Alle documenten in één digitaal personeelsdossier

Een digitaal personeelsdossier vormt een bundeling van digitale documenten en bestanden die betrekking hebben op een individuele medewerker van een organisatie. Met een digitaal personeelsdossier kan een werkgever binnen enkele seconden alle nodige informatie terugvinden, zoals arbeidsovereenkomsten. Dit is een groot verschil met papieren dossiers, die vaak erg ontoegankelijk zijn.

DMS Xtendis is het grootste online Document Management Systeem van Nederland, waarin je je personeelsdossiers op het hoogst mogelijke beveiligingsniveau kunt bewaren. Expansion geeft je bovendien graag advies, bijvoorbeeld over relevante wetgeving zoals over de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Je kunt op ons vertrouwen, wij hebben immers al meer dan 30 jaar ervaring!

Waarom overstappen op een digitaal personeelsdossier?

Striktere wet- en regelgeving maakt het steeds noodzakelijker om personeelsdossiers in digitale vorm te beheren. Met DMS Xtendis kan de authenticiteit en integriteit van de documenten in personeelsdossiers beter gewaarborgd worden. De volledigheid van ieder dossier is continu inzichtelijk. DMS Xtendis kan automatisch documenten selecteren die om wettelijke redenen verwijderd moeten worden, bijvoorbeeld door het verlopen van de bewaartermijn.

DMS Xtendis dwingt een vaste structuur af, waardoor personeelsdossiers overzichtelijker worden en documenten sneller zijn terug te vinden. Xtendis biedt de mogelijkheid om makkelijk en veilig alle dossiers te bewaren.

Personeelsleden en hun managers kunnen, indien gewenst, toegang krijgen tot de relevante delen van hun digitale personeelsdossiers. Het archief kan automatisch notificaties genereren zodra nieuwe documenten worden vastgelegd, waardoor HRM-afdelingen documenten niet langer fysiek en/of per e-mail hoeven te verzenden. Bekijk hieronder de animatie.

Tijdsbesparing dankzij digitale personeelsdossiers

Met een digitaal personeelsarchief bespaar je tijd op het onderhoud en zijn de personeelsdossiers altijd actueel en volledig. Het opbergen van personeelsdocumenten vereist vrijwel geen menselijke inspanning. De gearchiveerde documenten zijn met één druk op de knop terug te vinden en direct beschikbaar voor gelijktijdige raadpleging.

Een digitaal personeelsdossiers zorgt voor kwaliteitsverbetering

Een papieren dossier bevat vaak slechts een deel van de bij een personeelslid horende documenten, zoals beoordelingsverslagen en contracten. Andere documenten, zoals salarisslips, jaaropgaven en e-mails, zitten in andere systemen en zijn vaak niet toegankelijk voor de betreffende personeelsmedewerker. In een digitaal personeelsdossier kunnen zowel de digitale als de papieren documenten eenvoudig worden gearchiveerd en beheerd in één centrale omgeving.

Juiste personeelsdossier direct opvraagbaar 

Digitale personeelsdossiers kunnen worden gekoppeld aan zowel intern HRM-systemen als externe portals (e-HRM, Employee Self Service, Employer/Manager Self Service). Mutaties uit HRM-systemen kunnen automatisch aan het digitale archief worden doorgegeven. Voor nieuwe medewerkers worden bijvoorbeeld automatisch dossiers aangemaakt. Documenten die medewerkers via portalen uploaden, worden automatisch in hun dossier vastgelegd en in een workflow proces ter behandeling aangeboden.

Goede security randvoorwaarde voor elektronische personeelsdossiers

Om de privacygevoelige gegevens in een elektronisch of digitaal personeelsdossier te kunnen beheren, is een goede security een randvoorwaarde. Een goed digitaal archiefsysteem biedt uitgebreide beveiligingsmogelijkheden waarmee de toegang tot het complete systeem, specifieke archieven, specifieke dossiers en zelfs specifieke documenten binnen een dossier kunnen worden afgeschermd voor ongeautoriseerde gebruikers. Hierbij wordt rekening gehouden met de nieuwe privacywet.

Gedaan met het papieren personeeldossier

Ga je een personeelsdossier digitaliseren? Dan is het belangrijk om te weten dat de originele papieren dossiers niet zomaar vernietigd mogen worden. Pas als de gedigitaliseerde personeelsdossiers juist gescand zijn, correct opgeslagen zijn en een goede beveiliging hebben, mogen papieren dossiers verwijderd worden. Toch kiezen veel bedrijven ervoor om de gegevens in het personeelsdossier te behouden als bewijs. Een onderhandse akte zoals een arbeidsovereenkomst wordt door veel bedrijven bewaard, indien deze akte als bewijs moet gebruikt worden. Wij bespreken graag met je wat je kunt doen met de originele documenten en hoe deze documenten vernietigd kunnen worden op een manier waarbij de gegevens beschermd blijven.

Voordelen van digitale personeelsdossiers met Xtendis

  • Efficiente vastlegging van alle relevante documenten.
  • Alle dossiers en (gescande) documenten zijn direct beschikbaar voor raadpleging.
  • Geïntegreerde oplossing voor alle documentsoorten, digitaal en papier.
  • Optimale inzichtelijkheid in volledigheid van dossiers.
  • Automatisch opschonen van documenten die om wettelijke redenen verwijderd moeten worden.
  • Mogelijkheden voor digitale inzage voor personeelsleden en managers.
  • Optimaal beveiligd tegen ongeautoriseerde toegang.
  • Eenvoudig voldoen aan alle relevante wet- en regelgeving.

Digitale personeelsdossiers voor jouw organisatie?

Met haar standaard Document Management Systeem Xtendis implementeerde Expansion digitale personeelsdossiers voor diverse organisaties in uiteenlopende branches, waaronder:

  • Banken
  • Handel & Industrie
  • Onderwijs
  • Pensioenfondsen
  • et cetera

Kies voor Expansion en Xtendis voor de digitalisering van personeelsdossiers

Overschakelen op digitale dossiers? Daar helpen wij je graag mee. Expansion is al jaren actief en we kennen de kneepjes van het vak en van de wetgeving. We kunnen dus al je vragen beantwoorden, of ze nu technisch, functioneel, organisatorisch of juridisch (AVG/GDPR) van aard zijn. Maak een afspraak voor een oriënterend gesprek!

Referenties:

Onder meer de volgende klanten gebruiken Xtendis succesvol voor het digitaal beheren van hun personeelsdossiers. Klik op een onderstaand klantlogo voor het downloaden van de casestudy.

heineken-1 mediq sodexo

Integratie HR-systemen

Xtendis wordt vaak gekoppeld aan het HR-systeem zodat een geïntegreerd digitaal personeelsarchief ontstaat. Er zijn onder meer koppelingen voor AFAS, Peoplesoft, SAP en SuccesFactors. Hier zie je een groter overzicht van de systemen waarmee Xtendis gekoppeld is.

Wil je graag meer informatie over digitale personeelsdossiers in Xtendis?

Vraag vrijblijvend meer informatie aan!

Vul nu je gegevens in en ontvang binnen één werkdag meer informatie over de voordelen van digitale personeelsdossiers met DMS Xtendis.


Lees ons privacy statement als je wilt weten hoe wij met jouw gegevens omgaan