Pas op voor mini-archieven!

Er komt dagelijks zoveel informatie op ons af dat het al snel ingewikkeld lijkt om hier structuur in aan te brengen. Vaak gebeurt dit dan ook niet en ontstaan er automatisch overal om ons heen (ongestructureerde) mini archieven waarin cruciale informatie wordt opgeslagen.

In eerdere posts op de Expansionblog is al toegelicht dat de mappenstructuur vaak ten onrechte als een digitaal archief wordt gezien, maar in de praktijk kom ik dagelijks nog veel meer van dit soort archieven tegen.

Denk bijvoorbeeld aan de eindeloos lange mappenstructuren in onze e-mail clients, of de vele duizenden documenten die dagelijks automatisch gegenereerd worden door applicaties. Dit zijn allemaal structuren die vaak gericht zijn op één persoon, applicatie of afdeling en niet op de gehele organisatie.

De klassieke situatie

Om een beter beeld te krijgen van waar documenten allemaal worden opgeslagen, begint Expansion altijd met het identificeren van de gebruikte opslagmethodieken teneinde voor een succcesvolle implementatie. In bijna iedere organisatie herkennen wij drie klassieke methodes:

  1. Een vorm van papieren opslag zoals in een kast, dossier, hangmap, postbakje op een bureau of in iemand zijn tas. Allemaal locaties met vaak een afdelingsgerichte of persoonlijke structuur, als hier überhaupt al sprake van is.

  2. Een vorm van digitale opslag zoals in een gedeelde netwerkstructuur, de e-mailclient, lokaal op een (mobiele) werkplek in een persoonlijke ‘Mijn documenten’ structuur, bij een medewerker op de tablet of in een persoonlijke cloudopslag buiten de organisatie.

  3. Een vorm van opslag in de primaire applicaties (zoals CRM-, Order-, financiële en HRM- applicaties) waarin vaak aanvullende informatie staat over de hierboven genoemde documenten. De automatisch gegenereerde documenten van deze applicaties zoals standaard brieven, bevestigingen, transportdocumenten, facturen et cetera worden in de meeste gevallen ook digitaal bewaard door deze applicaties. Daarnaast worden deze documenten vaak nog in tweevoud geprint: eenmaal voor de klant én een kopie om het papieren dossier compleet te maken.

Zorg dat de informatie centraal beschikbaar is

Van al deze opslagmethodieken is de grote gemene deler dat ze als doel hebben: ‘Het waarborgen van informatie’. Op zich natuurlijk een niet te onderschatten doel, maar dit wordt alleen bereikt indien de informatie ook echt (centraal) beschikbaar is zodra de organisatie er om vraagt. En dat laatste is precies waar het vaak mis gaat, met name als de behoefte afdeling-overstijgend is.

Er zijn al tientallen onderzoeken gedaan naar de verloren uren per medewerker door het zoeken naar maar het niet kunnen vinden van informatie en door het verzamelen van data vanuit meerdere bronnen (zoals e-mailmappen, papieren dossiers en netwerkmappen). Organisaties verliezen ieder jaar duizenden euro’s doordat medewerkers informatie moeten zoeken, opnieuw moeten aanmaken en/of herindelen.

Door een opslagstructuur te gaan hanteren die minder applicatie-, afdeling- of persoonsgebonden is valt al veel winst te behalen. Door er vervolgens ook nog eens voor te zorgen dat deze informatie overal en altijd - en op de meeste eenvoudige en veilige manier toegankelijk is - ontstaat er een kettingreactie van procesoptimalisatie die de gehele organisatie beslaat.

Uiteraard is dit niet iets wat zo maar even gerealiseerd kan worden. Want hoe pak ik dit aan? En hoe krijg ik mijn organisatie zover om hier aan mee te werken?  Vraagstukken waar Expansion jou graag bij helpt. Het begint in ieder geval door te denken vanuit één centrale digitale opslagmethodiek, waarin alle documenten gearchiveerd kunnen worden op een eenduidige manier zodat iedereen die het mag inzien ook kan inzien.  

 

tom

Tom van de Kamp

Product Manager

Plaats reactie