E-mail archiveren met Xtendis

Dagelijks worden miljarden e-mailberichten verstuurd en ontvangen. Het bewaren van deze berichten in het e-mailsysteem zorgt ervoor dat deze slechts beperkt toegankelijk zijn. Daarnaast leidt het tot enorme hoeveelheden dubbel werk (meerdere ontvangers bewaren berichten in hun eigen structuur). 

Het document management systeem Xtendis biedt diverse mogelijkheden voor het archiveren van e-mailberichten waaronder:

  1. E-mail archiveren vanuit Outlook. Met de Xtendis Outlook Connector kunnen e-mailberichten direct in Xtendis gearchiveerd worden.
  2. E-mail import. Met de Xtendis e-mail import kunnen mappen met e-mailberichten automatisch in Xtendis geïmporteerd worden.

E-mail archiveren Outlook

Met de Outlook Connector kunnen e-mailberichten vanuit Outlook rechtstreeks in Xtendis gearchiveerd worden. De Outlook Connector levert een enorme tijdsbesparing op:

  • Als een e-mailbericht aan meerdere mensen is verstuurd en één van deze mensen archiveert het bericht in Xtendis, zien de andere ontvangers dat het al gearchiveerd is. Zij kunnen dit dus achterwege laten.
  • De kenmerken van het e-mailbericht zoals het onderwerp en de verzenddatum kunnen door   Xtendis gebruikt worden bij het archiveren van het bericht.
  • Bij het archiveren van het e-mailbericht, laat Xtendis automatisch de kenmerken van het laatste bericht van de afzender zien. Hierdoor kan een e-mail heel snel en met minimale inspanning gearchiveerd worden.

Xtendis kan naast het archiefexemplaar in PDF- of TIFF-formaat ook het oorspronkelijke bericht bewaren, inclusief de eventuele bijlagen.   

E-mail importeren

De Xtendis e-mail import kan mappen met e-mailberichten automatisch in Xtendis importeren. Binnen Xtendis kunnen uiteraard vervolgprocessen ingeregeld worden, die weer kunnen afhangen van de geadresseerde en de afzender. Zo kunnen e-mailberichten die gericht zijn aan facturen@mijnbedrijf.nl binnen Xtendis anders verwerkt worden dan de e-mails die binnenkomen op het adres schade@mijnbedrijf.nl

De voordelen van e-mailarchivering 

Het archiveren van e-mail in Xtendis heeft een aantal grote voordelen ten opzichte van bijvoorbeeld het bewaren van deze berichten in een eigen mappenstructuur in je e-mailsysteem. Zo zijn de e-mails gearchiveerd in Xtendis namelijk:

  • Toegankelijk voor alle medewerkers die toegang tot Xtendis hebben.
  • Gearchiveerd met alle andere documenten die in Xtendis zitten. Hierdoor kun je met één druk op de knop alle documenten van bijvoorbeeld een klant of project raadplegen.
  • Ook op lange termijn raadpleegbaar omdat Xtendis ze omzet naar een standaard archiefformaat (PDF of TIFF).
  • Raadpleegbaar door alle systemen die aan Xtendis gekoppeld zijn, bijvoorbeeld het ERP- en/of CRMsysteem.
  • Raadpleegbaar op alle devices waarop Xtendis gebruikt kan worden, zonder dat hiervoor een e-mail applicatie of specifieke app nodig is. 
  • Samengestelde bestanden: e-mailberichten met bijlagen kunnen als één document in Xtendis gearchiveerd worden. 

Vraag nu meer informatie aan!

Binnen één dag ontvangt u vrijblijvend onze Xtendis-folder.