Documenten veilig in Xtendis

Uiteraard is veiligheid bij digitale archivering en document management meer dan een belangrijke randvoorwaarde. Het document management systeem Xtendis biedt uiteenlopende functies voor het inregelen van de beveiliging van documenten.

  • Toegangsbeveiliging
    De eerste stap bij document beveiligen, is het afschermen van de toegang tot het systeem. Om in Xtendis in te kunnen loggen moet je uiteraard een wachtwoord ingeven. De eisen waaraan dit wachtwoord moet voldoen zijn instelbaar. Zo kan er voor gekozen worden dat ieder wachtwoord hoofd- en kleine letters moet hebben, bijzondere tekens, cijfers en tenminste uit een ingeregeld aantal karakters moet bestaan. Ook de minimale eisen zijn dusdanig streng dat er nooit een wachtwoord “123” of “abc” gekozen kan worden. Tenslotte kan er voor gekozen worden om Xtendis te integreren met identity management systemen, zoals Active Directory, Google en iWelcome. Dit biedt een optimale combinatie tussen veiligheid en gebruiksgemak.

  • Wachtwoorden conform OWASP-specificaties
    Gebruikers kunnen met de optie “wachtwoord vergeten” een nieuw wachtwoord instellen. Deze opties is conform de specificaties van OWASP ontwikkeld en voldoet dus aan alle eisen die op het vlak van beveiliging worden gesteld.

  • Functionele beveiliging
    Goed documenten beveiligen, betekent dat zij ook beschermd moeten worden tegen fouten of bewust fout handelen van medewerkers. Xtendis heeft uitgebreide mogelijkheden om per gebruiker of gebruikersgroep in te stellen welke functies zij kunnen gebruiken. Heel veel mensen gebruiken Xtendis alleen maar om documenten te raadplegen. In Xtendis kunnen de rechten van deze mensen beperkt worden tot het raadplegen van documenten. Uiteraard kunnen de rechten die een gebruiker heeft per archief variëren.

  • Verwijderen van documenten
    Documenten veilig bewaren betekent ook dat het verwijderen van documenten aan strenge eisen moet voldoen. In Xtendis bestaat het verwijderen van documenten uit twee stappen. Als een document verwijderd wordt, komt het eerst in de Xtendis prullenbak. Het document kan dan nog teruggehaald worden als dat nodig is. Pas in de tweede stap wordt het document echt verwijderd. Door de rechten op deze functies te verdelen over twee gebruikers, kan één persoon nooit een document echt verwijderen.

  • Zone beveiliging
    Met de Xtendis zone beveiliging kan per document ingesteld worden, welke rechten een gebruiker of groep heeft voor dit document. Door de zones te koppelen aan document kenmerken kan deze document beveiliging heel eenvoudig toegepast worden, zonder dat dit leidt tot extra werkzaamheden.

  • Technische beveiliging
    Zonder een goede technische beveiliging, hebben alle overige maatregelen weinig zin. Xtendis wordt jaarlijks meerdere keren onderworpen aan een penetratietest. Voor Xtendis-Online gebruikt Expansion de best beveiligde datacenters, inclusief uitwijk en uiteraard back-ups. Hierdoor zijn documenten bij ons gegarandeerd veilig en altijd direct toegankelijk.

 Wilt u meer informatie over het veilig opslaan van documenten in DMS Xtendis?

Vul het contactformulier in