Digitaal communiceren met jouw klanten

Je wilt je onderscheiden van jouw concurrenten. In een tijd waarin klantentrouw steeds lastiger te realiseren lijkt, is dat geen gemakkelijke opgave. Jouw klanten verwachten van jouw organisatie een hoge servicegraad, 24/7 bereikbaarheid en korte reactietijden op hun vragen, klachten of bestellingen. Digitale communicatie is onmisbaar om de klantverwachtingen te kunnen overstijgen.

Aan de andere kant is er ook nog een doelgroep die je benadert op een traditionele manier zoals via telefoon, post of zelfs soms nog de fax. Deze communicatie-tweedeling is vaak lastig te ondersteunen. Multichannelling, ook wel multichannel communicatie of multichannel management genoemd, biedt dan uitkomst.

Wat is multichannel communicatie?

Multichannel communicatie is de uitwisseling van informatie met jouw klanten of andere stakeholders, langs diverse communicatie-kanalen. Hiervoor worden websites en portalen ingezet, maar ook Whats-app, e-mail, post en telefoon zijn mogelijke communicatie-kanalen, die dit proces ondersteunen.

Multichannel ondersteuning in de praktijk

Binnen jouw organisatie zal je allereerst de diverse kanalen in kaart moeten brengen. Alle communicatie die van belang is om vast te leggen en afkomstig uit meerdere kanalen wil je duurzaam bewaren. Dit zijn onder andere afspraken, bestellingen, klachten, et cetera. Hieronder worden deze kanalen nader toegelicht.

  • Websites en portalen: voor de uitwisseling van informatie biedt je jouw klanten een internetsite waar men informatie kan vinden in de vorm van documenten, of via webformulieren een vraag of bestelling kunnen doen. Een onderliggende structuur in de vorm van een digitaal klant-, of orderdossiers is dan noodzakelijk. Maar hoe realiseer je dat?

  • E-mail: je ontvangt dagelijks e-mail in jouw persoonlijke mailbox of op het centrale bedrijfsmailadres. In de praktijk een hele klus om deze mails op te slaan in het juiste dossier. Misschien print je zelfs de mails nog uit om ze vervolgens in te scannen of fysiek te archiveren. Eigenlijk ben je op zoek naar een manier om mails zoveel mogelijk direct en automatisch te archiveren. Zou dit mogelijk zijn?

  • Post: hoewel de stroom kleiner wordt, ontvang je nog steeds post. Snelheid van afhandeling is belangrijk, grip op het verwerkingsproces is key. Je bent op zoek naar een systeem dat jou ondersteunt in het registreren, scannen, classificeren, distribueren en digitaal archiveren van jouw documenten. Maar bestaat zo’n systeem?

Xtendis als basis voor multichannel management

Met de inzet van document management systeem Xtendis ondersteun je multichannel communicatie op een eenduidige wijze. Je vindt alle e-mail, post, en formulieren terug op één centrale plek. Vanuit Xtendis koppel je eenvoudig met websites, portalen en andere applicaties. De post scan je en stuur je vervolgens digitaal en geautomatiseerd door de organisatie.

Natuurlijk is Xtendis veilig in gebruik. Uitgebreide autorisatiemogelijkheden en beveiligingsprotocollen schermen de privacy gevoelige gegevens van jouw klanten zorgvuldig af.

De voordelen van multi-channel communicatie

De voordelen van Xtendis in de ondersteuning van multi-channel communicatie zijn onder meer:

  • het flexibel kunnen inrichten en aanpassen naar werkwijze die binnen jouw organisatie wordt gehanteerd;
  • integratiemogelijkheden met jouw andere applicaties en website(s);
  • digitale workflow voor een efficiënte afhandeling van jouw processen;
  • je hebt inzicht in de status van processen;
  • je vindt snel de juiste en complete informatie;
  • er is één uniforme werkwijze voor zowel digitale als analoge processen.

Diverse organisaties in verschillende marktsegmenten maken succesvol gebruik van deze mogelijkheden. Klik hier voor onze referentielijst voor het vinden van een klant in jouw branche.

Vraag nu vrijblijvend informatie aan