Dossiers digitaliseren

Alle documenten digitaal bij elkaar én direct beschikbaar met document management systeem Xtendis

Waarom dossiers digitaliseren?

Werken jullie nog met een papieren archief en houden jullie bijvoorbeeld nog financiële administratie of papieren personeelsdossiers bij? Dan weet je vast dat dit wel eens voor problemen kan zorgen. Misschien zijn er al eens documenten en dossiers verdwenen door slordigheid of zijn de documenten er nog wel, maar is de orde al lang zoek. Erg vervelend als je iets dringend nodig hebt, of documenten moet vernietigen na de wettelijke bewaartermijn. Het gebeurt trouwens vaak dat archieven rommelig worden; zelfs kleine ondernemingen hebben snel een ontzettend uitgebreid archief vol papieren documenten. Als je wilt investeren in de toekomst, dan is de administratie digitaliseren een aanrader. Maar dossiers digitaliseren, hoe werkt dat precies?   

Dossiers digitaliseren; meer dan scannen

Het scannen van dossiers is op zich niet moeilijk, enkel wat tijdsintensief. Maar wat heb je aan een digitaal dossier als dit net zoals het papieren dossier niet overzichtelijk en toegankelijk is? Met het digitaliseren van dossiers kunnen veel voordelen behaald worden, maar dan moeten gedigitaliseerden documenten na het scannen direct gestructureerd worden vastgelegd. Dit zorgt ervoor dat de informatie direct opvraagbaar is, je beschikt over complete dossiers en de informatie veilig is gearchiveerd. Met ons document management systeem Xtendis is dit mogelijk. Xtendis voorziet documenten vanuit verschillende bronnen, zoals computer output, e-mail en MS-Word van relevante kenmerken en slaat deze gestructureerd op in overzichtelijke dossiers. 

Wil je weten wat Xtendis voor jouw organisatie kan betekenen? Wil je bijvoorbeeld personeelsdossiers of patiëntendossiers digitaliseren? Vul dan onderstaand formulier in en binnen 1 werkdag ontvang je informatie over digitale dossiervorming met DMS Xtendis. Het digitaliseren van een archief of van nieuwe documenten wordt zo veel makkelijker met Xtendis. 

Veilig en complet dossiers digitaliseren

Xtendis kan dossiers, met alle documenten daarin, koppelen aan bestaande gegevens (bijvoorbeeld klant-, order- of projectdata). Ook kunnen automatisch regels worden toegepast in relatie tot bijvoorbeeld toegang, beveiliging, bewaren en vernietigen. Dit zorgt ervoor dat je dossierbeheer voldoet aan de relevante wet- en regelgeving, zoals de General Data Protection Regulation. Je hebt dus controleerbaar de garantie dat de dossiers en gescande documenten binnen jouw organisatie op orde zijn, op de juiste plek te vinden zijn én goed beveiligd zijn.

Voordelen digitaliseren dossiers met Xtendis

Door over te gaan op dossiers digitaliseren met DMS Xtendis:

  • Bespaar je zoektijd.
  • Weet je documenten/dossiers altijd terug te vinden.
  • Bespaar je aanzienlijk in de kosten.
  • Ben je efficiënt, snel, flexibel en effectief.
  • Voldoe je aan wet- en regelgeving (o.m. ISO 27001 gecertificeerd).
  • Hou je alle bij elkaar horende informatie bij elkaar.
  • Heb je inzicht in actuele en volledige informatie. 
  • Heb je alle documenten bij de hand voor het nemen van de juiste beslissingen.
  • Heb je daarmee een strategisch concurrentievoordeel.
  • Bespaar je op archiefruimte.

Vind je het geruststellend om te weten dat een bedrijf jarenlange ervaring heeft? Dan hebben we goed nieuws: Expansion heeft al bijna 30 jaar ervaring in het inrichten en beheren van digitale dossiers. Wij hebben er alle vertrouwen in dat we dat ook voor jou kunnen doen. Kies nu voor een digitale postkamer en een digitaal archief in Xtendis. 

Benieuwd naar de voordelen van dossiers digitaliseren met Xtendis voor jouw organisatie? Dan kun je meer informatie aanvragen via onderstaand formulier. We helpen je graag! 

 

Vraag nu direct informatie aan!

Binnen één werkdag ontvang je vrijblijvend meer informatie over digitale dossiers met Xtendis 


Lees ons privacy statement als je wilt weten hoe wij met jouw gegevens omgaan