Houd uw informatie vindbaar en kies voor goed archiefbeheer!

We leven in een kennisintensieve maatschappij. Via tal van kanalen komt er informatie tot ons. Veel ervan kent een vluchtig karakter.  Hieronder ziet u een onderzoek naar de hoeveelheid data die wereldwijd opgeslagen ligt op een digitale gegevensdrager. 

archiefbeheer

De groei van digitale informatie is in lijn met de hierboven getoonde afbeelding. Een deel van deze data dient duurzaam te worden bewaard. Goed archiefbeheer is meer dan ooit noodzakelijk voor het vindbaar houden van uw steeds sneller groeiende hoeveelheid digitale informatie.

Goed archiefbeheer geeft invulling aan de volgende onderwerpen:

Welke informatie

Binnen uw organisatie maakt u afspraken over welke informatie u archiveert. Archiveren doet u altijd met een reden. U verwacht het in de toekomst nog nodig te hebben ter controle, als ondersteuning in bewijslast of als kennisbron. De archiefbescheiden komen voort uit wat u gecommuniceerd heeft, welke afspraken zijn gemaakt of welke handelingen zijn verricht. Ontbreekt het doel of het nut ervan, dan kunt u zichzelf de vraag stellen of de informatie überhaupt blijvend moet worden opgeslagen.

De wijze en plaats van archiveren

Goed gearchiveerde informatie slaat u op volgens een specifieke methodiek en op een specifieke locatie. Een vaste plaats of een systeem waar iedereen zijn of haar informatie kan vinden volgens een eenduidige manier van zoeken. Bovendien geeft het u de garantie dat u alle gearchiveerde informatie vindt en niet slechts een gedeelte ervan.
In een digitaal archief systeem betekent dit koppelingen maken met andere primaire systemen en via plug-ins Microsoft Office documenten op kunnen slaan. Een goed archief moet immers compleet zijn.

De structuur van het digitaal archief

U geeft structuur aan uw archief met het archiveren op naam, ordernummer, offertenummer, onderwerp, afdeling of een combinatie van deze mogelijkheden. In veel gevallen komt dit tot uiting in een mappenstructuur ergens op het netwerk. De eenvoud en de flexibiliteit zijn meestal de redenen om hiermee te starten. Naarmate de hoeveelheid data groeit, zijn dit meteen ook de belangrijkste redenen om hiervan af te stappen. Iedereen kan een nieuwe map aanmaken, informatie wordt vaak dubbel opgeslagen, toegangsrechten zijn lastig te beheren en de zoektijden groeien. Voor de zekerheid creëert u daarom vaak persoonlijke archieven. Uit archiefoogpunt, een onwenselijke situatie.

Een goed archief kent een eenduidige structuur en is binnen die structuur via meerdere zoekkenmerken te benaderen. Het zoeken op onderwerp zorgt ervoor dat alle documenten die u mag inzien ook daadwerkelijk worden getoond. Een goed archief is altijd compleet, zonder sub-archieven op andere plaatsen of met een andere structuur.

Duurzaamheid van informatie

Duurzaamheid van informatie valt grofweg uiteen in twee delen:

1. De zekerheid dat u, tot het moment waarop het vernietigd mag worden, de documenten kunt raadplegen.
2. De zekerheid dat documenten niet inhoudelijk gemuteerd zijn.

De wetgeving bepaalt in veel gevallen hoe lang informatie bewaard moet blijven. Los van de wetgeving heeft u zelf meestal ook een beeld bij de “houdbaarheid” van uw documenten. Zo dient u financiële documenten conform belastingwetgeving minimaal zeven jaar te bewaren. Wijst u een sollicitant af, dan moet u zijn sollicitatie en cv binnen vier weken na afwijzing al vernietigen. Goed archiefbeheer zorgt ervoor dat u weet wanneer welke documenten moeten of mag worden verwijderd.

Toegankelijkheid

In West Europa is 41% van de data onbeschermd terwijl dat eigenlijk wel had moeten zijn.

archiefbeheer-informatie

Voor archiefbescheiden geldt dat de toegankelijkheid geregeld moet zijn. Wie mag welke informatie zien en welke uitzonderingen bevestigen de regels. In een digitaal archiefsysteem regelt u de rechten en rollen in. Daar waar de autorisaties op de eerder genoemde mappenstructuur in de praktijk te beperkt zijn, werkt een goed digitaal archiefsysteem veel fijnmaziger.

Xtendis ter ondersteuning van uw archiefbeheer

Xtendis is een digitaal archiefsysteem waarmee u uw archiefbeleid in de praktijk brengt. U komt sneller bij uw informatie waardoor u onder andere op een efficiëntere manier beslissingen kan nemen, effectiever met uw klanten kan communiceren en uw bewijslast (audits) sneller rond heeft.

Het digitaal archiefsysteem Xtendis biedt u:

  • Kortere zoektijden.
  • Complete archieven en dossiers.
  • Eenduidige zoekingangen en structuur in uw informatie.
  • Digitale duurzaamheid.
  • Geautoriseerd gebruik van informatie.

Wilt u meer weten over archiefbeheer met Xtendis? 

Vul vrijblijvend het contactformulier in