‘Een mappenstructuur op de server is toch al een digitaal archief?’

In mijn rol als Sales Consultant kom ik regelmatig bij organisaties over de vloer die aangeven behoefte te hebben aan een digitaal archief. Eenmaal op gesprek blijkt al snel dat de organisatie gebruikmaakt van een zogenaamde mappenstructuur op de N- de P- of de Z-schijf of een equivalent hiervan.

Zo was ik onlangs bij een organisatie die ik voor omwille van de privacy maar even anoniem houd. In ieder geval had men een grote hoeveelheid aan inkomende en uitgaande documenten. Inscannen dat deed men al een tijdje.

Op de vraag hoe men precies scant, kwam het volgende antwoord:

“Wij scannen gewoon naar een map op de server. Hier pak je de scan op. We hebben met elkaar afgesproken dat wij onze scans op een logische manier onder het jaar 2014 opslaan. Daarnaast is de bestandsnaam opgebouwd volgens een bepaalde structuur. Eigenlijk is deze mappenstructuur op de server is toch al een digitaal archief? Wat maakt jullie oplossing dan anders?”

De stelling is verdedigbaar. Het voldoet immers aan de kenmerken van een digitaal archief. Het heeft een ordening en de documenten zijn digitaal opvraagbaar. Dus eigenlijk is er geen probleem. Of toch wel? Het feit dat deze organisatie met mij in gesprek wilde, doet vermoeden dat er toch nadelen kleven aan een dergelijk “digitaal archief”.

De voordelen van het investeren in een digitaal archiefsysteem

Laten we het we het antwoord van de klant eens nader analyseren.

1. “(..)scannen naar een map (..)”Op het moment dat er vanuit een centrale map bestanden verplaatst moeten worden, is de kans op fouten hierin niet ondenkbaar. Het foutief opslaan van een document of het per ongeluk overschrijven van een bestand onder dezelfde naam, komt in de praktijk regelmatig voor.

Dankzij een digitaal archiefsysteem raken documenten nooit meer kwijt:
In een digitaal archiefsysteem zijn de gevolgde handelingen beter traceerbaar. Mogelijke fouten die ontstaan tijdens het scanproces, zijn altijd reproduceerbaar. Op de achtergrond doorloopt de scan een aantal stadia. Voor de functioneel beheerder is een verdwenen scan altijd terug te vinden. Is een bestand verkeerd gearchiveerd, dan is het altijd terug te vinden. Het overschrijven van bestanden is bovendien ook onmogelijk. Het originele document blijft altijd bewaard.

2.“(..) op een logische manier onder het jaar 2014 opslaan (..)”
Het gevaar hiervan is dat iedereen een andere definitie heeft van wat “logisch” is. Dit kan ertoe leiden dat mensen hun eigen subarchieven gaan bijhouden om hun logica te volgen, of dat er een wildgroei aan mappen ontstaat. Dit staat nog los van de noodzaak om in een nieuw jaar de hele boomstructuur opnieuw op te moeten tuigen om de vindbaarheid enigszins te kunnen garanderen.

Documenten écht eenvoudig terug te vinden dankzij indexvelden
Een digitaal archiefsysteem biedt de gebruiker een afgesproken structuur in de vorm van indexvelden. Op deze velden kan worden gezocht op de manier zoals u dat als prettig ervaart. Het jaartal zou in dit geval een datumveld kunnen zijn. Zo garandeert een digitaal archief de zoekmogelijkheden op een gebruikersvriendelijke manier.

3. “(..)de bestandsnaam (..)”
Het belang van een goede bestandsnaam is in een mappenstructuur begrijpelijk. Het zorgt voor de structuur en herkenbaarheid op bestandsniveau.

Archiveren eenvoudig dankzij toekennen van eenduidige kenmerken
In een digitaal archiefsysteem is de bestandsnaam niet relevant. Dat komt omdat er niet gezocht wordt op de bestandsnaam, maar op de kenmerken en eventueel aanvullend de inhoud van een document. Natuurlijk krijgt het bestand ook in een digitaal archief een unieke naam mee, maar die is voor de gebruiker onbelangrijk.

Ik zal je niet vermoeien met verdere details over de verschillen tussen een mappenstructuur en een digitaal archiefsysteem. Alle verschillen zijn terug te brengen tot de eigenschappen van goed archiefbeheer, namelijk: overzichtelijkheid, toegankelijkheid, volledigheid, betrouwbaarheid en authenticiteit.

Ben je geïnteresseerd hoe wij hiermee omgaan binnen onze digitaal archiefoplossing Xtendis of maak een vrijblijvende afspraak met een van onze consultants via 010 433 23 06.

Marcel Kuiper

Sales Consultant