Contractmanagement en document management in één oplossing

Veel contractmanagement oplossingen hebben geen goede functie voor documentbeheer. In Xtendis vormt goed documentbeheer juist het uitgangspunt.

Met behulp van een uitgebreide metadata-set kan contractbeheer gerealiseerd worden. De oplossing is flexibel, je zit dus niet vast aan velden die niet relevant zijn voor contracten.

Je kunt contracten vanuit verschillende bronnen invoeren: papieren contracten worden gescand, bestanden kunnen direct worden geïmporteerd vanuit Office en Outlook.

Xtendis biedt ruimte om ook aanvullende documenten die ontstaan tijdens en na het opstellen van contracten vast te leggen. Hierbij kan gedacht worden aan correspondentie of conceptversies. Ze kunnen op overzichtelijke wijze bij het contract worden gepresenteerd maar kunnen ook als zelfstandige documenten worden opgezocht en geraadpleegd. Met Xtendis kan contractmanagement als onderdeel van documentmanagement worden ingezet.

Voordelen van contractmanagement met Xtendis.

  • Actief bewaken van contracten.
  • Contractbeheerders worden met e-mails op de hoogte gebracht van het verlopen van termijnen.
  • Flexibel in te richten.
  • Je bepaalt zelf welke contractgegevens je gebruikt en zit niet vast aan algemene velden.
  • Duurzame archivering van alle documenten.
  • Uitgebreide zoekmogelijkheden voor contracten en bijbehorende documenten.
  • Overzichtelijk rapporteren.
  • Met de metagegevens kunnen gebruikers de contracten in ieder gewenst overzicht gepresenteerd krijgen. Bijvoorbeeld: contracten die binnenkort verlopen, per leverancier, per beheerder, per onderwerp, et cetera.
  • Zowel online als onsite beschikbaar.
  • Breder inzetbaar.
  • Je kunt Xtendis ook gebruiken voor het beheren van andere documentsoorten, zoals facturen, personeelsdossiers en (andere) correspondentie.

Referenties

Onder meer PGB Pensioendiensten gebruikt Xtendis succesvol voor contractmanagement. Klik op het logo voor het kunnen downloaden van de casestudy.

logo-pgb-pensioendiensten-cmyk-1

wil je meer weten over contractmanagement met Xtendis? 

Vraag nu direct informatie aan!

Binnen één dag ontvang je vrijblijvend meer informatie over de voordelen van digitaal contractbeheer met Xtendis. 


Lees ons privacy statement als je wilt weten hoe wij met jouw gegevens omgaan