekenen? Vul geheel vrijblijvend onderstaand formulier in. Binnen 1 werkdag ontvang je inzicht in de kansen, tijdsbesparing en terugverdientijd van Xtendis.