ROC Mondriaan tijdsbesparing dankzij digitaal beheer van diverse documentstromen met Xtendis

ROC Mondriaan gebruikt sinds een aantal jaar het digitaal archiefsysteem Xtendis voor het centraal beheer van de deelnemersdossiers. De dossiers zijn vanaf verschillende locaties voor medewerkers te raadplegen. ROC Mondriaan bespaart hiermee tijd bij het archiveren en opvragen van documenten. Daarnaast is er een goed totaal overzicht van wat per deelnemer aan documenten in de onderwijsinstelling aanwezig is.

Xtendis ook gekoppeld met Cloudoplossing Magister

Voorheen was Xtendis gekoppeld met het deelnemersinformatiesysteem PeopleSoft dat bij ROC Mondriaan in gebruik was. Maar recent is ROC Mondriaan overgegaan op een Cloud-oplossing: het leerlingvolgsysteem Magister van producent SchoolMaster. Xtendis is ook hiermee gekoppeld. Documenten die door Xtendis worden beheerd, zijn in Magister raadpleegbaar. Formulieren die Magister genereert worden voorzien van een voor Xtendis leesbare barcode. Als ze ingevuld retour komen, worden ze gescand en vervolgens volledig automatisch door Xtendis verwerkt.

Meerdere documentenstromen digitaal opgeslagen in archiefsysteem Xtendis

ROC Mondriaan zet Xtendis ook in als personeelsarchief door van alle circa 1900 medewerkers de personeelsdossiers digitaal op te slaan. Binnen dit archief wordt gewerkt met beveiligingszones waarbij bepaalde documenten worden afgeschermd. Maar ook de secretariële post wordt overzichtelijk digitaal opgeslagen in Xtendis. De registratie, archivering en distributie van de poststukken vindt nu in één handeling plaats en van ieder document kan de actuele status worden ingezien.

Lees hier de casestudy

 

Plaats reactie