Geef het document management systeem met workflow een brein!

‘Workflow’ en 'workflow management' zijn een veelgebruikte termen. Maar wat betekent ‘workflow’ in de context van een document management systeem (DMS)? En wat voor toegevoegde waarde haal je uit workflow management? 

Wat is een workflow en workflow management?

Workflow management betekent de beheersing van de beweging van informatie, in de meeste gevallen met geautomatiseerde middelen. Letterlijk vertaald betekent ‘workflow’ een werkstroom, een in procedures vastgelegde afhandeling. Workflow management zorgt ervoor dat bedrijfsprocessen worden geoptimaliseerd en klanten beter en sneller kunnen worden geholpen. 

De workflow zorgt ervoor dat de uitwisseling van informatie efficiënt tussen de verschillende afdelingen of bedrijfsonderdelen vlotter wordt. Een workflow management systeem kan deel zijn van bijvoorbeeld een document management systeem.

Workflow management tool Xtendis

In een document management systeem, zoals Xtendis, worden naast documenten, ook document-kenmerken opgeslagen. Onder kenmerken vallen bijvoorbeeld klant-, contract-, order- of adresgegevens, factuurnummers, looptijden, status enzovoorts. Ze worden logischerwijs in de basis gebruikt om documenten terug te vinden.

Echter, diezelfde kenmerken kunnen ook gebruikt worden voor een automatische controle of goedkeuringsproces. Een controle op looptijd, volledigheid of status bijvoorbeeld. Laat het document management systeem voor je denken, controleren en je attenderen op waardevolle activiteiten. Laat het document management systeem met workflow de stappen in jouw bedrijfsproces zelfstandig vastleggen en monitoren, in plaats van met documenten en dossiers rond te lopen langs diverse collega’s. Deze ‘document workflow’ zorgt voor een digitale transformatie in jouw bedrijf en maakt het werk makkelijker! 

Procesbewaking & compliance? Twee vliegen in één klap met workflow software

Het is veel werk om vast te leggen wie welk document of dossier heeft gezien en gecontroleerd en zijn of haar akkoord heeft gegeven. Terwijl dit juist informatie is waar jij én de externe keuringsinstantie (de Belastingdienst of het kwaliteitsmanagementbureau) inzicht in wenst, soms eist.

In de huidige praktijk worden beslissingen rondom document en dossiers niet consistent vastgelegd, verloopt het louter mondeling óf wordt het in een e-maildialoog vastgelegd, buiten het dossier. Met workflow verspil je geen energie meer aan het vastleggen van beslissingen rondom het document of dossier. Bovendien bewaakt de workflow de voortgang in het proces.

Alle informatie wordt opgeslagen bij het document of dossier, waar het hoort. Niet in jouw e-mail inbox, losse Post-its of notitieblok. Je kunt nu, als een document of dossier in het document management systeem wordt gevonden, óók de proceshistorie zien. Niet alleen handig voor de keuringsinstantie en de Belastingdienst, maar bijvoorbeeld ook voor medewerkers die nét bij jou in dienst zijn. Door de inzet van workflow in een DMS sla je twee vliegen in één klap.

Top 5 bedrijfsprocessen waar workflow management toegevoegde waarde heeft!

Laat de ‘workflow module’ je attenderen op looptijden die dreigen af te lopen, alarmbellen geven bij bepaalde stadia in het dossier, de volledigheid controleren, informatie vernietigen en meer. Er zijn vijf bedrijfsprocessen waarbij de inzet van workflow enorme voordelen oplevert:

  1. Contractbeheer
  2. Kwaliteitsbeheer
  3. Klantendossiers
  4. Goedkeuring uitgaande en inkomende correspondentie /communicatie: 
    - Inkoopfacturen
    - Verkoopfacturen
    - Salesorders/inkooporders
  5. Webportalen, dossiers & documenten extern delen.

Wil je vrijblijvend meer informatie over de mogelijkheden die ons DMS Xtendis biedt op het gebied van Workflow? En waarom Xtendis dé workflow solution is die jij nodig hebt? Neem dan hieronder contact met ons op.

Vraag nu direct informatie aan!

Binnen één werkdag ontvang je meer informatie over workflow met Xtendis 


Lees ons privacy statement als je wilt weten hoe wij met jouw gegevens omgaan