Orderdocumenten optimaal toegankelijk dankzij digitaal archiveren in Xtendis

Dekker Zevenhuizen ontvangt iedere dag circa 1.200 orders. Elke order brengt een documentenstroom op gang bestaande uit onder meer een orderbevestiging, werktekeningen, picklist, vrachtbrief, factuur et cetera. Op jaarbasis leidt dit proces tot ongeveer 3 miljoen documenten. Het verwerken van deze enorme documentstroom was een grote kostenpost voor Dekker. Met name het archiveren van de documenten was een tijdrovende zaak.

Tijdsbesparing dankzij automatisch archiveren van zowel digitale als papieren documenten

De implementatie van het document informatie systeem Xtendis maakte aan deze situatie een einde. De documenten worden voortaan digitaal in Xtendis vastgelegd. Documenten die door Dekker zelf worden gegenereerd (vanuit Microsoft Axapta), worden als computer output volledig automatisch in het digitaal archiefsysteem Xtendis ingelezen. Papieren documenten worden met behulp van een scanner ingelezen. Vrachtbrieven zijn van barcodes voorzien, die door Xtendis worden afgelezen en automatisch als zoeksleutel aan de documenten worden verbonden. Kortom, het archiveren van de documenten vergt nu nog maar een fractie van de tijd die er vroeger mee gemoeid was.

Orderdocumenten direct opvraagbaar zowel vanuit Axapta als SharePoint

Medewerkers van Dekker Zevenhuizen kunnen nu met Xtendis alle documenten met betrekking tot een order binnen een seconde raadplegen. Men kan zowel individuele documenten vinden, bijvoorbeeld een specifieke picklist, als een compleet orderdossier, waarin alle documenten met betrekking tot een order bij elkaar zijn te raadplegen. De in Xtendis gearchiveerde orderdossiers zijn ook direct opvraagbaar vanuit de orderapplicatie, wat het zoeken naar een orderdossier nog eenvoudiger maakt voor de Microsoft Axapta-gebruikers.

Vraag nu direct informatie aan!

Binnen één werkdag ontvang je vrijblijvend meer informatie over de voordelen van het digitaal archiefsysteem Xtendis voor jouw organisatie.


Lees ons privacy statement als je wilt weten hoe wij met jouw gegevens omgaan