Alle documenten in één digitaal personeelsdossier

Een digitaal personeelsdossier vormt een bundeling van digitale documenten en bestanden die betrekking hebben op een individuele medewerker van een organisatie.

Striktere wet- en regelgeving maakt het steeds noodzakelijker om personeelsdossiers in digitale vorm te beheren. Met een digitaal personeelsarchief kan de authenticiteit en integriteit van de documenten in personeelsdossiers gewaarborgd worden. De volledigheid van ieder dossier is continu inzichtelijk. Een digitaal personeelsarchief kan automatisch documenten selecteren die om wettelijke redenen verwijderd moeten worden.

Een digitaal of elektronisch personeelsdossier dwingt een vaste structuur af, waardoor dossiers overzichtelijker worden en documenten sneller zijn terug te vinden.

Personeelsleden en hun managers kunnen, indien gewenst, toegang krijgen tot de relevante delen van hun digitale personeelsdossiers. Het archief kan automatisch notificaties genereren zodra nieuwe documenten worden vastgelegd, waardoor HRM-afdelingen documenten niet langer fysiek en/of per e-mail hoeven te verzenden. Bekijk hieronder de animatie.

Tijdsbesparing dankzij digitale personeelsdossiers

Met een digitaal personeelsarchief bespaart u tijd op het onderhoud en zijn personeelsdossiers altijd actueel en volledig. Het opbergen van personeelsdocumenten vereist vrijwel geen menselijke inspanning. De gearchiveerde documenten zijn met één druk op de knop terug te vinden en direct beschikbaar voor gelijktijdige raadpleging.

Digitaliseren personeelsdossiers zorgt voor kwaliteitsverbetering

Een papieren dossier bevat vaak slechts een deel van de bij het dossier horende documenten, zoals beoordelingsverslagen en contracten. Andere documenten, zoals salarisslips, jaaropgaven en e-mails, zitten in andere systemen en zijn vaak niet toegankelijk voor de betreffende personeelsmedewerker. In een digitaal personeelsdossier kunnen zowel de digitale als de papieren documenten eenvoudig worden gearchiveerd en beheerd in één centrale omgeving.

Juiste personeelsdossier direct opvraagbaar 

Digitale personeelsdossiers kunnen worden gekoppeld aan zowel intern HRM-systemen als externe portals (e-HRM, Employee Self Service, Employer/Manager Self Service). Mutaties uit HRM-systemen kunnen automatisch aan het digitale archief worden doorgegeven. Voor nieuwe medewerkers worden bijvoorbeeld automatisch dossiers aangemaakt. Documenten die medewerkers via portalen uploaden, worden automatisch in hun dossier vastgelegd en in een workflow proces ter behandeling aangeboden.

Goede security randvoorwaarde voor elektronische personeelsdossiers

Om de privacygevoelige gegevens in een digitaal of elektronisch personeelsdossier te kunnen beheren, is een goede security een randvoorwaarde. Een goed digitaal archiefsysteem biedt uitgebreide beveiligingsmogelijkheden waarmee de toegang tot het complete systeem, specifieke archieven, specifieke dossiers en zelfs specifieke documenten binnen een dossier kunnen worden afgeschermd van ongeautoriseerde gebruikers.

Voordelen van elektronische personeelsdossiers

  • Efficiente vastlegging van alle relevante documenten.
  • Ieder dossier en document direct beschikbaar voor raadpleging.
  • Geïntegreerde oplossing voor alle documentsoorten, digitaal en papier.
  • Optimale inzichtelijkheid in volledigheid van dossiers.
  • Automatisch opschonen van documenten die om wettelijke redenen verwijderd moeten worden.
  • Mogelijkheden voor digitale inzage voor personeelsleden en managers.
  • Optimaal beveiligd tegen ongeautoriseerde toegang.

Digitale personeelsdossiers voor uw organisatie?

Met haar standaard document management systeem Xtendis implementeerde Expansion digitale personeelsdossiers voor diverse organisaties in uiteenlopende branches, waaronder:

  • Banken
  • Handel & Industrie
  • Onderwijs
  • Pensioenfondsen
  • et cetera

Referenties:

Onder meer de volgende klanten gebruiken Xtendis succesvol voor digitaliseren van personeelsdossiers. Klik op een onderstaand klantlogo voor de casestudy.

heineken-1 mediq sodexo

Integratie HR-systemen

Xtendis wordt over het algemeen gekoppeld met het HR-systeem zodat er een geïntegreerd digitaal personeelsarchief ontstaat. Zo zijn er onder meer standaardkoppelingen gerealiseerd met systemen zoals AFAS en SAP. Een compleet overzicht van systemen waarmee Xtendis is gekoppeld.

Wilt u graag meer informatie over digitale personeelsdossiers in Xtendis?

Vul het contactformulier in