Digitale factuurverwerking en documentmanagement voor de AGF met Freshng Advanced

Veel organisaties in de AGF maken gebruik van het ERP-systeem Freshng Advanced van leverancier RPO ICT Solutions. Expansion ontwikkelde samen met RPO een standaardkoppeling tussen Freshng en het standaard document management platform Xtendis.

Door de koppeling met Xtendis wordt de volgende functionaliteit aan Freshng toegevoegd:

  • Digitale factuurverwerking
  • Document management

Facturen automatisch geboekt

Bij gebruik van Freshng en Xtendis worden facturen na ontvangst (per mail of per scan) herkend, gevalideerd, verbeterd, automatisch geboekt en digitaal gearchiveerd.

 freshng-koppeling

Digitaal accorderen inkoopfacturen

Afhankelijk van de gekozen oplossing, kunnen de facturen in Xtendis een workflow doorlopen waarin ze geaccordeerd worden. Na de goedkeuring geeft Xtendis aan Freshng door dat een factuur betaalbaar gesteld kan worden.

Xtendis legt alle handelingen rondom facturen vast in een Audit Trail, zodat het accorderingsproces controleerbaar is.

Gedurende het complete proces is iedere factuur voor de daartoe geautoriseerde gebruikers direct raadpleegbaar.

Ieder document direct beschikbaar

Naast facturen kunnen ook andere documenten in Xtendis worden vastgelegd, zoals correspondentie, contracten en certificaten. De documenten die vanuit Freshng worden aangemaakt (bijvoorbeeld verkoopfacturen) worden volledig automatisch opgeslagen en voorzien van passende kenmerken. Papieren documenten kunnen met behulp van een scanner of Multifunctionele Printer worden toegevoegd. Voor Officebestanden en E-mails zijn geavanceerde plugins beschikbaar waarmee bestanden direct kunnen worden opgeslagen.

Xtendis zorgt ervoor dat alle documenten op overzichtelijke wijze bij elkaar worden vastgelegd en geraadpleegd, ongeacht hun oorspronkelijke bron en vorm. Zo ontstaan complete en actuele leverings-, order- en relatiedossiers. Xtendis waarborgt de veiligheid en integriteit van alle documenten, zodat er nooit iets onbedoeld verloren gaat of gewijzigd wordt.

De beschikbare koppeling maakt het mogelijk om documenten en dossiers ook vanuit Freshng te raadplegen.

Koppeling Xtendis - Freshng zowel Cloud als On Premises

De koppeling tussen Freshng en Xtendis kan zowel vanuit de Cloud als On Premises worden afgenomen.

Voor factuurverwerking bieden RPO en Expansion twee versies van de koppeling:

  1. zonder Workflow: voor organisaties die alleen goedgekeurde facturen in Freshng vastleggen;
  2. met Workflow: waarbij documenten eerst in Freshng geregistreerd worden en vervolgens binnen Xtendis een digitaal accorderingstraject doorlopen. 

Referenties

Onder meer de volgende organisaties maken succesvol gebruik van de koppeling tussen Freshng en Xtendis:

  • Staay Food Group
  • Hillfresh International

Voordelen integratie Freshng en Xtendis

De standaardkoppeling van Freshng met document management systeem Xtendis biedt organisaties in de AFG-branche grote voordelen, zoals: 

  • Tot 50% kostenbesparing op factuurverwerking en digitale archivering.
  • Originele facturen kunnen worden vernietigd.
  • Eén proces voor papieren en digitale facturen.
  • Mogelijkheid tot digitale goedkeuring.
  • Altijd actueel overzicht uitstaande facturen.
  • Automatische reminders.
  • Facturen sneller geaccordeerd.
  • Geavanceerde herkenning- en boekingsfuncties.
  • Vrije veld herkenning.
  • Kwaliteitsimpuls in factuurverwerking en archivering door eenduidigheid en standaardisatie.
  • Ondersteuning voor meerdere administraties.
  • Ieder document direct beschikbaar.
  • Archiefruimtebesparing.
  • Documenten zijn beschermd tegen verlies.
  • Afscherming voor ongeautoriseerden.

Benieuwd naar wat de mogelijkheden zijn voor jouw organisatie?

Vraag nu direct informatie aan!

Binnen één dag ontvangt u vrijblijvend meer informatie over de voordelen van DMS Xtendis gekoppeld met Freshng.