Papierloos kantoor

‘Papierloos Kantoor’ oftewel ‘Paperless Office’. In veel gevallen gebruikt als modewoord, waarbij organisaties je het liefst een sanitaire stop laten maken zonder papier. Mijns inziens slaan deze organisaties hierin door en wordt Paperless Office dan eerder als een marketingterm ingezet, dan dat het daadwerkelijk bijdraagt aan een efficiëntere bedrijfsvoering.

Ik spreek dan ook in veel gevallen liever over een ‘Papierarm Kantoor’, oftewel een ‘Less Paper Office!’

Ook als je volledig digitaal werkt, is het soms handig om een kladblok bij de hand te hebben voor een snelle krabbel of om je gedachten te structureren. Ook een technische tekening op A3 formaat is over het algemeen net wat makkelijker van papier te lezen dan van een scherm. Toch kunnen veel papieren processen zinvol vervangen worden door een betere en snellere digitale variant.

Waarom gebeurt dat dan nog niet?

Platform ontbreekt voor een Paperless Office!

Voor het digitaal werken moet je er op kunnen vertrouwen dat er een centraal digitaal platform is dat alle handelingen en documenten, die onderliggend zijn aan besluitvorming of bewijslast, duurzaam vastlegt. Met de inzet van een goed digitaal archief bespaart de gemiddelde kenniswerker enkele uren per week op het zoeken naar informatie. Daarnaast kan er plaats onafhankelijk gewerkt worden en is het mogelijk om informatie met meerdere mensen tegelijkertijd te delen. Dit alles wordt omringd met de nodige veiligheidsmaatregelen om geoorloofd gebruik van informatie te kunnen garanderen.

Koudwatervrees

Informatie ligt vaak in meerdere systemen besloten. Een Less Paper Office impliceert vaak dat je deze systemen met elkaar integreert. Je wilt immers niet dezelfde gegevens meerdere malen vastleggen. De angst voor complexe koppelingen weerhoudt veel organisaties ervan om de stap te nemen. Met de hedendaagse gestandaardiseerde koppelmethoden, kan deze integratie-angst eerder als koudwatervrees betiteld worden.

Gewoonte en traditie

De traditionele handtekening of paraaf die noodzakelijk is om interne goedkeuring te verkrijgen, wordt in veel organisaties nog steeds als ”juiste” manier gezien, terwijl de wetgever al langere tijd de mogelijkheid biedt van het voeren van een digitale handtekening. “Een elektronische handtekening bestaat uit elektronische gegevens die zijn vastgehecht aan een digitaal document.” Deze omschrijving geeft jouw organisatie vele handvatten om de digitale handtekening in te zetten voor onder andere de interne documentprocessen, vormgegeven met een digitale workflow.

Tips voor “Less Paper Office”

• Kies voor een digitaal platform dat zich bewezen heeft in de markt.
• Inventariseer de tijdrovende en papierintensieve processen. Probeer daarbij te denken in wat -als-scenario’s bij vervanging. Levert de digitale variant je het verwachte gemak, tijds- en geldbesparingen?
• Vind niet opnieuw het (digitale) wiel uit! Kies voor een partij met een bewezen track-record op gebied van digitalisering, software-integraties en met meerdere best-practices. Het scheelt je tijd en geld bij het doorlopen van de leercurve.
• Maak keuzes met jouw gezond verstand en sla niet door in de digitalisering.
• Kies voor een modulair digitaal platform dat uit te breiden is, zodat het kan meegroeien met de digitaliseringsambities van jouw organisatie.

Tot slot zou ik iedereen willen adviseren vooral papier te blijven gebruiken tijdens de sanitaire stop. Het kan je veel ellende besparen!