SharePoint: goedkoop is duurkoop

Leveranciers van traditionele Document Management Systemen worstelen al sinds de introductie met de positionering van dit platform. Is het nu een alternatief, dus concurrentie of toch iets aanvullends dat omarmd moet worden?

Presentaties van Microsoft rondom de introductie van de opeenvolgende versies waren altijd een soort van emotionele rollercoasters. In het begin ben je enthousiast, je ziet een prachtig product waarmee je bestanden beter toegankelijk kunt maken, maar het heeft zoveel functies dat je aan het einde van een presentatie of demonstratie de weg compleet kwijt bent. 

De eerste versie van SharePoint dateert uit 2001. In die dagen was Microsoft nog het machtigste bedrijf op aarde en leek in staat om het gebruik af te dwingen. De verwachting was dat SharePoint het betere alternatief voor de Windows Verkenner zou worden en vergelijkbare dominantie zou verkrijgen als Outlook.

Leveranciers van document management oplossingen gingen zich herbezinnen. Partijen die het als concurrentie zagen, bouwden hun oplossingen om naar SharePoint. Anderen, waaronder Expansion, geloofden meer in het idee dat SharePoint iets complementairs was ten opzicht van document management en realiseerden koppelingen.

Praktijk wijst uit: SharePoint wordt beperkt ingezet

Nu, veertien jaar later, moeten we de conclusie trekken dat het met de penetratie van SharePoint op de werkplek zo’n vaart niet heeft gelopen. Ok, het wordt in veel organisaties gebruikt maar dan toch voornamelijk als platform voor Intranet en (andere) portalen. SharePoint wordt veel minder ingezet als tool voor documentenbeheer. De voornaamste reden hiervoor is dat het geen kant-en-klaar product is. Ook al hoeven de meeste Windows gebruikers geen licenties af te nemen (omdat de basis SharePointversie met Windows Server wordt meegeleverd), de totale kosten voor de ontwikkeling en exploitatie liggen aanzienlijk hoger dan bij de aanschaf van een standaard Document Management Systeem. Daar komt nog bij dat voor het opzetten van een documentbeheer toepassing allerlei functionaliteit ingericht of ontwikkeld moet worden waarin DMS-systemen standaard voorzien. Er zijn diverse functiegebieden waarvoor additionele producten nodig zijn, denk hierbij bijvoorbeeld aan documentinvoer (importprocessen, indexextractie, herkenning). Ook biedt het platform zelf geen voorzieningen voor schaalvergroting. Gevolg is dat veel organisaties die toch de stap hebben gezet om hun documentbeheer in SharePoint onder te brengen na verloop van tijd met performance- en kwaliteitsproblemen te kampen hebben. 

Investeer in een document management systeem voor efficiënt documentbeheer

Onlangs meldde opnieuw een organisatie zich bij ons die hiermee werd geconfronteerd. De SharePoint-omgeving van deze organisatie groeide in twee jaar tijd naar een totale omvang van 200 GB, waardoor het invoeren, zoeken en raadplegen van documenten steeds trager werd. Daarnaast ging het systeem zich steeds instabieler gedragen waardoor de integriteit van de digitale archivering in gevaar kwam. Op zich zouden de problemen best met SharePoint opgelost kunnen worden, maar dat zou hoge investeringen vergen op het gebied van hardware en additionele componenten. Expansion implementeert momenteel haar standaard document management systeem Xtendis en vervangt daarmee niet alleen SharePoint maar ook de additionele tools die nodig waren voor de oplossing (document capture ten behoeve van documentherkenning). Hiermee worden alle performance- en stabiliteitsproblemen opgelost, wordt het functionele en technische beheer voor de klant sterk vereenvoudigd en gaan de totale exploitatiekosten rigoureus omlaag. 

Hiermee is weer eens bewezen dat bij SharePoint goedkoop vaak duurkoop blijkt te zijn. Het idee dat men de licenties al in huis heeft, doet vermoeden dat hiermee direct een oplossing voor documentbeheer beschikbaar is. Niets is echter minder waar: een volwaardige documentbeheeroplossing vereist veel inrichtings- en ontwikkelwerk binnen SharePoint en daarnaast vaak nog additionele tools. De totale kosten zijn daardoor vaak aanzienlijk en het leidt vaak tot een suboptimale oplossing.

 

wim

Wim M.G.J. Vis

Commercieel directeur

Plaats reactie