Identity en Access Management met DMS Xtendis (IAM)

Document management systeem Xtendis ondersteunt de behoefte van de gemiddelde kenniswerker om overal en altijd bij je informatie te kunnen. Met Identity en Access Management wordt bepaald dat de juiste medewerkers toegang krijgen tot de juiste informatie op het juiste moment en voor de juiste redenen.

Gebruikersbeheer conform de hoogste veiligheidseisen

Het gebruikersbeheer in DMS Xtendis voldoet aan de hoogste veiligheidseisen. Zo kan de sterkte van het wachtwoord dat een gebruiker toepast worden afgedwongen. Het systeem heeft een wachtwoord-vergeten procedure waarmee gebruikers op een veilige manier een nieuw wachtwoord kunnen kiezen. De gebruikersgegevens worden versleuteld in Xtendis vastgelegd.

2 Factor Authentication (TFA)

De inlogprocedure kan verder worden uitgebreid met Two-Factor Authentication (TFA). De vereiste voor meervoudige authenticatie kan per gebruiker ingesteld worden. Bij het eerste bezoek aan Xtendis krijgt de gebruiker een QR-code in de Xtendis-Web-Interface te zien. De gebruiker dient deze QR-code eenmalig met een Authenticator app te scannen (bijvoorbeeld Google Authenticator).

Deze app genereert periodiek een code die de gebruiker bij het inloggen dient in te geven als de sessie is verlopen.

De app onthoudt de link met Xtendis, dus het scannen van de QR-code is alleen de eerste keer nodig.

Autorisaties IAM 

Binnen Xtendis kunnen op geavanceerde wijze rechten worden toebedeeld aan gebruikers en systemen. Rechten kunnen zich op de volgende niveaus bevinden:

  • Systeem
  • Archieven
  • Functies
  • Zones

Zones zijn onderdelen van archieven die door klanten kunnen worden gedefinieerd. Door een document in een zone te plaatsen wordt automatisch bepaald welke gebruikersgroepen rechten hebben (raadplegen, muteren, verwijderen). Ook kan op deze manier worden bepaald welke systemen documenten uit Xtendis kunnen ophalen. In de praktijk wordt deze functionaliteit vaak toegepast om te bepalen welke documenten uit Xtendis op portalen mogen worden getoond en welke juist niet.

Koppelingen met Identity Management (IdM)

Het rechtenbeheer in Xtendis kan worden gekoppeld aan generieke Identity Management (IdM) oplossingen die binnen organisaties worden gebruikt. Dit kunnen zowel On-Premises (Active Directory (AD))- als Cloud (Office 365, Google, iWelcome, ADFS)-oplossingen zijn.

Gebruikers worden vanuit IdM omgevingen automatisch in Xtendis aangemaakt en mutaties worden automatisch verwerkt. Zo kan centraal beheerd worden welke medewerkers toegang tot Xtendis krijgen. Indien een medewerker uit dienst gaat, hoeft dit alleen binnen IdM te worden bijgewerkt, waarna Xtendis voor de betreffende gebruiker automatisch niet meer toegankelijk zal zijn.

Audit Trail & Rapportage

In de Xtendis Cockpit kan op ieder moment een actueel overzicht worden opgevraagd van de rechten die gebruikers, gebruikersgroepen en andere systemen in Xtendis hebben.

Met behulp van de Xtendis Audit Trail kunnen alle handelingen binnen het systeem worden geregistreerd. Zo kan altijd de bron van iedere gegevensmutatie binnen het systeem achterhaald worden. Op de registraties kunnen rapportages worden gedraaid, waarbij handelingen op basis van uiteenlopende entiteiten kunnen worden gepresenteerd. Daarnaast kan bij ieder document een overzicht van geregistreerde handelingen worden opgevraagd: welke gebruiker heeft welke handeling op welk moment uitgevoerd?

IAM/IdM in Xtendis

  • Volwaardig IAM/IdM in Xtendis
  • Ook koppelbaar met generieke IAM/IdM-oplossingen
  • Autorisaties op verschillende niveaus
  • Uitgebreide rapportagemogelijkheden op toegekende rechten en uitgevoerde handelingen

Wil je meer weten over de mogelijkheden van ons DMS Xtendis aangaande informatiebeveiliging? 

Vraag vrijblijvend meer informatie aan!

Vul nu je gegevens in en ontvang binnen één werkdag meer informatie over ons DMS Xtendis.


Lees ons privacy statement als je wilt weten hoe wij met jouw gegevens omgaan