Bespaar tijd dankzij versiebeheer met Xtendis

Organisaties verliezen ieder jaar duizenden euro’s per medewerker doordat werknemers informatie moeten zoeken, opnieuw moeten aanmaken en herindelen.

Document management systeem Xtendis biedt versiebeheer
en maakt een einde aan de wildgroei van documentversies. Tegelijkertijd zorgt Xtendis voor een optimale beschikbaarheid van ieder gewenste versie van een document.

Wil je weten wat Xtendis voor jouw organisatie kan betekenen? Vul vrijblijvend onderstaand formulier in en binnen 1 werkdag ontvang je inzicht in de kansen, tijdsbesparing en terugverdientijd van Xtendis.

Versiebeheer documenten is noodzaak

Uit onderzoek van AIIM.org blijkt dat een document gemiddeld 19 keer wordt gekopieerd en vervolgens op meerdere locaties in verschillende vormen wordt opgeslagen, zowel in persoonlijke als gedeelde structuren. Een grote veroorzaker van dit hoge aantal ontstaat door de hedendaagse e-mail ‘CC’ cultuur, maar ook de creatie van Microsoft Office documenten resulteert vaak in meerdere exemplaren van een document.

Het mag duidelijk zijn dat als dit gebeurt in een ongecontroleerde omgeving, er direct een gebrek aan inzicht ontstaat. Gebruikers creëren nieuwe versies zonder dat collega’s daar weet van hebben en de kans op dubbel werk, dubbele versienummers en dubbele documenten neemt exponentieel toe.

Zodra er behoefte is aan overzicht of de meest recente versie van een document, is het zeer tijdrovend of onmogelijk om aan deze behoefte te voldoen.

Xtendis biedt dé oplossing voor optimaal versiebeheer

Het DMS Xtendis biedt de oplossing voor optimaal versiebeheer. Versiebeheer kan binnen het Xtendis document management platform invulling geven aan de volgende behoeften:

  • Het permanent archiveren en beschikbaar stellen van alle gecreëerde versies van een document.
  • Een geautomatiseerd nummeringssysteem om de juiste versie aan te duiden.
  • Een zoekfunctie die altijd resulteert in de nieuwste versie van een document.
  • Een revisieproces ten behoeve van het controleren van uitgaande versies van documenten.
  • Een check-in check-out veiligheidsmechanisme om te voorkomen dat er door meerdere mensen aan hetzelfde document gewerkt wordt.
  • Een strikt omkaderd kwaliteitsproces rondom het publiceren van de meest actuele versie van een document. Denk bijvoorbeeld aan het controleren van een uitgaande offerte, of het autoriseren van een kwaliteitsdocument.

Waarom versiebeheer met Xtendis?

De kracht van Xtendis versiebeheer is het onderscheid tussen de nieuwste versie van een document en de meest actuele/actieve versie van een document. Dit concept wordt al jaren succesvol toegepast in menig kwaliteitssysteem, en ook Xtendis leunt op deze succesformule.

Doordat het Xtendis platform verder reikt dan alleen versiebeheer, brengt het onder andere de volgende voordelen met zich mee:

  • Iedere versie kent zijn eigen rechtenstructuur, wat het afschermen of publiceren van versies zeer eenvoudig maakt.
  • Iedere versie wordt ook omgezet naar een onwijzigbaar formaat en voldoet hiermee aan de strengste archiefeisen.
  • Xtendis versiebeheer is volledig geïntegreerd met de Xtendis Microsoft Office connector.
  • Combineer Xtendis versiebeheer met Xtendis Workflow en creëer geavanceerde revisieprocessen voor nieuwe versies.
  • Creëer nieuwe versies op basis van door Xtendis beheerde templates.
  • Registreer alle gebruikershandelingen van versies met behulp van de Xtendis Auditbeheer module.
  • Leg notities en conversaties op versie-niveau vast.
  • Iedere versie overal en altijd direct beschikbaar.

Wil je weten hoe versiebeheer met Xtendis toepasbaar is binnen jouw organisatie?

Vraag nu direct informatie aan!

Binnen één werkdag ontvang je meer informatie over versiebeheer met DMS Xtendis