Wat is digitaal contractbeheer met Xtendis?

Met het digitale platform Xtendis beheer je efficiënt contracten. Alle contracten sla je overzichtelijk in één digitaal archief op. Hierbij worden de contracten van verschillende kenmerken voorzien. In het digitale tijdperk kun je contracten digitaal opslaan én terugvinden! Contractmanagement en contractbeheer was nog nooit zo makkelijk. 

Is ieder contract direct opvraagbaar?

De documenten zijn op ieder moment en vanaf iedere werkplek binnen enkele seconden opvraagbaar. Dit kan op basis van één of meer van de kenmerken, documentdata of een willekeurig woord dat in een document voorkomt. Digitale contracten zijn dus eenvoudig en snel raadpleegbaar.

Tijdsbesparing bij het archiveren en raadplegen van contracten

Nieuwe documenten kunnen direct aan het juiste contractdossier worden toegewezen. Zo kun je bijvoorbeeld voor één persoon alle documenten behorend bij het contract op één plaats bewaren. Een eventuele koppeling met het primaire systeem dat bij jouw organisatie in gebruik is, zorgt voor automatische aanmaak van nieuwe dossiers. De documenten zijn met verschillende zoeksleutels snel te raadplegen.

Altijd op de hoogte van status contracten 

Vanuit Xtendis kunnen automatisch acties worden gegenereerd. Dit kan bijvoorbeeld worden ingezet voor het bewaken van de vervaldata bij contracten. Xtendis zorgt ervoor dat een medewerker automatisch per e-mail een herinnering krijgt over de acties die moeten worden ondernomen.

Is Xtendis beschermd tegen fraude? 

Contracten die digitaal in Xtendis zijn gearchiveerd zijn gegarandeerd veilig en onwijzigbaar opgeslagen. Daarnaast zijn de documenten dankzij uitgebreide autorisatiemogelijkheden beveiligd tegen ongeautoriseerd gebruik. Per medewerker kan worden vastgelegd tot welk archief en tot welke documenten hij/zij toegang heeft.

Wat zijn de voordelen? 

    • Tijdswinst bij het archiveren van documenten.
    • Besparing van archiefruimte.
    • Naast contractmanagement ook document management.
    • Automatische signalering status update.
    • Optimale toegankelijkheid van documenten.
    • Contracten in Xtendis zijn beschermd tegen calamiteiten zoals brand- en wateroverlast.
    • Uitgebreide autorisatiemogelijkheden zowel op functioneel als op documentniveau.

Branches waarin deze oplossing wordt gebruikt

Xtendis wordt bij honderden organisaties, in zowel MKB- en kleinbedrijf als multinationals, succesvol ingezet. Benieuwd of we ook ervaring in jouw branche hebben? Kijk op onze referentielijst of neem gerust vrijblijvend contact met ons op.

Veel gemaakte koppelingen

Het digitale archiefplatform Xtendis heeft uitgebreide koppelingsmogelijkheden. Inmiddels is er een indrukwekkende lijst van systemen waarmee een standaardkoppeling is gerealiseerd. 

Referentie

Onder meer PBG Pensioendiensten gebruikt Xtendis succesvol voor digitaal contractbeheer. Klik op het logo om de casestudy te kunnen downloaden.

logo-pgb-pensioendiensten-cmyk-1

Wil je meer weten over contractmanagement met Xtendis? Neem hieronder contact met ons op.

Vraag nu direct informatie aan!

Binnen één dag ontvang je vrijblijvend meer informatie over de voordelen van digitaal contractbeheer met Xtendis. 


Lees ons privacy statement als je wilt weten hoe wij met jouw gegevens omgaan