Het DMS koppelen met uw andere systemen

In onze visie is de toegevoegde waarde van een Document Management Systeem vele malen groter wanneer het geïntegreerd is in de totale informatievoorziening. Door een standaardkoppeling te realiseren kunnen de digitale documenten en dossiers zowel vanuit het document management systeem Xtendis als rechtstreeks vanuit andere systemen worden opgevraagd. Bovendien kunnen gegevens uit andere systemen gebruikt worden om documenten en dossiers in Xtendis vast te leggen en vindt het beheer van gegevens centraal plaats.

DMS Xtendis biedt onder meer de volgende koppelingsmogelijkheden:

  • Gebruik van metagegevens uit andere systemen
    In Xtendis kunnen documenten worden voorzien van zoeksleutels die door andere applicaties worden beheerd. Documenten kunnen in Xtendis bijvoorbeeld worden opgeslagen in relatiedossiers, waarvan de kenmerken uit een CRM-applicatie afkomstig zijn. Het voordeel hiervan is dat deze gegevens maar in één systeem hoeven te worden beheerd. Mutaties en aanwas worden automatisch door het digitaal archiefsysteem Xtendis verwerkt.
  • Metagegevens van documenten presenteren in andere systemen
    Het is ook mogelijk dat metagegevens van documenten die door Xtendis worden beheerd in andere systemen worden gepresenteerd. Zo kan een gebruiker in een ERP-systeem zien welke documenten betrekking hebben op een specifieke order of relatie. De documenten worden samen met andere gegevens over een onderwerp in één overzicht aan de gebruikers getoond.
  • Documenten rechtstreeks raadplegen vanuit andere systemen
    De documenten die door Xtendis worden beheerd, kunnen vanuit andere systemen worden opgevraagd en geraadpleegd. Xtendis laat het opgevraagde document direct zien zodat het geraadpleegd kan worden naast het systeem waarin gewerkt wordt.
  • Automatisch digitaal archiveren van output uit andere systemen
    Alle documenten die vanuit andere systemen worden aangemaakt, kunnen volledig automatisch in Xtendis worden gearchiveerd. Xtendis draagt zorg voor een duurzame digitale vastlegging van de documenten. Tijdens de vastlegging bepaalt Xtendis de zoeksleutels. Bulkbestanden worden automatisch opgeknipt in individuele documenten. Kortom, met Xtendis worden alle archiveringshandelingen voor deze documenten volledig geautomatiseerd. Bovendien ontlast Xtendis de andere systemen door het beheer over te nemen van de vaak grote volumes aan documenten. In Xtendis kunnen de documenten worden gecombineerd met documenten uit andere bronnen. Zo ontstaan complete digitale archieven en dossiers waarin alle documenten zijn vastgelegd, ongeacht hun oorspronkelijke bron en vorm.
  • Automatische workflow management binnen andere systemen
    Xtendis kan er voor zorgen dat binnenkomende documenten een trigger vormen voor workflow processen binnen andere informatiesystemen. Een gebruiker ziet binnen de workflow dat een document is binnengekomen. Documenten worden op dezelfde wijze gepresenteerd als taken die een andere bron hebben. Vanuit een taak kan het betreffende document worden ingezien. Eventuele nieuwe documenten die worden aangemaakt worden automatisch in Xtendis vastgelegd.
  • Snellere verwerking dankzij automatisch herkennen documenten
    Xtendis omvat een breed scala aan herkenningstechnieken waarmee gegevens van documenten kunnen worden afgelezen. Deze gegevens kunnen vervolgens worden overgedragen aan andere informatiesystemen. Xtendis kan bijvoorbeeld binnenkomende facturen herkennen en hun gegevens vastleggen in een financieel systeem. Hiermee worden de werkzaamheden voor het boeken van facturen geautomatiseerd.

Voor realisatie van de genoemde functies biedt het digitaal archiefsysteem Xtendis de volgende standaard voorzieningen:

  • Xtendis Web Services
    Met de Xtendis Web Services kunnen systemen eenvoudig worden uitgebreid met een volwaardig digitaal archief. Zo kunnen andere applicaties Xtendis Web Services aanroepen om gebruik te maken van een reeks specifieke archiveringsfuncties, bijvoorbeeld het automatisch vastleggen van documenten die systemen genereren of het aanreiken van documentgegevens.
  • WebLookUp
    De Xtendis-WebLookUp zorgt ervoor dat Xtendis met een URL kan worden aangesproken. In deze URL kan een zoekopdracht worden meegegeven met daarin de kenmerken van het gezochte document of dossier. Het digitaal archiefsysteem Xtendis zal deze zoekopdracht beantwoorden met het zoekresultaat in een browser. Als het zoekresultaat één document is, zal het uiteraard direct worden getoond.

Vraag nu direct informatie aan!

Binnen één werkdag ontvang je vrijblijvend meer informatie over de voordelen van het digitaal archiefsysteem Xtendis voor jouw organisatie.