Online Archief

Alle documenten in de cloud

De werkwijze vóór het online archief

Er was een tijd dat je genoeg had aan de kartonnen hangmap met hierin de dossiers met alle belangrijke informatie. Lekker gemakkelijk, binnen handbereik, en omdat jij jouw eigen logica in opbergen had, kon je alles snel vinden. Sterker nog; het gaf je een goed gevoel om jouw zaakjes van archivering zo goed op orde te hebben. Veel collega’s kwamen zelfs bij je vragen om informatie en naar specifieke documenten. De tijden zijn veranderd. Je werkt allang niet meer op één vaste werkplek. Het papieren dossier is onbereikbaar als je bij de klant bent, onderweg of thuis werkt. De informatie die je toegestuurd krijgt, is bovendien 90% digitaal en meestal via de mail verstuurd. Voor uitgebreid zoeken is ook geen tijd, iedereen wil immers alle informatie meteen bij de hand hebben.

Jouw collega’s hebben inmiddels zo hun eigen manier gevonden om hun informatie op te slaan. Hoe ze dat doen? Geen idee. Maar je merkt wel dat je er zelf steeds langer over doet om de juiste informatie te vinden. De informatie die je nodig hebt staat gedeeltelijk nog op papier en gedeeltelijk in een eigen ordening op de server. Dit zorgt voor wanorde op de server. Misschien heb je meer dan eens het gevoel in het Nationaal Archief op zoek te zijn naar één pagina als je door persoonlijke mappen van collega’s wroet. Misschien heeft jouw collega van ICT-beheer al meerdere malen verzocht jouw mailbox en netwerkschijf eens op te schonen. Het loopt de spuigaten uit. 

Wil jij ook weer terug naar vroeger, naar een beheersbare omgeving waarin je snel en gemakkelijk jouw informatie kon vinden, zonder het gevoel van de controle kwijt te zijn? Dan is dit het moment om mee te gaan met de tijd, maar zonder de wanorde. Tijd om te kiezen voor een handig online archief! 

Alle documenten in de cloud

Met Xtendis Online vind je snel en eenvoudig al jouw informatie. Net zoals vroeger, maar dan beter, veiliger, en onafhankelijk van tijd en plaats. Xtendis is een document management systeem (DMS) dat je in de cloud gebruikt. Xtendis is het online archief voor al je belangrijke documenten en informatie. 

In een volledig beveiligde omgeving geniet je van de voordelen van een schaalbaar en betaalbaar DMS. Vanaf iedere werkplek met een internetverbinding vind je snel en eenvoudig jouw documenten. Geen ingewikkelde inlogprocedures of VPN-verbindingen. Een gebruikersnaam en wachtwoord is voldoende om via een beveiligde verbinding jouw informatie te raadplegen.

Met Xtendis kun je bovendien makkelijk papieren documenten scannen, zodat je al je belangrijke informatie digitaal kunt beheren. Je zult dagelijks de voordelen ervaren als je thuiswerkt of bij jouw klanten zit. 

In een handomdraai kun je in Xtendis al je documenten vinden. Bovendien is Xtendis veel veiliger dan hangmappen en mappen op losse laptops. We zijn erg streng in onze informatiebeveiliging; zo kan de beheerder toegang verlenen voor elke gebruiker. Elke gebruiker ziet niet meer dan hij of zij recht toe heeft. Heeft jouw bedrijf nog archieven en collecties met cv’s en sollicitatiebrieven? Dan is het tijd om dit op te ruimen, dit is vaak niet GDPR compliant. Met Xtendis is dit geen probleem, je voldoet altijd aan de wettelijke bewaartermijn van documenten. 

De voordelen van Xtendis Online

• Veilig Nederlands datacenter.
• Flexibel in data en functionaliteit.
• Geen investeringen meer in dure servers en netwerkverbindingen oftewel; Managed Server.
• Vast bedrag per maand.
• Altijd de informatie bij de hand.
• Aparte app voor mobiel gebruik.
• Xtendis Online voldoet aan de GDPR of General Data Protection Regulation.

Ben je klaar om over te schakelen van een fysiek archief naar een online archief? Vraag dan hieronder snel en makkelijk informatie aan.