Efficiënt digitaal contractbeheer met Xtendis

Met het digitale platform Xtendis beheert u efficiënt uw contracten. Al uw contracten slaat u overzichtelijk in één digitaal archief op. Hierbij worden de contracten van verschillende kenmerken voorzien.  

Ieder contract direct opvraagbaar

De documenten zijn op ieder moment en vanaf iedere werkplek binnen enkele seconden opvraagbaar. Dit kan op basis van één of meer van de kenmerken, documentdata of een willekeurig woord dat in een document voorkomt.

Tijdsbesparing bij het archiveren en raadplegen van contracten

Nieuwe documenten kunnen direct aan het juiste contractdossier worden toegewezen. Een eventuele koppeling met het primaire systeem dat bij u in gebruik is, zorgt voor automatische aanmaak van nieuwe dossiers. De documenten zijn met verschillende zoeksleutels snel te raadplegen.

Altijd op de hoogte van status contracten 

Vanuit Xtendis kunnen automatisch acties worden gegenereerd. Dit kan bijvoorbeeld worden ingezet voor het bewaken van de vervaldata bij contracten. Een medewerker krijgt per e-mail automatisch een herinnering en kan zo op tijd actie ondernemen.

Optimaal beschermd tegen fraude 

Contracten die digitaal in Xtendis zijn gearchiveerd zijn gegarandeerd veilig en onwijzigbaar opgeslagen. Daarnaast zijn de documenten dankzij uitgebreide autorisatiemogelijkheden beveiligd tegen ongeautoriseerd gebruik. Per medewerker kan worden vastgelegd tot welk archief en tot welke documenten hij/zij toegang heeft.

Alle voordelen: 

    • Tijdswinst bij het archiveren van documenten.
    • Besparing van archiefruimte.
    • Naast contractmanagement ook document management
    • Automatische signalering status update.
    • Optimale toegankelijkheid van documenten.
    • Contracten in Xtendis zijn beschermd tegen calamiteiten zoals brand- en wateroverlast.
    • Uitgebreide autorisatiemogelijkheden zowel op functioneel als op documentniveau.

Branches waarin deze oplossing wordt gebruikt

Xtendis wordt bij honderden organisaties, in zowel MKB- en kleinbedrijf als multinationals, succesvol ingezet. Benieuwd of we ook ervaring in uw branche hebben? Kijk op onze referentielijst of neem gerust vrijblijvend contact met ons op.

Veel gemaakte koppelingen

Het digitale archiefplatform Xtendis heeft uitgebreide koppelingsmogelijkheden. Inmiddels is er een indrukwekkende lijst van systemen waarmee een standaardkoppeling is gerealiseerd. 

Referentie

Onder meer Timeos Pensioendiensten gebruikt Xtendis succesvol voor digitaal contractbeheer. Klik op het logo voor de casestudy.

logotimeos-1    

Vraag nu vrijblijvend informatie aan