Met DMS voldoen aan wettelijke bewaartermijnen

Vanaf 1 januari 2016 kan de Autoriteit persoonsgegevens voor een overtreding van vrijwel alle verplichtingen uit de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) boetes uitdelen. Die kunnen zelfs oplopen tot € 810.000,-!

De aanwezigheid van persoonlijke informatie in een dossier kan al een reden zijn tot het geven van een bindende aanwijzing of een boete. Het tijdig verwijderen van persoonsgebonden informatie is dus noodzakelijk. Maar hoe hou je het proces van vernietigen beheersbaar? Hoe zorg je ervoor dat de documenten, waarvan de bewaartermijn is verstreken, niet meer aanwezig zijn in een Document Management Systeem (DMS)?

Tijdig documenten verwijderen

In de basis is het verwijderen van documenten in een DMS een paradoxale functie. Immers, de insteek van een DMS is om digitale documenten duurzaam te bewaren. Bij de meeste organisaties komt een aantal wetten en richtlijnen samen, die bepalen hoe lang informatie bewaard mag blijven. U heeft in ieder geval te maken met de Belastingwet en de eerder genoemde Wbp. De Belastingdienst is hierin duidelijk en hanteert een wettelijke bewaartermijn van minimaal 7 jaar.

Voor de Wbp is dat minder dwingend. De overheid noemt namelijk geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens. U bepaalt de bewaartermijn namelijk zelf. Hierbij kijkt u naar hoe lang de gegevens nodig zijn voor het doel waarvoor u de documenten archiveert. Zijn de persoonsgegevens niet langer noodzakelijk? Dan moet u ze vernietigen, tenzij er een andere wet van toepassing is of er wetenschappelijke, historische of statistische redenen voor zijn.

Voorbeelden bewaarplicht documenten personeelsdossier
Hieronder ziet u enkele voorbeelden voor de bewaartermijn van documenten in het personeelsdossier:

  • Loonbelastingverklaring en identiteitsbewijs: 5 jaar na uit diensttreding van de werknemer.
  • Overige documenten: 2 jaar nadat de werknemer uit dienst is.
  • Sollicitatiegegevens: vernietigen na 4 weken. Met toestemming is verlenging mogelijk naar maximaal 1 jaar.

DMS Xtendis biedt ondersteuning bij bewaarplicht administratie

Bovenstaande opsomming maakt duidelijk dat het lastig kan zijn om een sluitende administratie erop na te houden en het juiste dossier of document op het juiste moment te vernietigen. De verschillende bewaartermijnen bij de diverse documentsoorten maken ondersteuning noodzakelijk.

Document management systeem Xtendis biedt ondersteuning in het efficiënt actueel houden van uw archief waarbij u voldoet aan de wetgeving. Xtendis automatiseert het vernietigingsproces van documenten.   

Welke mogelijkheden biedt Xtendis in het vernietigingsproces van documenten?

  • Instelbare vernietigingsdatum per documentsoort. 
  • Xtendis maakt geautomatiseerd selectielijsten voor u aan.
  • U krijgt via de mail een automatische signalering van te verwijderen documenten.
  • Een workflow om selectielijsten digitaal te laten controleren.
  • Geautoriseerde toegangsrechten.
  • Uitgebreide audit-mogelijkheden.

Wilt u meer weten? Vul vrijblijvend het contactformulier in. Wij zijn graag bereid nadere toelichting te verstrekken over het automatisch vernietigen van documenten met Xtendis.