De voordelen van optimale toegankelijkheid van handboeken

Heb je te maken met het opstellen, bijwerken en borgen van kwaliteitsnormen, handboeken en werkinstructies met informatie en contect van de organisatie? Als je deze documenten deelt via de de Windows-mappenstructuur op de server binnen de organisatie in combinatie met e-mail kan dit omslachtig werken maar ook fouten opleveren. Heeft iedereen de laatste versie van de handboeken en normen ontvangen? Weten collega's de documenten te vinden? Wie heeft wanneer de laatste versie gelezen?

Deze omslachtigheden zijn uitstekend te tackelen met het document management systeem Xtendis. Met geautomatiseerd versiebeheer, taken en workflow, handige zoekfuncties maar vooral ook toegangs-en functionele beveiliging kan er veel tijd worden bespaard. Een goed handboek of instructiemanual is immers altijd up-to-date, waardoor de werknemers de laatste stand van zaken makkelijk kunnen vinden. Wat een document met normen of een handboek beschrijft, moet kwaliteitsvol zijn én het document in kwestie moet optimaal toegankelijk zijn. Daarom is het tijd voor jouw bedrijf om over te stappen op een Document Management Systeem.

Kwaliteitshandboeken in digitale orderdossiers

Een handboek staat op zichzelf, maar is in wezen onderdeel van het product of de dienst. Uit onderzoek blijkt dat in minder dan een derde van de totale keten kwaliteit wordt gecontroleerd. Het aantal terugroepacties stijgt hierdoor aanzienlijk.

DMS Xtendis maakt het mogelijk om eenvoudig digitale orderdossiers op te bouwen van opdracht/aanvraag tot aan levering. In dit digitale orderdossier kun je eenvoudig verwijzingen maken naar de relevante kwaliteitshandboeken of werkinstructies. Zodoende verbind je jouw core business met kwaliteitsmanagement. Je verlaagt het aantal fouten in productie/ dienstverlening door het geheel (automatisch) toegankelijk te maken in één systeem, eventueel gekoppeld aan jouw huidig ERP-systeem.

Kwaliteitsmanagement dankzij digitale controles met documenten en handboeken

Heb je te maken met kwaliteitscontroles van goederen die leveranciers bij jouw organisatie afleveren? Of controles bij het uitleveren van producten en/of het installeren ervan? De kans bestaat dat er dan redelijk wat checklists bestaan. Mogelijk wordt er verwezen naar handboeken (met wet- en regelgeving) op deze lijsten.

Verlopen deze processen nog op papier, dan ben je vast bekend met de nadelen en gevaren ervan. Voorkom fouten en gebruik DMS Xtendis; hier kun je digitale checklists beheren. Zelfs als het digitale document uit Xtendis een ‘papieren leven’ krijgt, is het daarna zeer eenvoudig om dat document weer terug in het Xtendis- dossier te krijgen. Ook deze checklist kan op termijn gewoon een update krijgen. Zo kun je in Xtendis altijd beroep doen op een goed handboek met correcte informatie. 

Wil je meer weten over de voordelen van handboeken in DMS Xtendis? Vul onderstaand contactformulier in en wij sturen je vrijblijvend informatie toe. We vertellen je graag hoeveel makkelijker het werken met kwaliteitshandboeken kan zijn in Xtendis!

Vraag nu direct informatie aan!

Binnen één dag ontvang je vrijblijvend meer informatie over efficiënt beheer van handboeken met document management systeem Xtendis


Lees ons privacy statement als je wilt weten hoe wij met jouw gegevens omgaan