Onderwijsinstellingen verwerken automatisch hun documenten met Xtendis

Als onderwijsorganisatie heeft u te maken met een enorme documentenstroom. Deze kan onder meer bestaan uit studentendossiers, facturen, beleidsstukken en inkomende post. Het digitaliseren en automatisch verwerken van de documentenstroom leidt tot grote voordelen voor zowel de onderwijsinstelling als voor de deelnemers.

Xtendis voorziet in verschillende documentoplossingen in het onderwijs

Het document management systeem Xtendis wordt inmiddels door diverse onderwijsinstellingen op verschillende manieren succesvol ingezet, waaronder:

Xtendis wordt vaak gekoppeld met applicaties die binnen een onderwijsinstelling al in gebruik zijn. Bekijk hier het overzicht van systemen waar reeds een standaardkoppeling met Xtendis is gerealiseerd. 

Vooordelen voor het onderwijs dankzij digitale documentverwerking 

De belangrijkste voordelen van het digitale documentverwerking met Xtendis voor onderwijsinstellingen zijn:

  • Tijdsbesparing. Met digitale archivering wordt veel tijd bespaard, doordat zowel het archiveren als het raadplegen van documenten veel sneller en efficiënter verloopt dan bij een fysiek archief het geval is. Met name voor een onderwijsinstelling die bestaat uit meerdere locaties zorgt centraal digitaal opgeslagen informatie voor een efficiënte beheer van de informatiestroom.
  • Toegankelijkheid. Digitaal gearchiveerde documenten en studentendossiers in Xtendis zijn zeer toegankelijk. Op basis van een aantal kenmerken kan vaak met één druk op de knop een document worden teruggevonden, indien gewenst vanaf verschillende locaties. Bovendien kunnen specifieke documenten ook opvraagbaar worden gesteld voor de deelnemers via bijvoorbeeld een webportaal
  • Kwaliteit. Zodra documenten digitaal gearchiveerd zijn, kunnen zij nooit meer zoek of beschadigd raken, doordat ze niet meer fysiek geraadpleegd hoeven te worden. 
  • Integriteit. In een digitaal archief is de volledigheid van een gearchiveerde deelnemersdossier gegarandeerd. Bovendien biedt digitale archivering uitgebreide mogelijkheden om de documenten en dossiers te beveiligen tegen ongeautoriseerd gebruik.
  • Ruimte. Een digitaal archief levert een enorme ruimtebesparing op ten opzichte van een fysiek archief. Ook draagt het bij aan een opgeruimde en overzichtelijke werkplek, doordat er geen stapels papier meer rondzwerven.
  • Veiligheid. Digitaal gearchiveerde documenten en dossiers zijn goed beveiligd tegen calamiteiten als brand en/of wateroverlast.

Onder meer de volgende onderwijsinstellingen gebruiken Xtendis succesvol:

 

Vraag nu direct informatie aan!

Binnen één dag ontvangt u vrijblijvend meer informatie over de voordelen van het digitaal archiefsysteem Xtendis.