Documenten scannen

Documenten scannen is tegenwoordig geen uitdaging meer. In iedere organisatie zijn voorzieningen beschikbaar om documenten met een scanner of Multifunctionele Printer (MFP) te digitaliseren. Daardoor is een document scannen heel makkelijk. Als je enkele pagina’s wilt scannen om vervolgens verder te werken met deze info, dan is dat zo gedaan. 

Hoe vervolgens met de gescande documenten wordt omgegaan is een andere kwestie. Vaak wordt het beheer aan de individuele medewerker overgelaten met als gevolg dat iedereen zijn of haar eigen digitale privé-archiefjes aanlegt in Windows Verkenner, Outlook of Google Drive. Als meerdere documenten zo worden bewaard, dan wordt dit niet alleen snel onoverzichtelijk voor de persoon die ze bewaart, maar al helemaal voor andere medewerkers die deze documenten zoeken. Dit noemen we versnippering.  

Voorkom versnippering

De inzet van het document management platform Xtendis voorkomt deze versnippering.

Gescande documenten kunnen automatisch in Xtendis worden vastgelegd in een centrale omgeving die voor alle geautoriseerde gebruikers toegankelijk is. Xtendis dwingt een vaste structuur voor de vastlegging van de gescande documenten, zonder dat dit de gebruiker veel tijd kost. Als je dus iets wilt scannen, zorgt Xtendis ervoor dat dit logisch wordt opgeslagen.

Naast gescande documenten wordt Xtendis ook gebruikt voor het beheer van alle andere documenten, zoals Officebestanden, e-mails en bulkoutput uit systemen. Zo ontstaat één centraal beheerd digitaal archief waar geautoriseerde gebruikers alle documenten op eenduidige manier kunnen vastleggen en terugvinden.

Voor het scannen van documenten kan gebruik worden gemaakt van alle gangbare merken en types scanners en multifunctionele printers (MFP’s). Zo zet je papieren documenten in no-time om tot digitale versies.

Document scanning software

Ook ondersteunt Xtendis alle vormen van document scanning software. Het is mogelijk om scanprocessen in Xtendis te integreren, waarbij het scanresultaat direct in het document management systeem wordt geplaatst. Bij gebruik van Scan naar PDF of Scan naar TIFF functies van scanners, kunnen deze bestanden vanzelfsprekend ook vanuit Xtendis worden geïmporteerd.

De Xtendis importprocessen ondersteunen uiteenlopende functies, zoals:

  • automatisch verwijderen van lege pagina’s.
  • Automatisch samenstellen van documenten op basis van patch- of barcodebladen.
  • Automatisch bepalen van de zoekkenmerken (indexen) door het herkennen van gegevens op de documenten. Hierbij wordt gebruik gemaakt van uiteenlopende herkenningstechnieken, zoals barcodeherkenning, Optical Character Recognition (OCR) en Quick Response (QR)-code herkenning.

Bij gebruik van Xtendis kan volstaan worden met de inzet van basis scanvoorzieningen. Alle benodigde intelligentie voor het verwerken van gescande bestanden is in Xtendis aanwezig.

Voordelen document scannen met Xtendis

Het gebruik van Xtendis voor document scannen biedt de volgende voordelen:

  • Ondersteuning van alle gangbare merken en typen scanners en document scanning software. 
  • Gescande documenten worden samen met documenten uit andere bronnen in één centraal systeem vastgelegd.
  • Efficiënte, vaak volledige geautomatiseerde invoer.

Wil je meer weten? Wij sturen je graag vrijblijvend meer informatie toe.

Vul het contactformulier in

Vraag nu direct informatie aan!

Binnen één dag ontvang je vrijblijvend meer informatie over ons DMS Xtendis.


Lees ons privacy statement als je wilt weten hoe wij met jouw gegevens omgaan