Registratie van alle handelingen binnen DMS Xtendis

Een van de pijlers van de informatiebeveiliging binnen ons document management systeem Xtendis wordt gevormd door de Audit Trail.

Met Xtendis Audit Trail kunnen alle handelingen binnen het DMS-systeem worden geregistreerd. Zo kan altijd de bron van iedere gegevensmutatie achterhaald worden.

De Audit Trail registreert (logt) handelingen (zoals aanmaken, ophalen, wijzigen en verwijderen) die op entiteiten (bijvoorbeeld archieven, dossiers, documenten en pagina’s) kunnen worden uitgevoerd.

Organisaties kunnen in het Xtendis Beheer (Cockpit) zelf bepalen welke handelingen op welke entiteiten gelogd worden.

Het is mogelijk om per archief verschillende auditinstelllingen te kiezen, waarbij voor toepassingen met een hoog security risico, bijvoorbeeld personeelsdossiers, meer wordt gelogd dan voor andere toepassingen.

AuditTrail zowel vanuit documenten als rapportages

De Audit Trail kan binnen Xtendis op twee manieren benaderd worden:

  • Vanuit documenten.
    Bij ieder document is voor daartoe geautoriseerde gebruikers een overzicht beschikbaar van audits: welke gebruiker heeft welke handeling op welk moment uitgevoerd?
    Binnen de audits kan gefilterd worden op document (record management) en workflow-audits. De audits blijven gedurende de volledige levensduur van een document beschikbaar. 
  • Vanuit rapportages.
    Beheerders kunnen audits binnen Xtendis zoeken op een of (een combinatie van) meerdere kenmerken, zoals entiteit, gebruiker, melding, resultaat en datum(range). Deze zoekacties kunnen binnen het systeem worden vastgelegd, zodat vaste overzichten ontstaan. De gegevens kunnen indien gewenst als rapporten uit Xtendis worden geëxporteerd.

Diverse audit-rapportages mogelijk

Een aantal voorbeeldrapportages van de Xtendis Audit Trail:

  • Uitgevoerde handelingen op een document gedurende de levensduur.
  • Uitgevoerde handelingen door een specifieke gebruiker(sgroep) of systeem binnen Xtendis (binnen een bepaalde periode).
  • Gebruikers die een specifieke mutatie in het systeem hebben uitgevoerd, bijvoorbeeld verwijderen.
  • Gebruikers die een specifiek document hebben opgevraagd.

Wat zijn de voordelen van Xtendis Audit Trail?

  • Efficiënte en betrouwbare manier om de bron van mutaties te achterhalen.
  • Eenvoudige raadpleegfunctie.
  • Flexibele rapportagemogelijkheden.
  • Auditfunctionaliteit met rechten afschermbaar.
  • Auditniveau per toepassing instelbaar.

Wil je meer weten over de uitgebreide mogelijkheden die ons DMS Xtendis biedt op het gebied van informatiebeveiliging?

Vraag nu direct informatie aan!

Binnen één dag ontvang je vrijblijvend meer informatie over Xtendis Audit Trail.


Lees ons privacy statement als je wilt weten hoe wij met jouw gegevens omgaan