Informatie of bestanden delen doe je het best gestructureerd in een DMS

Wie informatie of bestanden wil delen met andere belanghebbenden, bijvoorbeeld projectdeelnemers of ketenpartners, doet er verstandig aan dit te doen door een goede structuur aan te brengen in die informatie.

Daarnaast is een gecontroleerde toegang tot de informatie van groot belang. Alleen dan houd je overzicht en inzicht in wat er is, waar het is, voor wie het is en waarom je bestanden bewaart en deelt met anderen. Ook als het gaat om het delen van bestanden middels een cloud-applicatie.

Met het document management systeem (DMS) Xtendis heb je met het hele projectteam of alle ketenpartners die jij wilt toelaten altijd en overal beveiligd, gestructureerd en gecontroleerd toegang tot alle relevante informatie.

Documenten delen met e-mail, apps, social media of WhatsApp? Geen goed idee!

Even wat bestanden rondsturen met bijvoorbeeld e-mail, WhatsApp, Facebook, LinkedIn, andere sociale media, Dropbox et cetera gebeurt regelmatig. Daar schuilen echter grote gevaren in:

  • De informatie wordt niet gestructureerd. 
  • De informatie wordt door de ontvangers weer ergens lokaal opgeslagen (al dan niet gestructureerd of volgens een eigen structuur) of opnieuw gedeeld en daarmee is elke controle totaal verdwenen.
  • De toegang tot de informatie is vaak niet aantoonbaar veilig.
  • Het gevaar bestaat dat informatie ergens op een server wordt geplaatst waar wellicht anderen zich er ongevraagd (en ongewenst) toegang toe kunnen verschaffen (bijvoorbeeld de Amerikaanse overheid bij opslag in Dropbox).
  • Er is geen overzicht over wat zich waar bevindt. 
  • Niemand heeft inzicht in wie welke informatie ter beschikking heeft en of die nog actueel is.
  • Er is nauwelijks of geen sprake van enige vorm van (versie)beheer van de informatie.
  • Duidelijke en gecontroleerde toegangsrechten ontbreken.
  • Er is een serieus risico op het zoekraken van informatie.
  • Uiteindelijk wordt het daarmee een dure ‘oplossing’.

Kortom, belangrijke informatie gaat op die manier zijn eigen leven leiden, raakt verloren, wordt hergebruikt en voor je het weet heb je geen enkele grip meer.

Het delen van bestanden met DMS biedt structuur

Met een goed doordacht DMS, zoals Xtendis, heb je altijd een logische structuur in de informatie. Elk relevant document of bestand krijgt (eventueel voor gebruikers door het systeem afgedwongen) een minimale set aansluitende metadata. Dat maakt het eenvoudig om informatie direct terug te vinden voor alle betrokkenen. Ook later nog.

Tevens biedt Xtendis standaard de functionaliteit om de toegang tot specifieke informatie op maat in te richten. Wie mag bij de informatie komen om die te lezen? Wie mag wijzigingen aanbrengen? Wie beheert de informatie? Alles rondom de informatie wordt bovendien direct geborgd zodat je achteraf precies kunt traceren wat er wanneer met welke informatie is gebeurd en wie het heeft gedaan.

Ook bij Xtendis Cloud, ons DMS voor de cloud-omgeving, beschik je over deze functionaliteit. Kennis en bestanden delen doe je op een gestructureerde manier, zodat alle betrokkenen de garantie hebben dat de informatie klopt, actueel en volledig is. Met een goed DMS als Xtendis voldoe je bovendien meteen aan wet- en regelgeving doordat documenten en bestanden worden gekoppeld aan bewaar- en vernietigingstermijnen.

Informatie gestructureerd opslaan in Xtendis biedt dus belangrijke voordelen:

  • Xtendis zorgt ervoor dat je precies weet waar welke informatie zich bevindt.
  • Informatie is tot op documentniveau altijd terug te vinden door de logische zoekstructuren.
  • Toegang tot informatie is gegarandeerd veilig en gecontroleerd.
  • Informatiebeveiliging is geborgd door de ISO 27001 certificering.
  • Je voldoet direct aan wet- en regelgeving door de aan de documenten gekoppelde bewaar- en vernietigingstermijnen. Ook achteraf zijn alle processen rond de documenten te herleiden.
  • Xtendis bespaart veel tijd en moeite voor de kenniswerkers die belangrijke bestanden moeten delen.
  • Met Xtendis heb je te allen tijde grip op de informatie en de daaraan gekoppelde processen.

Het delen van bestanden via Dropbox, sociale media of andere onveilige apps betekent een serieus bedrijfsrisico. Dat is het laatste wat je wilt. Of wat je klanten willen…

Expansion weet hoe het werkt en heeft al bijna dertig jaar ervaring met het structureren en veilig beheren van informatie. Van die kennis en ervaring kun jij ook profiteren.

Wil je weten wat DMS Xtendis voor jouw organisatie kan betekenen? Vul het contactformulier inBinnen één werkdag ontvang je meer informatie over hoe je het delen van bestanden het best gestructureerd in DMS Xtendis kunt doen. 

 

marcel

Marcel Kuiper

Sales Consultant

Plaats reactie