Werken in de Cloud

De laatste tijd hoef je de radio maar aan te zetten of een of andere aanbieder maakt je wijs dat je niet meer zonder kan: ‘werken in de Cloud’. Maar is dat zo? Waar moet ik rekening mee houden? Wat zijn de voordelen? En waar moet ik op letten? Wat biedt Xtendis Cloud software op dit vlak? Daar gaat deze blog over.

De tijd dat we fysiek op dezelfde plaats moesten werken om bij onze data te komen, ligt ver achter ons. In mijn rol als salesconsultant kom ik regelmatig bij organisaties over de vloer die worstelen met de vraag: ”ga ik nog investeren in ICT-hardware of plaats ik mijn servers met de software buiten de deur?"

In de Cloud werken vaak “mistig” omschreven

Allereerst een korte uiteenzetting van enkele vormen van Cloud-varianten. Dit is vaak gerelateerd aan de serverinfrastructuur waarop een applicatie werkt. Vanuit de literatuur worden diverse soorten van Cloud-oplossingen beschreven, zoals:

  • Public Cloud. Deze vorm van dienstverlening is vooral generiek van aard en niet bedoeld voor een specifieke doelgroep of gebruiker. Eén standaardoplossing voor iedereen, terwijl de infrastructuur wordt gedeeld door alle gebruikers. Een voorbeeld van Public Cloud is Dropbox.
  • Community Cloud: een toepassing die bedoeld is voor een specifieke doelgroep. Denk bijvoorbeeld aan oplossingen die in het onderwijs afgenomen worden en voor meerdere scholen hetzelfde zijn.
  • Hybride Cloud: een oplossing waarbij sommige delen binnen een bedrijfsnetwerk draaien en andere uit de Cloud worden afgenomen. Een voorbeeld hiervan is automatische factuurverwerking. De applicatie is op de eigen bedrijfsserver geïnstalleerd; de automatische herkenning vindt plaats in de Cloud.
  • Private Cloud. Een eigen serverinfrastructuur waarop de klantspecifieke data ook echt afgeschermd zijn. De data wordt vaak alleen binnen een organisatie of een vaste groep mensen gedeeld.

Wat biedt Xtendis software in de Cloud?

Expansion brengt haar standaard archiefsysteem Xtendis ook als Cloud-oplossing op de markt. Wanneer je deze oplossing relateert aan de bovengenoemde varianten, dan maakt Expansion gebruik van de Private Cloud-structuur. Een sterk beveiligde omgeving met dito servers, volgens de hoogst mogelijke normering die haalbaar is in Nederland. Met het aanbieden van een applicatie bovenop de eerder genoemde structuren, spreekt men ook wel over een SAAS-oplossing (Software As a Service).

Bij SAAS heb je als klant geen omkijken meer naar het beheer van je servers, de back-ups en alles wat erbij hoort om je data toegankelijk, betrouwbaar en veilig te houden. In deze SAAS-structuur bieden wij onze klanten uiteenlopende oplossingen, zoals een digitaal archief, contractbeheer of factuurverwerkingsoplossingen.

Voor specifieke doelgroepen bieden wij gestandaardiseerde Xtendis Cloud-oplossingen aan. Bijvoorbeeld in een digitale factuurverwerkingsoplossing in combinatie met het administratiepakket Twinfield. Een ander voorbeeld is de digitale archivering van patiëntendossiers voor Trombosediensten in combinatie met PortaVita. Hele specifieke digitale archiveringstoepassingen voor een specifieke doelgroep.

Online archief als stroom uit de muur

Maar natuurlijk kan het ook nog specifieker. Onze grootste klant beheert tientallen Terabytes aan documenten van haar eigen klanten in onze Xtendis Cloud-omgeving. Een andere klant in de farmaceutische branche heeft wereldwijd het contractbeheer in Xtendis online geregeld. Onze klanten maken gebruik van een standaard online archief dat door een juiste inrichting specifiek is afgestemd op hun werkwijze. In veel gevallen doe je zelf het functioneel beheer, maar de rest laat je aan ons over. Jouw digitaal archief beschikbaar als stroom uit de muur.

Word ik niet erg afhankelijk van de internetverbinding?

Zonder internet geen online digitaal archief, laat daar geen misverstand over bestaan. Maar is die angst gegrond? De praktijk toont helaas vaak de kwetsbaarheid aan van lokale servers. Onlangs nog, kwam ik bij een klant die mij natuurlijk volkomen terecht deze vraag stelde. In ons gesprek werden we vervolgens een tweemaal onderbroken door medewerkers die hun beklag kwamen doen omdat hun lokale mailserver eruit lag.

In het datacenter zijn alle veiligheidsmaatregelen genomen om de beschikbaarheid te vergroten. Dubbel uitgevoerde servers die bovendien uw data repliceren naar een fysiek andere locatie en een back-up routine daarnaast. Hierdoor kan Expansion een uptime garanderen die voor menig bedrijf met lokale serveromgevingen onhaalbaar of onbetaalbaar is.

Voor welke organisaties is de Xtendis software in de Cloud geschikt?

Xtendis in de Cloud is in principe geschikt voor iedere organisatie die het in huis hebben van ICT niet langer als haar kerntaak ziet. Hoewel het wantrouwen om de data buiten de deur te zetten afneemt, is het in een aantal branches nog geen gemeengoed. Vooral branches waar de Wet op de Persoonsgegevens van toepassing is of de concurrentie groot is, is er vaak beleid waardoor het extern plaatsen van data niet mogelijk is. Een andere reden om te kiezen voor een lokale (On Premise) installatie kan zijn dat er gekoppeld moet worden met een andere lokaal geïnstalleerde applicaties.

De stap naar een werkplek in de Cloud

Waar moet je opletten? Enkele tips bij de keuze van uw platform in de Cloud:

  1. Welke procedures en certificeringen heeft de aanbiedende partij?
  2. Deel ik mijn serveromgeving met andere bedrijven?
  3. Wie blijft eigendom van de data?
  4. Kan ik tussentijds een export krijgen van de tot dan toe gearchiveerde documenten?
  5. In welk formaat krijg ik de documenten tussentijds of bij beëindiging aangeleverd?
  6. Wat zijn de afspraken als de Servicelevels niet gehaald worden?

Wil je weten welke antwoorden het platform Xtendis in de Cloud heeft op bovenstaande vragen? Aarzel dan niet met mij contact op te nemen. Ik maak ‘in de Cloud werken’ graag voor jou helder!

 

marcel

Marcel Kuiper

Sales Consultant

Plaats reactie