“Informatie-versnippering”, een scrabble-woord of een serieus probleem?

In de jaren 80 kwam de digitalisering in een stroomversnelling. In deze jaren was papier een belangrijke informatiedrager. Het digitaliseren bestond vooral uit het scannen van papier, ook wel imaging genoemd. Een andere belangrijke bron van digitale informatie bestond uit systeem-output. In eerste instantie vaak nog geprint op luidruchtige matrixprinters, maar steeds vaker direct digitaal opgeslagen.

Voor scanning en systeem-output gebruikten we vaak aparte systemen. Het delen van informatie was lastig. Netwerken waren in opkomst en programmatuur voor opslag van de data waren in ontwikkeling. We waren al blij dat we het ergens in op konden slaan. Logisch dat er informatieversnippering optrad!

Hoe snel vind jij het document dat je zoekt?

Doen we het tegenwoordig beter? Helaas niet. Het aantal plaatsen van digitale informatieopslag neemt alleen maar toe. Netwerkfolders, de bekende P-, G, of H-schijf, ERP en CRM-systemen, portalomgevingen zoals SharePoint, specifieke programmatuur, en niet te vergeten e-mail zijn enkele voorbeelden van belangrijke digitale bewaarplaatsen. Digitale archieven met hun eigen structuren en documenten. Stel dat je nu over een onderwerp alle informatie moet vinden. Hoeveel systemen moet je dan in? Hoe snel vind jij wat je zoekt?

DMS “Next Level”

Nieuwe technieken zorgen ervoor dat we nu wel in staat zijn informatie te bundelen in een centraal systeem. Een modern document management systeem integreert informatie vanuit diverse systemen en plaatsen. Hierbij rekening houdend met de relevante wet- en regelgeving, - zoals de AVG. Het document management systeem vervult hierbij de rol van hét centrale archief met een dynamisch karakter.

Een DMS Next Level:

  • Integreert met de Office omgeving van gebruikers;
    • Ondersteunt versiebeheer in Word documenten;
    • Zorgt voor een eenduidige direct opslag van Office documenten;
    • Realiseert centrale e-mail-archivering;
  • Wisselt informatie uit met andere systemen en maakt documenten van hieruit ook direct beschikbaar;
  • Is flexibel, schaalbaar en ook in de Cloud beschikbaar;
  • Voldoet aan de hoogste veiligheidseisen;
  • Wordt geleverd vanuit een organisatie met een toetsbaar kwaliteitssysteem (ISO-27001, ISAE 3402 Type II-verklaring);
  • Heeft uitgebreide workflow, loggings- en autorisatiemogelijkheden om aantoonbaar te voldoen aan wet- en regelgeving;
  • Is intuïtief in gebruik met diverse eenduidige zoekmogelijkheden;
  • Is flexibel en adaptief in het beheer en onderhoud;
  • Heeft een transparante kostenstructuur.

Informatie-versnippering is trouwens geen geldig woord voor ouderwets Scrabbelen. Maar het blijkt wel degelijk een ouderwets en serieus probleem voor veel organisaties. Breng hier vandaag nog verandering in. Vraag naar de mogelijkheden van Xtendis.  Xtendis maakt “ieder document direct beschikbaar”!

Voor vragen of meer informatie over dit onderwerp neem gerust contact met mij op of vul het contactformulier in zodat wij jou van de gewenste informatie kunnen voorzien. 

 

 

marcel

Marcel Kuiper

Sales Consultant

Plaats reactie