Digitale polisdossiers: altijd de juiste informatie en in de juiste context

Je herkent het vast wel: met betrekking tot werknemers, cliënten of polishouders moet je grote verzamelingen uiteenlopende documenten bij elkaar en op orde houden. Die documenten kunnen sterk uiteenlopen: contracten, polisbladen, schademeldingen, verzekeringen, pensioenregelingen et cetera.

In het kader van wet- en regelgeving is het essentieel om orde in die belangrijke informatie te scheppen en te houden. Je móet zeker weten dat alle vereiste documenten aanwezig zijn, dat ze actueel zijn en dat alleen documenten die er in mogen zitten, er in zitten. Documenten die er in het kader van privacywetgeving niet meer in het archief aanwezig zouden moeten zijn, móeten op tijd worden vernietigd. Op straffe van forse boetes.

Het efficiënt en consistent beheer van polisdossiers is kortom lastig en ligt gevoelig. Het is een bekend probleem. Expansion heeft daarvoor een adequate oplossing: digitale polisdossiers met DMS Xtendis. Dat verzekert jou ervan dat je altijd over de juiste en actuele informatie in de juiste context kunt beschikken. Ieder document op elk moment direct digitaal beschikbaar.

Volledige controle over het beheer van de polisdossiers

Het meest voorkomende probleem is dat veel polisinformatie nog (deels) op papier staat. En zelfs als het al digitaal is, staat het (deels) in de mailbox of (deels) op de lokale harde schijf van een medewerker op een ander afdeling of (deels) ‘ergens op de netwerkschijf’. Daarmee ontbreekt ieder inzicht en overzicht.

Met de inzet van document management systeem Xtendis worden alle documenten overzichtelijk bij elkaar gepresenteerd. De informatie in een digitaal polisdossier is niet alleen beter, altijd en overal beschikbaar, maar kan ook beter worden beheerd en beveiligd tegen onbevoegd gebruik. 

Met inzet van DMS Xtendis ben je volledig ‘in control’. Je krijgt automatisch een melding wanneer documenten moeten worden herzien of verwijderd. Je krijgt melding wanneer overeenkomsten opnieuw moeten worden aangegaan of juist opgezegd. Je kunt op elk moment anticiperen op vragen van of veranderingen in de situatie bij jouw klanten.

Verbetering van dienstverlening dankzij digitaal polisdossier

Elk document met betrekking tot het polisdossier wordt (eventueel eerst gedigitaliseerd en vervolgens) automatisch gekoppeld aan het juiste dossier op basis van een uniek polisnummer. Daarnaast kunnen kenmerken als klantnaam, soort polis, documenttype, onderwerp, et cetera eveneens geautomatiseerd als zoekcriterium aan het document worden toegevoegd. Door deze kenmerken zijn alle documenten in het digitale polisdossier snel en eenvoudig terug te vinden.

Mits je de juiste bevoegdheden hebt uiteraard. In veel gevallen zitten er in zo’n dossier namelijk documenten met daarop privacygevoelige informatie. Die documenten worden automatisch via de rechten en bevoegdheden in DMS Xtendis beschermd tegen onbevoegde ogen of verkeerd gebruik. Alle acties rondom de polisdossiers worden geregistreerd en vastgelegd. Daarmee kun je altijd traceren wat er is gebeurd met het dossier. Je bespaart niet alleen tijd, moeite, ruimte en geld door DMS Xtendis, maar je bent doordat ieder document direct beschikbaar is, vooral in staat de dienstverlening naar jouw klanten te optimaliseren. Met een hogere klanttevredenheid als gevolg. En een tevreden klant blijft makkelijker klant.

Digitaal polisdossier koppelen aan backoffice

DMS Xtendis kan worden gekoppeld aan alle gangbare backoffice applicaties, zoals het financieel-, CRM-, of HR-systeem dat binnen jouw organisatie in gebruik is. Vanuit die backoffice applicaties kunnen de medewerkers alle polisbladen of andere relevante documenten direct opvragen. Daarbij kunnen ze desgewenst in het polisdossier nog digitaal aantekeningen maken bij het document en die erbij opslaan. Ze kunnen vanuit het polisbeheer automatisch via de gekoppelde workflow-functionaliteit taken krijgen toebedeeld in hun eigen werkomgeving van de backoffice applicatie.

Een ander bijkomend voordeel van het koppelen met achterliggende back-office applicaties is dat ook relevante aanvullende informatie uit andere systemen beschikbaar is. Dat gaat je met een papieren polisdossier niet lukken… Expansion biedt jou met DMS Xtendis de garantie dat het wel lukt.

Referenties

Uiteenlopende organisaties in diverse branches gebruiken Xtendis succesvol voor digitale polisdossiers. Klik op het logo voor het kunnen downloaden van de casestudy:

hfs-1

Wil je meer weten over de inzet van DMS Xtendis voor digitale polisdossiers?

Vraag vrijblijvend meer informatie aan!

Vul nu je gegevens in en ontvang binnen één werkdag meer informatie over de voordelen van digitale polis dossiers met DMS Xtendis.


Lees ons privacy statement als je wilt weten hoe wij met jouw gegevens omgaan