In 2012 zijn met Xtendis één miljoen facturen verwerkt

Met door Expansion geïmplementeerde Xtendis-systemen zijn in 2012 ruim één miljoen facturen verwerkt. Dit aantal is verdeeld over tientallen toepassingen bij uiteenlopende organisaties. Bovendien is het een optelsom van de facturen die op systemen bij onze klanten zijn verwerkt (“on-premise”) en de facturen die met Xtendis-Online zijn verwerkt (“uit de Cloud”).

Ongeveer twintig procent van de facturen is verwerkt bij diverse accountants, waaronder BDO Accountants & Adviseurs en KPMG Management Services, maar ook bij kleinere administratiekantoren.

Facturen boeken in alle financiële systemen en bij uiteenlopende bedrijven

De facturen worden gescand, herkend, geboekt en gearchiveerd. Het boeken gebeurt in diverse financiële en ERP-systemen waaronder Dynamics, Exact, Navision, SAP, Twinfield en UNIT4. De organisaties die Xtendis gebruiken voor het verwerken van facturen, variëren van kleine MKB-bedrijven tot internationaal opererende bedrijven.

Voorbeelden van onze klanten zijn De Baak (VIDEO), Kras Recycling uit Volendam maar ook Kawasaki Motors Europe NV (in alle Europese vestigingen in de verschillende talen!).

Voor een aantal toepassingen geldt dat Xtendis gekoppeld is aan een inkoopsysteem. Hierdoor kunnen de binnenkomende facturen vaak grotendeels automatisch worden afgeletterd tegen de geregistreerde orders.

Matchen tegen orders en digitale distributie facturen

Bij een groot aantal van onze klanten wordt Xtendis niet alleen ingezet voor het boeken en archiveren van de facturen maar ook voor het digitaal distribueren en accorderen van de facturen. Xtendis heeft hiervoor een hele eenvoudige en flexibele manier om een procuratieschema in te regelen. Bij Kawasaki Motors Europe NV worden op deze manier de facturen gedistribueerd naar alle Europese vestigingen. Afhankelijk van het grootboek, de kostenplaats en het factuurbedrag kan het voorkomen dat een factuur door vijf verschillende medewerkers moet worden beoordeeld. Als een factuur uiteindelijk is goedgekeurd zorgt Xtendis ervoor dat de bijbehorende boeking in het financiële systeem van Kawasaki (SAP) wordt gewijzigd van concept naar definitief.

Return on Investment digitale factuurverwerking

Voordat Xtendis wordt ingezet, wordt er veelal een Return on Investment berekend. De focus ligt hierbij meestal op het besparen van tijd bij het boeken van de facturen. Na de implementatie van Xtendis blijkt echter heel vaak dat de winst die gemaakt wordt bij het opbergen, terugzoeken maar vooral ook digitaal distribueren van de facturen vele malen groter te zijn dan bij het boeken. Het feit dat iedere factuur -ook de facturen die in de digitale paraafronde zitten - direct kan worden terug gevonden, levert een enorme besparing op. Bovendien raken facturen nooit meer kwijt in de paraafronde en is altijd direct te zien wie de factuur nog moet beoordelen. 

Digitale facturen, klaar voor de toekomst

Het zal niemand zijn ontgaan dat er langzaam maar zeker steeds meer digitale facturen beschikbaar komen. Het grote voordeel van Xtendis is dat alle facturen op precies dezelfde wijze worden verwerkt, gedistribueerd en gearchiveerd. Voor de medewerker die een factuur moet beoordelen is het totaal irrelevant of de factuur op papier of digitaal is aangeleverd.  De klanten van Expansion zijn met Xtendis klaar voor de toekomst!

 

tom

Tom van de Kamp

Product Manager

Plaats reactie