Document management systeem Xtendis gekoppeld aan AFAS Online

Bij SPF Beheer koppelde Expansion haar document management systeem Xtendis aan AFAS Online. Facturen worden vanuit Xtendis automatisch geboekt en kunnen vanuit AFAS Online worden opgevraagd.

SPF Beheer ondersteunt en adviseert het Spoorwegpensioenfonds en Stichting Pensioenfonds Openbaar Vervoer op het gebied van bestuursbediening, de pensioenadministratie en het vermogensbeheer. Met een beheerd vermogen van circa 20 miljard is het een middelgrote speler in de wereld van pensioenen & vermogensbeheer.

De organisatie maakt al sinds 2004 gebruik van het DMS Xtendis. De oplossing is stapsgewijs steeds breder ingezet en wordt momenteel voor de volgende toepassingen gebruikt:

  • Pensioen-/Deelnemersdossiers
  • Personeelsdossiers
  • Vastgoeddossiers
  • Postverwerking
  • Factuurverwerking

Voor de verschillende toepassingen is Xtendis gekoppeld aan diverse andere informatiesystemen bij SPF Beheer.

Expansion is AFAS partner en koppelde Xtendis voor de factuurverwerkingsoplossing bij SPF Beheer aan AFAS Online

DMS Xtendis verwerkt drie factuurstromen:

  1. Fysieke facturen die worden gescand.
  2. Digitale facturen die als PDF worden aangeleverd.
  3. UBL-facturen.

De drie stromen worden vanuit hun bron direct vastgelegd in Xtendis.
Voor de eerste twee stromen geldt dat Xtendis de inhoud van de facturen herkent.
Voor de UBL-facturen is dit niet nodig, hier haalt Xtendis de factuurinhoud direct uit de berichten.

Medewerkers van de financiële administratie valideren de herkende en geëxtraheerde gegevens, waarna facturen automatisch worden geboekt en het accorderingsproces ingaan dat binnen AFAS Online is ingericht.

Vanuit de boeking in AFAS Online kan Xtendis worden aangeroepen om de achterliggende factuur te tonen. In Xtendis zelf kunnen gebruikers de facturen met uitgebreide zoekmogelijkheden terugvinden.

De inzet van Xtendis biedt SPF Beheer de volgende voordelen:

  • Eén geïntegreerd document management systeem voor alle documenten.
  • Eén centrale oplossing voor alle facturen: papier, PDF en UBL.
  • Geautomatiseerde boeking van facturen.
  • Tijdwinst op alle onderdelen van het factuurverwerkingsproces.
  • Naadloze integratie op procesinrichting binnen AFAS Online.

Vraag vrijblijvend meer informatie aan!

Vul nu je gegevens in en ontvang binnen één werkdag meer informatie over DMS Xtendis.


Lees ons privacy statement als je wilt weten hoe wij met jouw gegevens omgaan