Efficiënt documentbeheer dankzij Document Management Software

Een document heeft een levenscyclus. Hier zijn verschillende handelingen aan verbonden. Dit begint bij de creatie van een document en eindigt bij de vernietiging ervan. Tussen creatie, vaak scanning, en de vernietiging van een document gebeurt er nogal wat. Je raadpleegt, bewerkt, archiveert of stuurt ze door. Ten slotte vernietigt je documenten. Document Management Software zorgt voor efficiënt documentbeheer.

Behoud controle met Xtendis

Document Management Software Xtendis houdt controle over de grote hoeveelheid documenten en organiseert de handelingen die hiermee samengaan. Bekijk hieronder de Xtends DMS video.

 

Referenties

Onder meer de volgende klanten maken succesvol gebruik van documentmanagement software Xtendis. Klik op het klantlogo voor het kunnen downloaden een casestudy.

egis maasdriel  

Vraag nu vrijblijvend informatie aan


Het geoptimaliseerde proces

Invoer van alle documenten

Het toevoegen van documenten kan op verschillende manieren. Het uitgangspunt is dat het voor jou zo eenvoudig en gebruikersvriendelijk mogelijk moet zijn. Voor papieren documenten gebruikt Xtendis een scanner of multifunctionele kopieermachine om documenten te scannen. Digitaal documenten houden we vooral digitaal en importeren we rechtstreeks in Xtendis. Voor bijvoorbeeld de Office-omgeving heeft Xtendis een standaard plugin beschikbaar die u in staat stelt om de documenten direct te archiveren.

Distributie (workflow) documenten

Na de invoer van documenten kan de digitale distributie van start gaan. Dit kan elke willekeurige digitale documentenstroom zijn, bijvoorbeeld een digitale poststroom of de factuurstroom. 

De ontvanger krijgt een e-mail met hierin een verwijzing naar het originele digitale document. Het document wordt dus maar een keer opgeslagen. Wel zo efficiënt! De actiebuttons geven aan wat je met het document moet doen. Bijvoorbeeld goedkeuren, afkeuren, wachten of doorsturen naar een andere medewerker. Deze actiebuttons zijn binnen Xtendis beschikbaar en afhankelijk van de rechten die de gebruiker heeft.

Archiveren van documenten

Document management software Xtendis gebruikt indexkenmerken om documenten vast te leggen. Als het mogelijk is zullen we kenmerken automatisch toevoegen. Xtendis is uniek in de vele automatische importprocessen van verschillende bestandsformaten. Je archiveert hierdoor moeiteloos en automatisch vele documentsoorten. Mocht handmatig indexeren toch noodzakelijk zijn, dan zullen we de inrichting zo maken dat jouw inspanningen minimaal zijn.

Nadat een document van kenmerken is voorzien, is het vanzelfsprekend direct gearchiveerd. Iedereen met de juiste rechten kan een document raadplegen, printen of downloaden. Enkele eigenschappen die Xtendis in zich heeft zijn:

  • Check in/ check-out functionaliteit: zorgt ervoor dat documenten, die in bewerking zijn, niet kunnen worden overschreven.
  • Versiebeheer: in het verlengde van de check in /check out functionaliteit bestaat er binnen Xtendis de mogelijkheid om versiebeheer toe te passen.
  • Roll-back: oude versies worden nooit overschreven en blijven bewaard, waardoor je kunt teruggevallen op eerder gemaakte versies.
  • Audit trail: Xtendis monitort en legt de handelingen vast binnen deze functionaliteit. Het geeft  antwoord op de vragen:
    o Wie heeft een handeling uitgevoerd? 
    o Wat is er met het document gebeurd?
    o Wanneer, op welk tijdstip is er wat met het document gebeurd?

Xtendis bewaart en toont alle documenten in PDF-A of Tiff formaat. Hiermee waarborgt het de integriteit en de authenticiteit van het document. Bijkomend voordeel is dat Xtendis een PDF-bestand sneller kan tonen dan een Word-document.

E-mail archivering

De noodzaak om e-mails te archiveren neemt toe. E-mail kun je in Xtendis via de Office Plug-in opslaan. Per mail bepaal jijzelf of het e-mailtje archiefwaardig is en waar het wordt opgeslagen. Bij een mailwisseling, is het gemakkelijk dat Xtendis de kenmerken onderwerp, afzender, et cetera automatisch wordt ingevuld of hergebruikt.

Behalve de eenvoudige archivering van jouw persoonlijke e-mail is het natuurlijk ook mogelijk om specifieke mailboxen in zijn geheel automatisch te archiveren.

Vernietigen van documenten

Hoewel de eigenschap van Xtendis is om digitale documenten op een duurzame manier te bewaren, kunnen er redenen zijn om documenten te vernietigen. Vaak is de wetgeving hierin een drijvende kracht. Maar het kan natuurlijk ook zo zijn dat om bedrijfs- of ICT-technische redenen niet mogelijk is om documenten nog langer in Xtendis te behouden. 

Xtendis ondersteunt de gehele levenscyclus van het document. Met een bewaartermijn op een document bepaal je bij creatie de levensduur van het document. Je kunt documenten natuurlijk alleen gecontroleerd verwijderen met de juiste rechten. De vernietiging van documenten kan ook vanuit een extern systeem getriggerd worden.

Voordelen van document management platform Xtendis

  • Tijdsbesparing. Gemiddeld besteed je 7 uur per week aan het zoeken naar informatie. Een groot gedeelte hiervan is document gerelateerd. Met Xtendis heb je direct toegang tot documenten. 
  • Toegankelijkheid. Met meerdere collega’s tegelijk, en vanaf ieder device.
  • Besparing van ruimte. Stapels papier behoren tot het verleden
  • Integriteit. Ieder document in Xtendis is onwijzigbaar opgeslagen in PDF-A of TIFF.
  • Veiligheid. In Xtendis is het mogelijk om tot op documentniveau de juiste rechten in te stellen. Daarnaast vindt er een logging van de activiteiten plaats.

Vraag nu vrijblijvend informatie aan