Records Management met Xtendis

Xtendis kent u wellicht als document management systeem. Maar wist u dat het ook op records management gebied de nodige functionaliteiten bezit?

  1. Met het platform Xtendis bewaart u naast digitale documenten, ook andere bestanden waaronder e-mails, afbeeldingen, geluidsfragmenten, en beeldmateriaal.
  2. Bovendien slaat Xtendis de informatie op die samenhangt met de levenscyclus van een object en het beheer ervan. Van bestandscreatie tot -vernietiging.

Xtendis zorgt ervoor dat u kunt aantonen dat een specifieke gebeurtenis heeft plaatsgevonden. Wetgeving kan een belangrijke reden voor u zijn om met RMA aan de slag te gaan. De daadwerkelijke inhoud van een object is hierin van ondergeschikt belang.

Xtendis RMA geeft u antwoord op de volgende vragen:

  • HOE is een bestand tot stand gekomen?
  • WAT moet er met het bestand gebeuren?
  • WIE is er verantwoordelijk voor het bestand?
  • WELK proces is gevolgd?

Records Management functionaliteiten van Xtendis

Beheer
Xtendis heeft een specifieke beheeromgeving, de cockpit, die u in staat stelt om processen in te regelen, bewaar- en vernietigingstermijnen in te stellen, archieven of gedeelten ervan over te brengen. De cockpit omvat audit trail mogelijkheden om vast te stellen, wie, wat, wanneer gedaan heeft.

Processen
Via automatische importprocessen kunt u bestanden toevoegen aan het Xtendis. Tijdens dit proces voegen we kenmerken toe waaruit het ontstaan ervan kunnen herleiden. In Xtendis kan u ook werkprocessen vastleggen. Deze zogenaamde workflows bepalen wat er met een bestand moet gebeuren (Bijvoorbeeld controleren, publiceren, of goedkeuren).

Vindbaarheid
Xtendis maakt het mogelijk om vele kenmerken bestand vast te leggen waarop een bestand kan worden teruggevonden. Per bestand legt u onder andere vast; de status, de eigenaar, de auteur, de datum van creatie en vernietiging, en de documentsoort. Hierdoor kan informatie snel en gemakkelijk vinden en daarnaast aantonen wie ervoor verantwoordelijk is.

Versiebeheer
Xtendis zorgt ervoor dat u altijd weet welke versie van een object de meest recente is en wie hiervoor verantwoordelijk is. Een wijziging op een bestand leidt altijd tot een nieuwe (sub)versie zonder overschrijving van de vorige versie.

Archiveren
Tijdens het aanmaken van een nieuw document wijzigt Xtendis dit bestand automatisch naar een onwijzigbaar archiefformaat. Ook bepaalt u bij vastlegging de levensduur van het bestand. Zo voorkomt u dat bestanden onnodig of onterecht lang bewaard blijven, hetgeen in strijd kan zijn met de geldende wetgeving.

De voordelen van Xtendis Records Management

    • Automatische archivering, overbrenging en vernietiging van bestanden;
    • Beheeromgeving met audit trail mogelijkheden;
    • Optimale vindbaarheid van bestanden;
    • Integratiemogelijkheden met andere systemen;
    • Geïntegreerd versiebeheer.

Vraag nu vrijblijvend informatie aan